《采购流程管理》课件.pptVIP

*************************************订单跟踪与管理跟踪内容跟踪方法响应措施订单确认系统自动提醒，电话确认未确认及时跟进，必要时升级处理生产进度定期进度报告，实地检查发现延误及时分析原因并采取补救措施发货状态物流跟踪系统，供应商通知物流延误时协调加急运输或调整计划到货验收仓库系统记录，实时通报质量问题及时处理，必要时启动退换货流程付款状态财务系统记录，定期核对发现异常及时协调财务部门解决订单跟踪是确保订单按计划执行的关键活动，通过及时了解订单状态，可以预警潜在问题，采取必要措施，确保供应及时、准确。有效的订单跟踪需要建立清晰的跟踪流程和责任制，设定适当的跟踪频率和方式，根据订单重要性和风险程度调整跟踪力度。订单管理系统是订单跟踪的重要工具，通过系统可以实时查看订单状态，自动提醒关键节点，记录跟踪历史，形成可视化报表。随着物联网技术的发展，越来越多的企业开始采用更先进的跟踪方式，如RFID标签、GPS定位、区块链等，提高跟踪的实时性和准确性。订单变更处理变更申请需求部门或供应商提出变更请求，说明变更内容和原因变更评估采购部门评估变更的影响和可行性，包括成本、交期、质量等变更审批根据变更级别和影响，获取相应级别的审批变更执行创建变更单，通知相关方，更新系统记录变更跟踪监控变更后的订单执行情况，确保符合新要求订单变更是采购过程中常见的情况，可能源于需求变化、供应商因素或外部环境变化。规范的变更处理流程可以减少混乱和争议，确保变更得到适当控制和记录。变更管理的核心原则是平衡灵活性和控制性，既能响应合理的变更需求，又能防止随意变更带来的风险。变更管理需要特别关注的问题包括变更权限的明确规定、变更记录的完整保存、变更成本的合理分担以及变更对其他环节的连锁影响。良好的变更管理应当建立在合同条款的支持上，合同中应当包含变更管理的相关规定，为变更处理提供依据。紧急订单处理1紧急需求确认验证紧急需求的真实性和紧迫程度，明确需求细节和交付要求2快速审批通道启动专门的紧急订单审批流程，缩短审批时间3供应商紧急联系立即联系供应商，说明紧急情况，协商加急处理方案4特殊物流安排根据需要安排特殊物流方式，如空运、快递等5全程跟踪监控指定专人全程跟踪订单状态，及时解决问题6事后分析改进分析紧急订单原因，制定预防措施，避免类似情况重复发生紧急订单是采购管理中的特殊情况，需要在常规流程之外建立专门的处理机制，确保能够迅速响应紧急需求，最大限度减少对业务的影响。紧急订单处理通常需要付出额外成本和资源，因此应当严格控制紧急订单的数量，只有真正紧急的需求才能走紧急通道。预防紧急订单的关键是加强需求规划和预测，提高库存管理水平，改进内部沟通机制，建立应急供应渠道。同时，应当与关键供应商建立紧急响应协议，明确紧急情况下的响应时间、处理流程和成本分担，为紧急需求提供保障。第七部分：库存管理库存管理的战略意义库存管理是采购管理的重要延伸，直接影响企业的运营效率和资金状况。有效的库存管理可以确保生产连续性，提高客户服务水平，同时最小化库存成本和风险。采购部门需要与生产、销售、财务等部门密切协作，共同优化库存策略。库存管理的主要内容库存分类管理：根据物资特性和重要性分类管理库存水平控制：确定最佳订货点和订货量安全库存管理：应对需求波动和供应风险库存周转分析：评估库存效率和改进方向过剩和呆滞库存处理：减少库存占用和损失库存管理的核心挑战是平衡过多和过少的风险。库存过多导致资金占用、存储成本增加和呆滞风险；库存过少则可能导致断货、紧急采购和生产中断。寻找这一平衡点需要对需求模式、供应特性和业务环境有深入了解，并借助科学的管理方法和工具。随着供应链管理理念的发展和信息技术的进步，库存管理正在从传统的以防万一模式转向更精准、动态的管理方式。采购部门不仅关注物理库存，更关注整个供应管道中的库存，通过与供应商的协同，优化端到端的库存水平。库存管理的重要性20%资产占比平均企业资产的20%为库存25%年持有成本库存年持有成本约为库存价值的25%30%可优化空间优化库存管理可降低30%库存水平15%利润提升库存优化可提升企业利润约15%库存管理的重要性体现在多个方面。从财务角度看，库存是企业的主要流动资产之一，过高的库存会占用大量资金，增加财务成本；从运营角度看，库存水平直接影响生产连续性和客户服务水平；从风险角度看，库存过多可能面临呆滞损失，库存过少可能导致断货风险。高效的库存管理是采购管理成功的关键指标之一。采购部门通过优化采购