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《现代人事档案管理模式》

一、封闭式管理模式

此种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封

闭式管理。主要是领导或组织上使用，一般不对外使用。目前，对党

政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大

多实行这种管理模式。这种模式具有一定的特点与长处。

其特点长处主要表现在：

（一）有利于本单位人事档案的收集和管理。本单位内部人事机

构对本机构人员、工作内容非常熟悉与了解，人事档案来源单―，仅

限于本机构人员，因此在收集工作中可以较全面系统地收集。又由于

本单位工作内容大体相同，因此，对其人事档案的分类、排列、鉴定

可采用比较一致的标准，便于管理。

（二）便于本单位领导及时使用其人事档案。由于本单位保管人

事档案，领导需要了解人员经历、成果等状况时，很快就能从本单位

入学档案机构查阅到，不必跑路也不费时费力。

（三）有利于人事档案的保密，因为人事档案材料是组织上在考

察了解和使用人的过程中产生、形成的，它记载着有关知情人为组织

提供的情况，这些材料上记载的内容，由组织上统一掌握和使用，对

人事档案的保密具有较大作用。

二、开放式管理模式

（一）开放式管理模式的含义

这种模式是在市场经济条件下建立的―种新模式，与市场经济的

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发展和社会信息化程度密切相关。这种模式的含义有以下四点。

第一，人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会

性。

市场经济的建立，产生了许多经济组织形式，这对人才的吸纳、

流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事

代理制度应运而生，使人事管理变成了一种社会化的活动，因此，

为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的

性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案

管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具

有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档

案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社

会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案，其服务对

象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

第二，人事档案来源的广泛性和内容的复杂吐。

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事

档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，

人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，

该机构人事档案来源单―，仅限本机构人员，内容也较简单;而社会

化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内

各类人员，由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案

内容也是丰富多样。

第三，利用者对人事档案需求的多样性。

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市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘

新的管理人才、技术人才、选拔合格式优秀人才，还是考核、任免、

招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的

利用。利用者类型、利用者用途等多样性，导致对人事档案内容、载

体、传递方式等方面的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组

织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，许多个人也需要，那些与

个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅

利用。但人们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

第四，人事档案管理方式和服务方式的开放性。

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度;与此

同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方

式，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于

个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事

档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交

流模式。

（二）人事档案开放式管理模式的意义

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如

果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位

领导不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，即便是这个

人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。