公司采购内控管理制度.docx

公司采购内控管理制度

?一、总则

1.目的

本制度旨在建立健全公司采购内部控制体系，规范采购流程，加强采购管理，防范采购风险，确保公司采购活动合法、合规、高效，保障公司利益。

2.适用范围

本制度适用于公司所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。

3.基本原则

-合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。

-效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。

-公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保供应商机会均等，公平竞争。

-职责分离原则：采购、审批、执行、验收等环节应相互分离，形成制约机制。

二、采购组织与职责

1.采购决策机构

-采购决策委员会：由公司高层管理人员组成，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策。

-职责：审批采购预算、采购计划；决策重大采购项目的供应商选择、采购价格、采购合同等。

2.采购执行部门

-采购部：负责具体采购业务的实施，包括供应商开发、采购谈判、合同签订、订单跟踪等。

-职责：根据采购计划实施采购活动；寻找、筛选、评估供应商；执行采购谈判，签订采购合同；跟踪采购订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。

3.其他相关部门

-需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和验收等工作。

-财务部：负责采购资金的预算安排、支付审核和账务处理；对采购成本进行分析和控制。

-质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。

三、采购流程

1.采购需求提出

-需求部门根据业务需要：填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。

-部门负责人审核：确认需求的合理性和必要性后，签字批准《采购申请表》，并提交至采购部。

2.采购计划制定

-采购部收到《采购申请表》后：结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容。

-采购计划经采购部负责人审核：报分管领导审批后执行。对于重大采购项目，采购计划还需提交采购决策委员会审议通过。

3.供应商选择与管理

-供应商开发

-采购部通过多种渠道：如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，收集潜在供应商信息。

-对潜在供应商进行初步筛选：根据供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面进行评估，确定符合要求的供应商名单。

-供应商评估与选择

-采购部组织相关部门：如需求部门、质量部门等，对入围供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况、售后服务等。

-根据评估结果：综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商，并签订《供应商合作协议》。

-供应商管理

-采购部建立供应商档案：记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，并定期对供应商进行评价和考核。

-对于表现优秀的供应商：给予一定的奖励和优惠政策；对于不符合要求的供应商，及时进行整改或淘汰。

4.采购谈判与合同签订

-采购部与选定的供应商进行采购谈判：明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，维护公司利益。

-谈判达成一致后：采购部起草采购合同，并提交法务部门审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性和完整性，确保合同条款符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。

-经法务部门审核通过的采购合同：由采购部负责人、分管领导签字后，加盖公司公章，并与供应商签订正式合同。

5.采购订单下达

-采购部根据采购合同：编制《采购订单》，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点、付款方式等具体内容，并发送给供应商。

-供应商收到采购订单后：确认订单内容，并按照订单要求组织生产或提供服务。

6.采购订单跟踪与催货

-采购部安排专人：负责采购订单的跟踪，及时了解供应商的生产进度和发货情况。对于可能影响交货期的问题，应提前与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。

-在临近交货期时：采购人员应主动与供应商联系