关于规范公司档案管理的工作方案.docx

?一、引言

档案作为公司发展历程的真实记录，对于公司的决策制定、业务开展、知识传承以及合规运营等方面都具有至关重要的作用。然而，当前公司档案管理工作在档案收集、整理、存储、利用等环节存在一些不规范的问题，影响了档案价值的有效发挥。为加强公司档案管理，提高档案管理水平，特制定本工作方案。

二、工作目标

1.建立完善的档案管理制度和流程，确保档案管理工作有章可循、规范有序。

2.全面梳理公司各类档案，完成档案的规范化整理，提高档案的完整性和准确性。

3.优化档案存储环境，实现档案的安全存储和便捷检索，提高档案利用效率。

4.增强员工的档案管理意识，形成全员参与档案管理的良好氛围。

三、工作原则

1.统一领导原则：档案管理工作在公司领导的统一指挥下进行，确保各项工作协调推进。

2.分级负责原则：明确各部门在档案管理中的职责，实行分级管理，责任到人。

3.规范标准原则：严格按照国家和行业相关标准及公司制定的规范开展档案管理工作。

4.安全保密原则：确保档案的安全存储和使用，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。

四、工作内容与步骤

（一）档案管理现状调研（[具体时间区间1]）

1.成立调研小组，成员包括档案管理人员、各部门兼职档案员以及相关业务骨干。

2.制定调研提纲，内容涵盖档案管理组织架构、制度建设、工作流程、档案种类及数量、存储状况、利用情况等方面。

3.通过问卷调查、部门访谈、实地查看等方式，全面了解公司档案管理的现状，梳理存在的问题，并形成详细的调研报告。

（二）制度建设与完善（[具体时间区间2]）

1.依据国家档案管理法律法规和行业标准，结合公司实际情况，修订和完善公司档案管理制度，明确档案管理的基本原则、职责分工、工作流程、归档范围、保管期限、保密要求等内容。

2.制定档案分类方案，根据公司业务特点和档案形成规律，对档案进行科学分类，确保档案分类合理、便于管理和查询。

3.建立档案借阅、查阅、归还制度，规范档案利用流程，明确利用权限和审批程序，保障档案的安全与合理利用。

（三）档案收集与整理（[具体时间区间3]）

1.明确归档范围和要求

-制定详细的档案归档清单，明确各部门需要归档的文件材料种类、格式、内容要求等。

-强调应归档文件材料的完整性和准确性，要求各部门及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保无遗漏。

2.开展档案收集工作

-各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，按照归档清单将文件材料进行分类整理，定期移交公司档案管理部门。

-档案管理部门安排专人对接收的档案进行核对，对不符合要求的档案及时反馈给相关部门进行补充或修正。

3.档案整理

-档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行进一步整理。采用分类、编号、编目、装订等方法，将档案整理成规范的案卷或件盒。

-编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，实现档案目录的电子化管理，便于快速检索和查询。

（四）档案存储与保管（[具体时间区间4]）

1.优化存储环境

-对档案库房进行全面检查和评估，根据档案存储需求，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、防潮防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案存储环境符合要求。

-规划档案库房布局，按照档案类别、保管期限等进行分区存放，便于管理和查找。

2.档案数字化

-制定档案数字化工作计划，逐步对重要档案进行数字化处理。采用扫描、图像处理、数据挂接等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的多介质存储和利用。

-建立电子档案管理系统，对数字化档案进行分类存储、索引编目、权限管理等，确保电子档案的安全与有效利用。

3.档案安全管理

-加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案库房安全。

-严格执行档案借阅审批制度，对借阅档案的人员进行身份核实和登记，明确借阅期限和归还要求，防止档案丢失或损坏。

-定期对档案进行备份，采用异地存储等方式，确保档案数据的安全性和完整性。

（五）档案利用与服务（[长期]）

1.建立档案利用机制

-完善档案利用申请流程，明确利用主体、利用目的、利用范围等，申请人需填写档案利用申请表，经审批后到档案管理部门查阅或借阅档案。

-档案管理人员根据申请内容，及时提供相应的档案