办公费用控制管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司办公费用管理，规范办公费用支出，提高资金使用效益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司办公费用的控制与管理。

3.基本原则

-预算控制原则。办公费用支出应严格执行预算管理，确保各项费用支出在预算范围内。

-节约高效原则。倡导节约办公，提高资源利用效率，避免浪费。

-规范透明原则。办公费用的报销、审批等流程应规范、透明，接受监督。

二、办公费用的分类及定义

1.办公用品费

指公司日常办公所需的各类文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等用品的费用。

2.办公设备费

包括办公电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等设备的购置、维修、保养费用。

3.通讯费

涵盖公司固定电话、移动电话、网络通讯等费用。

4.差旅费

员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。

5.业务招待费

公司为开展业务活动而发生的招待客户的餐饮、住宿、礼品等费用。

6.会议费

因召开会议而产生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。

7.车辆使用费

公司车辆的购置、加油、维修、保养、保险、过路费等费用。

8.水电费

公司办公场所的水、电费用。

9.物业管理费

办公场所的物业管理服务费用，如保洁、保安、绿化等费用。

10.其他办公费用

除上述各项费用外，与办公相关的其他费用，如办公家具购置、绿植租赁等费用。

三、管理职责

1.财务部门

-负责制定办公费用预算编制方案，并组织实施预算管理。

-审核办公费用报销凭证，办理费用报销支付手续。

-定期对办公费用支出情况进行统计、分析和报告。

2.行政部门

-负责办公用品、办公设备的采购、管理和发放。

-制定通讯费、车辆使用费等相关管理制度，并监督执行。

-负责办公场所的物业管理协调工作。

3.各部门

-负责本部门办公费用预算的编制和执行。

-严格控制本部门办公费用支出，确保费用合理、合规。

-配合财务部门和行政部门做好办公费用的管理工作。

四、预算管理

1.预算编制

-每年末，各部门应根据本部门下一年度工作计划和业务需求，编制本部门办公费用预算草案，报财务部门汇总。

-财务部门结合公司整体发展战略和预算年度经营目标，对各部门预算草案进行审核、汇总，编制公司年度办公费用预算草案，提交公司管理层审批。

-经公司管理层审批后的年度办公费用预算，应分解到各季度、各月份，并下达给各部门执行。

2.预算执行

-各部门应严格按照下达的预算指标控制办公费用支出，不得超预算支出。

-财务部门应定期对各部门预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。

-如因业务发展等特殊原因需要调整预算的，应按照预算编制程序进行申报和审批。

3.预算调整

-当出现下列情况之一时，可申请预算调整：

-国家政策法规发生重大变化，导致办公费用标准发生改变。

-公司经营战略调整，业务范围发生重大变化，原预算已不适用。

-因不可抗力因素，如自然灾害、重大疫情等，对公司经营产生重大影响。

-预算调整申请应由相关部门提出，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经财务部门审核后，报公司管理层审批。

五、费用报销管理

1.报销凭证要求

-办公费用报销应提供真实、合法、有效的发票及相关凭证。发票应加盖发票专用章，内容完整、清晰。

-除发票外，还应提供费用明细清单、审批单等相关附件，确保报销事项清楚、合规。

-报销凭证应按规定粘贴整齐，不得随意涂改、刮擦。

2.报销流程

-费用报销人应先填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关凭证。

-将报销单提交给本部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，签署审核意见。

-初审通过后，报销单依次提交给财务部门审核、公司领导审批。财务部门主要审核报销凭证的合法性、合规性及金额准确性，公司领导根据审批权限进行最终审批。

-经审批通过的报销单，由财务部门办理报销支付手续。

3.报销标准

-办公用品费：根据实际需求，按照经