大型公司采购管理制度及操作流程doc.docxVIP

?一、总则

1.目的

为规范公司采购管理工作，确保采购活动的合规性、高效性，保障公司物资供应，降低采购成本，特制定本制度及操作流程。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。

3.基本原则

-合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定。

-效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。

-公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，确保所有供应商享有平等的参与机会。

-及时性原则：根据公司需求，及时采购物资，保障公司正常运营。

二、采购组织与职责

1.采购部门

-采购部职责

-负责制定采购计划，根据公司各部门需求，合理安排采购时间和数量。

-寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。

-组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。

-跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。

-分析采购数据，提出改进采购工作的建议和措施。

-采购人员职责

-按照采购计划实施采购任务，确保采购物资的质量、规格和数量符合要求。

-与供应商保持密切沟通，及时反馈采购需求和问题。

-参与采购谈判，协助签订采购合同。

-负责采购文件的整理、归档和保管。

2.需求部门

-职责

-根据公司业务需求，准确提交采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息。

-参与采购过程中的技术规格讨论和质量验收工作。

-对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。

三、采购流程

1.采购申请

-需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，注明采购物资的详细信息、预计采购时间、预算金额等。

-《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。

2.采购审批

-采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求的合理性、必要性进行初步审核。

-对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层进行审批。审批通过后，采购部门方可开展采购工作。

3.供应商选择与评估

-供应商寻找

-采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。

-收集供应商的基本信息，包括公司概况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等。

-供应商筛选

-根据采购需求和供应商基本信息，对潜在供应商进行筛选。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。

-对于新供应商，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件。

-供应商评估

-采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或样品评估。评估内容包括生产能力、质量管理体系、环保措施、价格竞争力等。

-根据评估结果，对供应商进行打分排名，建立供应商评估档案。

4.采购谈判与合同签订

-采购谈判

-采购人员与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。

-谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。

-记录谈判过程和结果，形成谈判纪要。

-合同签订

-根据谈判结果，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务。

-采购合同经采购部门负责人审核后，提交至法务部门进行合法性审查。

-法务部门审查通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。

5.采购订单下达

-采购人员根据采购合同，制作《采购订单》，明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。

-《采购订单》经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。

6.采购订单跟踪与催货

-采购人员定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等。

-如发现供应商未能按时交货或出现质量问题，采购人员应及时与