监理项目档案归档管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为加强监理项目档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于本监理单位承担的各类监理项目档案的归档管理工作。

（三）管理职责

1.项目总监

-负责组织和指导项目监理机构的档案管理工作，确保档案资料的及时收集、整理和归档。

-对归档档案的完整性、准确性和系统性负责。

2.档案管理人员

-具体负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和提供利用等工作。

-协助项目总监对项目监理人员进行档案管理培训和指导。

3.项目监理人员

-负责及时将各自工作中形成的文件材料移交档案管理人员，并保证所移交材料的真实、准确、完整。

二、档案归档范围

（一）监理前期文件

1.监理中标通知书、监理合同及补充协议。

2.监理规划、监理实施细则。

3.项目监理机构组建文件，包括人员任命文件、岗位职责分工等。

（二）工程质量控制文件

1.施工组织设计（方案）报审表及审核意见。

2.工程材料/构配件/设备报审表及质量证明文件、检验报告等。

3.施工测量放线报验表及测量成果资料。

4.工程质量检验批、分项工程、分部工程验收记录及相关资料。

5.工程质量问题处理记录，包括质量事故报告、处理方案及验收记录等。

（三）工程进度控制文件

1.工程开工报审表及相关资料。

2.施工进度计划报审表及审核意见。

3.工程暂停令、复工报审表及相关资料。

4.工程延期申请表、审批表及相关证明材料。

（四）工程投资控制文件

1.工程款支付申请表、审批表及相关凭证。

2.工程变更费用报审表及审核意见。

3.费用索赔申请表、审批表及相关证明材料。

（五）安全生产管理文件

1.安全生产许可证、安全生产责任制等相关资料。

2.安全技术措施报审表及审核意见。

3.安全检查记录、隐患整改通知单及复查记录。

4.安全事故报告、处理记录及相关资料。

（六）合同管理文件

1.工程分包合同、供货合同等相关合同文件。

2.合同变更记录、补充协议等。

3.合同执行情况检查记录及相关资料。

（七）信息管理文件

1.监理月报、季报、总结等。

2.监理会议纪要。

3.来往文件、函件及收发登记。

（八）竣工验收文件

1.单位工程竣工验收报告。

2.工程质量评估报告。

3.竣工验收备案文件。

（九）其他文件

1.与建设单位、施工单位、设计单位等相关单位的往来文件、信函、会议记录等。

2.监理工作中形成的照片、音像资料等。

三、档案归档要求

（一）文件材料的质量要求

1.归档的文件材料应字迹清晰、图样准确、图表整洁、签字盖章手续完备。

2.纸质文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。

3.电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件内容完整、可读。

（二）文件材料的整理要求

1.分类清晰：按照档案归档范围进行分类，同一类别的文件应集中整理。

2.编号规范：对每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。

3.目录齐全：编制详细的档案目录，包括文件题名、编号、日期、来源等信息，目录应与档案内容相符。

4.装订整齐：对纸质文件应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。

（三）归档时间要求

1.项目监理机构应在每月底前将当月形成的文件材料整理后移交档案管理人员。

2.工程竣工后，项目监理机构应在[X]个工作日内将全部档案资料整理归档。

四、档案归档流程

（一）收集

1.项目监理人员在工作过程中应及时将各自形成的文件材料收集齐全，包括纸质文件和电子文件。

2.对于外来文件，如建设单位、施工单位、设计单位等发送的文件，应进行签收登记，并及时传递给相关人员。

（二）整理

1.档案管理人员收到项目监理人员移交的文件材料后，应按照档案归档要求进行整理。

2.对文件材料进行分类、编号、编目，剔除重复、无效的文件材料。

3.对纸质文件进行装订，对电子文件进行存储和备份。

（三）审核

1.整理后的档案资料应提交项目总监进行审核。

2.项目总监应对档案资料的完整性、准确性和系统性进行审核，确保符