外包公司合同管理制度.docxVIP

外包公司合同管理制度

总则

一、目的

为规范本公司外包业务的合同管理，明确各方权利和义务，保障公司合法权益，提高外包业务管理水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本公司与外包公司签订的各类合同，包括但不限于服务外包合同、劳务外包合同、业务外包合同等。

三、管理原则

1.合法合规原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规和公司规章制度的要求。

2.平等互利原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，实现互利共赢。

3.风险控制原则：在合同签订和履行过程中，应充分识别和评估风险，采取有效措施进行风险控制。

4.保密原则：对外包公司合同涉及的公司商业秘密和敏感信息，应采取严格的保密措施。

四、管理机构及职责

1.人事行政部

（1）负责外包公司合同的起草、审核、签订、归档等日常管理工作。

（2）会同相关部门对外包公司的履约情况进行监督和评估。

（3）处理外包公司合同纠纷和争议，维护公司合法权益。

2.财务部

（1）负责审核外包公司合同的付款条款，确保付款符合合同约定和公司财务制度。

（2）协助人事行政部对外包公司的费用进行核算和管理。

3.业务部门

（1）负责提出外包需求，参与外包公司的选择和评估工作。

（2）协助人事行政部对外包公司的服务质量进行监督和评估。

（3）参与外包公司合同的签订和履行过程中的沟通协调工作。

合同的签订

一、合同的起草

1.人事行政部根据业务部门的外包需求，组织起草外包公司合同。

2.合同起草应遵循合法合规、平等互利、风险控制等原则，明确合同双方的权利和义务、服务内容、服务标准、服务期限、付款方式、违约责任等重要条款。

3.合同起草过程中，应充分征求业务部门和相关部门的意见和建议，确保合同条款的合理性和可行性。

二、合同的审核

1.外包公司合同起草完成后，应提交给人事行政部、财务部、业务部门等相关部门进行审核。

2.各审核部门应根据本部门的职责和权限，对合同的合法性、合规性、合理性等进行审核，并提出审核意见。

3.人事行政部应汇总各审核部门的意见和建议，对合同进行修改和完善，确保合同条款的准确性和完整性。

三、合同的签订

1.外包公司合同经审核通过后，应由公司法定代表人或其授权代表与外包公司法定代表人或其授权代表签订。

2.签订合同前，应核对双方的法定代表人身份证明、授权委托书等相关证件和文件，确保合同签订的合法性和有效性。

3.合同签订后，应及时将合同原件归档，并将合同副本分发给相关部门和人员。

合同的履行

一、合同的执行

1.人事行政部应会同业务部门对外包公司的合同执行情况进行监督和检查，确保外包公司按照合同约定履行义务。

2.业务部门应及时向人事行政部反馈外包公司的服务质量和履约情况，如发现问题应及时沟通协调解决。

3.财务部应按照合同约定的付款方式和时间，及时对外包公司进行付款，确保外包公司的合法权益。

二、合同的变更

1.如因客观原因需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。

2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的时间、变更的效力等重要条款，并经双方签字盖章后生效。

3.合同变更协议应作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。

三、合同的解除

1.如因不可抗力、对方违约等原因需要解除合同，应按照合同约定的解除条件和程序进行解除。

2.合同解除后，应及时通知对方，并办理相关的交接手续。

3.如因解除合同给对方造成损失，应按照合同约定承担赔偿责任。

合同的档案管理

一、合同档案的建立

1.人事行政部应建立外包公司合同档案，将合同原件、审核意见、变更协议、解除协议等相关文件归档保存。

2.合同档案应按照合同编号、签订时间等顺序进行分类整理，便于查阅和管理。

二、合同档案的保管

1.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规章制度的要求确定，一般为合同履行完毕后五年。

3.如合同涉及商业秘密或敏感信息，应按照保密规定进行保管。

三、合同档案的查阅

1.因工作需要查阅合同档案的，应经人事行政部负责人批准，并办理相关的查阅手续。

2.查阅合同档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露合同内容和相关信息。

附则

一、本制度由人事行政部负责解释和修订。

二、本制度自发布之日起施行。

[公司名称]人事行政部

[具体日期]