办公室打印机使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了规范办公室打印机的使用，提高打印机的使用效率，确保打印机的正常运行，节约办公资源，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本办公室全体员工。

3.管理职责

办公室负责打印机的日常管理、维护和维修，并制定打印机使用的相关流程和规定。各部门负责本部门员工打印机使用的监督和指导。

二、打印机配置与管理

1.打印机的配备

根据办公需求，合理配备打印机的数量和型号。新购打印机由办公室统一负责采购、安装和调试。

2.打印机的登记

对每台打印机进行详细登记，包括型号、编号、购置日期、使用部门等信息，并建立打印机管理台账。

3.打印机的标识

在打印机上张贴明显的标识，注明打印机的型号、使用部门、负责人等信息，以便员工识别和使用。

4.打印机的放置

打印机应放置在通风良好、干燥、平稳的地方，避免阳光直射和潮湿环境，确保打印机的正常运行。

三、打印机使用流程

1.文件打印

-员工需要打印文件时，应先对文件进行排版和校对，确保文件内容准确无误。

-登录办公系统，选择需要打印的文件，点击打印按钮。在弹出的打印设置对话框中，选择合适的打印机、打印份数、纸张大小、打印范围等参数，然后点击确定按钮进行打印。

-如果需要双面打印，应在打印设置对话框中选择双面打印选项，并根据打印机的提示进行操作。

2.打印申请

-对于重要文件或大量文件的打印，员工应提前填写《打印申请表》，注明文件名称、打印份数、打印用途、紧急程度等信息，经部门负责人签字批准后，交办公室统一安排打印。

-办公室收到《打印申请表》后，应根据打印机的工作情况和申请的紧急程度，合理安排打印时间，并及时通知申请人。

3.打印领取

-文件打印完成后，员工应及时到打印机旁领取打印件。领取时，应核对打印件的份数、内容是否与申请一致，如有问题应及时向办公室反馈。

-对于需要保密的文件，员工应按照保密规定进行领取和保管，不得随意泄露文件内容。

四、打印机使用规范

1.使用权限

只有经过授权的员工才能使用打印机。员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码转借他人使用。

2.纸张使用

-提倡双面打印和复印，减少纸张浪费。对于可使用单面废纸的打印任务，应优先使用单面废纸。

-使用标准A4纸张进行打印和复印，避免使用特殊规格的纸张。

-纸张应放置在打印机的纸盒中，不得随意堆放或折叠纸张，以免影响打印机的正常进纸。

3.墨盒与硒鼓管理

-打印机的墨盒和硒鼓应按照规定的使用期限进行更换，避免因墨盒和硒鼓干涸或损坏影响打印质量。

-更换墨盒和硒鼓时，应按照打印机的操作说明进行操作，避免操作不当导致打印机故障。

-用完的墨盒和硒鼓应妥善保管，由办公室统一回收处理，不得随意丢弃。

4.打印质量

-员工应根据文件的用途和要求，选择合适的打印质量。对于一般文件，可选择草稿模式进行打印，以提高打印速度；对于重要文件，应选择高质量模式进行打印，以确保打印质量。

-如果发现打印质量有问题，如字迹模糊、颜色不均等，应及时向办公室反馈，以便及时进行维修和调整。

5.打印机维护

-员工在使用打印机过程中，如发现打印机出现卡纸、故障等问题，应及时停止使用，并向办公室报告。办公室应及时安排维修人员进行维修，不得擅自拆卸或修理打印机。

-打印机应定期进行清洁和保养，如擦拭打印机外壳、清理进纸通道、检查墨盒和硒鼓等，以确保打印机的正常运行。

-办公室应建立打印机维修记录台账，记录打印机的维修时间、维修内容、维修人员等信息，以便对打印机的维修情况进行跟踪和统计。

五、打印机使用注意事项

1.安全操作

-打印机在运行过程中，不得随意触摸打印机的内部部件，以免发生触电事故。

-打印机出现故障时，应及时关闭打印机电源，并拔掉电源线，等待维修人员进行维修，不得自行强行开机或进行其他操作。

2.节约能源

-打印机在不使用时，应及时关闭电源，以节约能源。

-根据打印机的工作状态，合理调整打印机的待机时间和睡眠模式，以降低打印机的能耗。

3.环境保护

-打印机产生的废墨盒、硒鼓、纸张等废弃物，应按照环保要求进行分类收集和处理，不得随意丢弃，以免对环境造成污染。

-鼓励员工使用电子文档进行办公，减少纸张的使用，以