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培训教育档案管理制度

总则

一、目的

为规范公司培训教育档案的管理，确保培训教育档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。培训教育档案是公司人力资源管理的重要组成部分，它记录了公司员工的培训经历、培训成果和培训发展情况，为公司的人才培养、绩效考核和职业发展提供了重要的依据。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工的培训教育档案管理，包括新员工入职培训、在职员工培训、外部培训、内部培训等各种形式的培训。

三、管理职责

1.人事部门

负责培训教育档案的统一管理和维护，制定档案管理制度和流程。

收集、整理、归档培训教育相关的资料和文件，包括培训计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等。

建立培训教育档案数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和统计。

负责培训教育档案的保管和安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。

2.培训部门

协助人事部门收集、整理培训教育相关的资料和文件，确保档案的完整性和准确性。

按照档案管理制度和流程，及时将培训教育相关的资料和文件移交人事部门归档。

配合人事部门进行培训教育档案的查询和统计工作，提供必要的支持和协助。

3.各部门

负责本部门员工培训教育档案的收集、整理和保管，确保档案的真实性和有效性。

按照人事部门的要求，及时将本部门员工的培训教育相关资料和文件移交人事部门归档。

配合人事部门进行培训教育档案的查询和统计工作，提供必要的信息和支持。

四、档案内容

1.员工基本信息

员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本信息。

员工入职时间、所在部门、岗位等工作信息。

2.培训计划

公司年度培训计划、部门年度培训计划、个人年度培训计划等。

培训计划的制定依据、培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训地点等。

3.培训通知

培训通知的发送时间、接收人员、培训课程名称、培训时间、培训地点等。

4.培训签到表

参加培训的员工姓名、部门、岗位、培训时间、培训地点等信息。

签到表的签字确认，确保员工参加了培训。

5.培训评估表

培训评估表的填写时间、评估人员、被评估人员、培训课程名称、培训内容、培训方式、培训效果等。

评估表的评分和意见，为培训的改进提供依据。

6.培训证书

员工参加外部培训获得的证书、内部培训获得的证书等。

证书的原件或复印件，确保证书的真实性和有效性。

7.培训记录

培训的详细记录，包括培训的内容、培训的方式、培训的时间、培训的地点、培训的讲师等。

培训记录的存档，方便查询和统计。

五、档案的建立与更新

1.新员工入职时，人事部门应及时建立其培训教育档案，并将员工的基本信息、入职培训记录等相关资料归档。

2.员工参加培训后，培训部门应及时将培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等相关资料移交人事部门归档。人事部门应在收到资料后的3个工作日内完成档案的更新和归档工作。

3.员工岗位变动或晋升时，人事部门应及时将其培训教育档案进行更新，将新岗位所需的培训记录等相关资料归档。

4.人事部门应定期对培训教育档案进行清理和整理，删除过期或无效的档案资料，确保档案的准确性和完整性。

六、档案的保管与利用

1.培训教育档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案的丢失、损坏和泄露。

2.人事部门应建立档案借阅制度，明确借阅流程和权限。员工需要查阅培训教育档案时，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般为7个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

3.人事部门应严格按照档案管理制度和权限，对培训教育档案进行查阅和使用。未经批准，不得擅自查阅或使用档案。

4.人事部门应定期对培训教育档案进行备份，确保档案的安全性和可靠性。

培训教育档案的分类与编号

一、分类

1.新员工入职培训档案

包括新员工入职培训计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等相关资料。

2.在职员工培训档案

包括在职员工内部培训计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等相关资料。

在职员工外部培训计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等相关资料。

3.内部培训档案

包括内部培训课程计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训课件等相关资料。

4.外部培训档案

包括外部培训课程计划、培训通知、培训签到表、培训评估表、培训证书等相关资料。

二、编号

1.新员工入职培训档案编号

编号格式：NJXXXXXX

其中，NJ表示新员工入职培训，XXXXXX为6位数字，按照入职时间顺序编号。

2.在职员工培训档案编号

编号