工程联络确认管理制度.docxVIP

工程联络确认管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司工程联络确认工作流程，确保工程信息准确传递、问题及时解决、工作高效协同，保障工程顺利进行，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部合作单位（如供应商、承包商、设计单位等）之间涉及工程相关事务的联络与确认。

（三）基本原则

1.准确性原则：确保联络信息真实、准确、完整，避免因信息错误导致工程延误或失误。

2.及时性原则：对工程相关问题和信息及时进行联络与确认，不得拖延，以免影响工程进度。

3.责任明确原则：明确各环节联络与确认的责任主体，避免出现推诿扯皮现象。

4.留痕原则：所有联络与确认过程应形成记录，以便追溯和查询。

二、工程联络确认的方式与渠道

（一）方式

1.书面形式：包括工程联络函、工作联系单、报告、纪要等，适用于重要事项、复杂问题或需要留存证据的情况。

2.口头形式：适用于日常简单沟通、紧急情况沟通等，但事后应及时以书面形式进行确认。

3.电子形式：如电子邮件、即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）聊天记录等，方便快捷，适用于一般性信息传递。

（二）渠道

1.内部渠道：

部门间直接沟通：各部门根据工作需要，直接与相关部门进行工程联络与确认。

工程管理平台：通过公司内部的工程管理系统，发布工程联络信息、进行问题跟踪与确认。

2.外部渠道：

正式函件：通过邮政快递等方式发送正式的工程联络函给外部合作单位。

电子邮件：与外部合作单位通过电子邮件进行日常沟通与确认。

电话沟通：对于紧急或重要事项，可先通过电话进行初步沟通，后续再以书面或电子形式确认。

三、工程联络确认流程

（一）发起联络

1.内部发起：

部门或个人在工作中发现工程相关问题、需要协调资源、提供信息等情况时，应及时发起工程联络。

填写工程联络单（格式见附件），详细说明联络事项的背景、内容、要求等。

明确联络的对象部门或人员。

2.外部发起：

与外部合作单位进行工程联络时，由负责该项目的相关人员填写工程联络函（格式见附件）。

函件内容应清晰准确，包括项目名称、联络事项、要求回复时间等。

（二）传递与接收

1.内部传递：

通过工程管理平台发送工程联络单的，系统应及时通知接收部门或人员。

采用书面形式传递的，应确保联络单或函件送达接收方指定的联系人，并做好签收记录。

以电子形式（如电子邮件）传递的，应确保邮件发送成功，并确认接收方已收到。

2.外部传递：

发送正式函件的，应保留快递底单等寄送凭证。

发送电子邮件的，可通过邮件回执等功能确认对方已接收。

（三）确认与回复

1.接收方确认：

接收方收到工程联络信息后，应及时查看并确认是否收到。

对于需要回复的联络事项，应明确回复的时间节点。

2.回复内容：

接收方应针对联络事项进行认真分析和研究，给出准确、详细的回复。

回复内容应明确表明对联络事项的态度、解决方案或意见建议等。

以书面形式回复的，应加盖部门公章或相关人员签字；以电子形式回复的，应确保回复内容清晰、完整，并由授权人员发送。

（四）跟踪与反馈

1.发起方跟踪：

发起联络的部门或个人应跟踪联络事项的处理进度。

对于未按时收到回复或回复不满意的情况，应及时与接收方沟通，了解原因并催促解决。

2.接收方反馈：

接收方在处理联络事项过程中，如有需要进一步沟通或获取更多信息的情况，应及时向发起方反馈。

对于已完成处理的联络事项，应及时向发起方反馈处理结果。

（五）存档与管理

1.所有工程联络单、函件、电子邮件等相关记录应按照项目、时间顺序进行分类整理。

2.定期将工程联络记录进行存档，可采用纸质档案与电子档案相结合的方式，便于查询和追溯。

3.工程联络记录的保存期限应根据公司档案管理规定执行，一般不少于项目结束后[X]年。

四、工程联络确认的责任分工

（一）发起方责任

1.确保联络信息准确、清晰、完整，明确联络事项的背景、目的、要求等。

2.按照规定的流程和时间节点发起联络，及时跟踪联络事项的处理进度。

3.对接收方的回复进行认真分析和研究，如有异议及时沟通协商。

（二）接收方责任

1.及时接收并确认工程联络信息，不得延误。

2.按照要求认真回复联络事项，提供准确、有效的解决方案或意见建议。

3.负责对联络事项的处理过程进行跟踪和落实，确保问题得到妥善解决。

（三）相关部门责任

1.工程管理部门：负责工程联络确认工作的统筹协调和监督管理，定期对工程联络情况进行统计分析。

2.质量控制部门：参与涉及工程质量