合同交接清单.docx

?一、引言

合同交接是确保业务顺利过渡、信息准确传递以及责任清晰界定的重要环节。本合同交接清单旨在规范合同交接流程，明确交接双方的责任和义务，保证合同相关信息的完整性和准确性，避免因交接不清导致的合同管理混乱、业务中断或法律风险。

二、交接清单适用范围

本清单适用于公司内部不同部门之间、不同岗位之间以及涉及合同转移的各类业务场景下的合同交接。包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等各类书面合同及相关附属文件的交接。

三、交接前准备工作

（一）交接方准备

1.合同梳理

-交接方应对即将交接的合同进行全面梳理，按照合同类型、签订时间、业务类别等进行分类整理，确保合同资料的完整性。

-检查每份合同是否存在缺页、破损、字迹模糊等情况，如有问题应及时修复或注明。

2.文件整理

-收集与合同相关的所有附属文件，如合同审批表、招投标文件、往来函件、补充协议、变更记录、验收报告等，并按照与合同的关联关系进行整理。

-对附属文件进行编号或标注，以便于识别和查找。

3.交接清单编制

-交接方根据合同及附属文件的整理情况，编制详细的合同交接清单。清单应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、对方单位名称、合同主要条款摘要、附属文件清单及简要说明等内容。

-交接清单应一式两份，交接双方各执一份。

（二）接收方准备

1.明确接收职责

-接收方应指定专人负责合同交接工作，并明确其职责和权限。接收人员应具备一定的合同管理知识和业务能力，熟悉合同相关流程和要求。

2.熟悉业务背景

-接收方在交接前应了解合同涉及的业务背景、项目情况以及相关政策法规要求，以便更好地理解合同内容和履行后续管理职责。

3.准备交接场地和工具

-安排合适的交接场地，确保交接过程不受干扰。准备好用于存放合同资料的文件柜、文件夹等工具，以及记录交接过程的笔记本、笔等办公用品。

四、交接流程

（一）现场交接

1.首次会议

-交接双方共同参加交接会议，交接方介绍交接的目的、范围、合同基本情况以及交接流程安排。

-接收方说明接收后的工作计划和重点关注事项，明确双方在交接过程中的沟通方式和时间节点。

2.资料核对

-按照合同交接清单，双方逐份核对合同及附属文件的原件和复印件，确保数量准确、内容完整。

-对于重要条款、关键数据、签字盖章等关键信息进行重点核对，如有疑问及时沟通确认。

3.信息讲解

-交接方就合同的签订背景、履行情况、风险点、特殊注意事项等向接收方进行详细讲解，确保接收方对合同有全面深入的理解。

-针对附属文件，如合同审批表、往来函件等，说明其在合同管理中的作用和与合同条款的关联。

4.问题解答

-接收方就合同及附属文件中不明确、不清楚的地方向交接方提问，交接方应给予准确清晰的解答。

-对于涉及合同履行过程中的遗留问题或潜在风险，双方应进行讨论并记录，确定后续的处理方式和责任人。

5.签字确认

-核对无误后，双方在合同交接清单上签字确认，注明交接日期。交接清单作为合同交接的重要凭证，应妥善保存。

（二）电子文档交接（如有）

1.数据备份

-交接方对合同及附属文件的电子文档进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。备份数据应存储在安全可靠的介质上，如移动硬盘、光盘等，并进行加密处理。

2.文件传输

-通过安全的文件传输方式，如公司内部网络共享文件夹、加密邮件等，将备份的电子文档传输给接收方。在传输过程中，应确保文件的准确性和完整性，避免数据丢失或损坏。

3.接收确认

-接收方收到电子文档后，应及时进行检查和确认，确保文件能够正常打开和读取。如发现问题，应及时通知交接方重新传输。

4.存储管理

-接收方应按照公司的文档管理规定，对接收的电子文档进行妥善存储和管理，建立清晰的文件目录结构，便于查找和使用。同时，应定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。

（三）后续跟进

1.工作对接

-交接完成后，交接方和接收方应就合同后续的履行、管理等工作进行明确的对接。确定后续的沟通协调机制、汇报流程以及重大事项的决策程序。

-交接方应协助接收方熟悉合同相关业务流程和操作规范，提供必要的培训和指导。

2.定期沟通

-双方应定期就合同