关于公司员工启用“钉钉”软件的管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司内部沟通与协作，提高工作效率，规范公司员工使用钉钉软件的行为，特制定本管理规定。

2.适用范围

本规定适用于公司全体员工。

二、钉钉软件的下载与安装

1.公司统一组织员工下载和安装钉钉软件。员工应在接到通知后尽快完成下载安装，确保能正常使用该软件进行工作沟通与协作。

2.若员工因个人设备等原因无法及时完成下载安装，应向所在部门负责人说明情况，并尽快解决。

三、账号注册与使用

1.账号注册

-员工使用本人真实姓名及常用手机号码进行钉钉账号注册。注册成功后，应及时完善个人资料，包括头像、所在部门、职位等信息，确保信息准确无误，以便于工作中的沟通与识别。

-禁止使用虚假信息注册账号，一经发现，将按照公司相关规定进行严肃处理。

2.账号安全

-员工应妥善保管个人钉钉账号及密码，不得将账号借予他人使用。如因特殊情况需要他人代操作，应经过本人同意，并在操作完成后及时收回账号控制权。

-若发现账号存在异常登录情况（如异地登录、密码被盗用等），应立即通过钉钉的安全功能进行密码找回、账号冻结等操作，并及时向公司IT部门报告，以便采取相应措施保障账号安全。

3.账号变更

员工因工作调动、离职等原因需要变更钉钉账号信息（如所在部门、职位等），应及时在钉钉软件中进行修改，并告知所在部门负责人及相关同事。

四、沟通与协作功能使用规范

1.即时通讯

-员工应保持钉钉即时通讯功能在线，以便及时接收工作信息和沟通工作事宜。在工作时间内，原则上应及时回复同事的消息，如因特殊情况无法及时回复，应在看到消息后尽快给予回应，并说明原因。

-沟通交流应使用文明、规范的语言，避免使用粗俗、攻击性或不恰当的言辞。不得在工作群内发送与工作无关的私人信息、广告、谣言等内容。

-对于重要的工作信息和决策，应通过正式的聊天记录或钉钉审批等功能进行记录和留存，以备后续查阅和追溯。

2.群组管理

-公司根据工作需要建立各类钉钉群组，包括部门群、项目群、跨部门协作群等。员工应按照所在部门或工作安排加入相应的群组，并及时关注群内信息。

-群成员应遵守群组的管理规定，不得随意退群或屏蔽群消息。如因工作变动等原因需要退出群组，应提前告知群主或相关负责人，并办理退群手续。

-群管理员负责群组的日常管理工作，包括信息发布、成员管理、维护群秩序等。群管理员应及时处理群内的工作问题和沟通需求，确保群组的正常运转。如发现群内存在违规行为，群管理员有权进行制止、警告或移出群成员等操作，并及时向相关领导汇报。

-在群组中发布工作信息应条理清晰、重点突出，确保其他成员能够准确理解信息内容。对于重要事项，应进行明确标注或提醒，避免信息被忽视。同时，应注意信息的时效性，及时更新群内的工作进展和相关情况。

3.视频会议与电话会议

-公司鼓励通过钉钉视频会议或电话会议进行远程沟通和协作。在召开会议前，会议组织者应提前在钉钉上创建会议，并设置好会议时间、参会人员、会议主题等信息，确保参会人员能够及时收到会议通知。

-参会人员应提前做好准备，按时参加会议。进入会议后，应将手机调至静音或关机状态，避免会议期间产生干扰。如因特殊情况需要中途离开会议，应向会议组织者请假并说明原因。

-在会议过程中，参会人员应积极参与讨论，认真听取他人发言，不得随意打断或发表与会议主题无关的言论。如有意见或建议，应在合适的时机提出，确保会议高效有序进行。

-会议组织者应负责会议的组织和引导工作，把控会议进度和时间，确保会议达到预期目的。会议结束后，应及时整理会议纪要，并通过钉钉共享给参会人员，以便于后续工作的跟进和落实。

五、工作审批流程

1.审批流程设置

-公司根据各类工作事项的性质和管理要求，在钉钉上设置相应的审批流程，包括请假申请、费用报销、办公用品申请、出差申请等。员工应按照规定的审批流程进行操作，确保工作事项得到规范、有效的管理。

-对于新增或变更的审批流程，公司相关部门应及时进行梳理和设置，并向全体员工进行培训和宣贯，确保员工熟悉掌握审批流程的操作方法和要求。

2.审批申请提交

-员工在发起审批申请时，应认真填写申请内容，确保信息真实、准确、完整。申请内容应包括申请事项、申请原因、涉及金额（如有）、预计时间等详细信息，并上传相关的证明材料（如请假条、发票等），以便于审批人员进行审核。

-提交审批申