公司档案管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力的支持，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。

（三）档案定义

本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、照片、音像资料等。

二、档案管理职责

（一）档案管理部门职责

1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。

3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。

4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。

5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。

6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。

7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。

（二）各部门档案管理职责

1.各部门应明确一名档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案进行分类整理，确保档案的齐全、完整。

3.负责本部门档案的日常保管工作，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏或泄密。

4.定期将本部门保管期满的档案移交公司档案管理部门进行集中管理。

5.积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导、监督和检查。

（三）档案管理人员职责

1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。

2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、编目准确。

3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。

4.按照规定的程序和要求，为公司内部人员提供档案查阅、借阅服务，做好档案查阅、借阅登记工作。

5.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。

6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。

三、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件、证照、批文等。

2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的会议文件、记录、决议等。

3.公司各项规章制度、办法、规定等文件。

4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。

5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。

6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。

7.公司的工程建设项目文件，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。

8.公司的设备采购、安装、调试文件，包括设备清单、合同、说明书、图纸等。

9.公司的科研项目文件，包括项目申报书、研究报告、成果鉴定文件等。

10.公司的人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。

11.公司的教育培训档案，包括培训计划、教材、学员名单、考核成绩等。

12.公司的市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、营销活动方案等。

13.公司的行政管理档案，包括办公用品采购、车辆管理、办公场所租赁等相关文件。

14.公司的法务档案，包括诉讼案件材料、法律咨询意见书等。

15.公司的其他具有保存价值的文件、资料。

（二）收集要求

1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集及时、完整。

2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照档案管理要求及时整理归档，不得积压或拖延。

3.对重要文件、合同等应进行备份，一式多份保存，分别存放于不同地点，确保档案的安全性。

4.档案收集过程中，应注意对文件的完整性和准确性进行审核，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。

（三）整理原则

1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。

3.便于档案的分类、编目、装订和上架。

（四）整理方法

1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类等类别。

2.编号