办公室管理规范.docx

?一、总则

1.目的

为加强办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，营造良好的办公环境，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于公司办公室全体员工。

3.管理原则

遵循高效、规范、协作、创新的原则，以实现办公室工作的科学化、制度化、规范化管理。

二、办公环境管理

1.办公区域布局

-合理划分办公区域，包括办公区、会议室、接待区、休息区等，确保功能明确。

-办公区内的办公桌椅、文件柜等摆放应整齐有序，保持通道畅通。

2.环境卫生

-每日上班前及下班后，员工应各自清理办公区域内的垃圾，保持桌面、地面整洁。

-定期进行全面卫生清扫，包括门窗、墙面、办公设备等的清洁，每周至少一次。

-禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔杂物，保持良好的卫生习惯。

3.物品摆放

-办公用品应分类摆放整齐，常用物品放置在易于取用的位置。

-文件资料应及时整理归档，放入相应的文件柜或文件夹中，保持桌面整洁。

-个人物品应放置在指定的个人储物区域，不得随意在办公区域堆放。

4.绿化布置

适当摆放绿色植物，美化办公环境，营造舒适的工作氛围。定期对植物进行浇水、养护，保持植物生长良好。

三、办公用品管理

1.采购管理

-根据办公需求，定期编制办公用品采购计划，经部门负责人审核后报公司领导审批。

-选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量和供应及时性。

-采购的办公用品应进行验收，核对品种、规格、数量等，确保与采购计划一致。

2.领用管理

-员工领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量等，经部门负责人签字批准后到仓库领取。

-仓库管理人员应按照申请表发放办公用品，并做好发放记录，包括领用日期、领用人员、物品名称及数量等。

-对于限量领用的办公用品，如墨盒、硒鼓等，应严格按照规定数量发放，避免浪费。

3.库存管理

-建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况，定期进行盘点，确保账物相符。

-合理控制办公用品库存数量，避免积压或缺货。对于积压的办公用品，应及时分析原因并采取相应措施，如调整采购计划、促销处理等。

-仓库应保持干燥、通风，确保办公用品的质量不受影响。

四、文件与档案管理

1.文件收发

-设立专门的文件收发岗位，负责公司各类文件的收发、登记、传递等工作。

-收到外来文件后，应及时进行登记，注明文件名称、文号、发文单位、日期等信息，并根据文件内容和性质及时呈送相关领导或部门阅处。

-公司内部文件的起草、审核、签发等应按照规定的流程进行，文件起草完成后应及时交办公室登记编号，并印发给相关部门。

2.文件传阅

-文件传阅应遵循快速、准确、安全的原则，确保文件及时传递给相关人员。

-建立文件传阅记录，详细记录文件传阅的时间、人员、意见等信息，以便跟踪文件传阅情况。

-传阅文件时，应提醒传阅人员及时阅看并签字，避免文件积压延误。

3.文件归档

-定期对文件进行整理归档，按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存放。

-文件归档应齐全、完整，确保文件的真实性和有效性。对于重要文件，应进行备份保存，以防丢失。

-建立档案检索系统，便于快速查找和利用档案资料。

4.档案借阅

-因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、用途、借阅时间等，经部门负责人签字批准后到档案室借阅。

-档案室管理人员应按照申请表提供档案，并做好借阅登记，包括借阅日期、借阅人员、档案名称及归还日期等。

-借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，如需复印，应经档案室管理人员同意并登记。借阅期满后应及时归还档案。

五、会议管理

1.会议组织

-根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。

-会议组织人员应做好会议准备工作，包括会议场地布置、会议资料准备、设备调试等，确保会议顺利进行。

-对于重要会议，应安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。

2.会议纪律

-参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议