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地产公司油卡管理制度

总则

目的

为加强公司车辆用油管理，规范油卡使用行为，降低车辆运营成本，提高车辆使用效率，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司所有配备油卡的车辆及相关使用人员。

基本原则

1.统一管理原则：油卡由公司统一办理、充值和调配，确保管理的规范性和一致性。

2.合理使用原则：使用人员应根据工作需要合理使用油卡，避免浪费。

3.严格审批原则：油卡的充值、使用等环节需经过严格审批，确保资金安全。

油卡管理职责

行政部门

1.负责油卡的统一办理、充值和保管。

2.建立油卡使用台账，记录油卡的领取、使用、充值等情况。

3.定期对油卡使用情况进行统计和分析，及时发现异常情况并向相关领导汇报。

4.负责与加油站沟通协调，处理油卡使用过程中的问题。

财务部门

1.负责审核油卡充值申请，确保充值金额的合理性和准确性。

2.对油卡充值费用进行账务处理，定期与行政部门核对油卡使用情况。

3.监督油卡资金的安全使用，防范财务风险。

使用人员

1.按照规定使用油卡，不得转借、冒用他人油卡。

2.每次加油后及时在油卡使用台账上签字确认，确保加油记录真实、准确。

3.发现油卡丢失或被盗，应立即向行政部门报告，并配合采取相应措施。

油卡办理与充值

油卡办理

1.行政部门根据公司车辆情况，选择信誉良好、服务优质的加油站办理油卡。

2.办理油卡时，需提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件、经办人身份证复印件等相关资料，并填写油卡办理申请表。

3.油卡办理完成后，行政部门应及时将油卡领取并妥善保管。

油卡充值

1.使用人员根据车辆行驶里程和油耗情况，提前向行政部门提交油卡充值申请。

2.行政部门审核充值申请后，填写油卡充值申请表，注明充值金额、充值时间等信息，并报财务部门审核。

3.财务部门审核通过后，将充值款项支付给加油站，行政部门凭加油站开具的充值发票进行账务处理。

4.油卡充值金额应根据车辆实际使用情况合理确定，避免充值过多或过少。

油卡使用与管理

油卡领取

1.使用人员需填写油卡领取登记表，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取油卡。

2.行政部门发放油卡时，应记录油卡卡号、领取时间、领取人等信息，并要求领取人签字确认。

油卡使用

1.使用人员应严格按照车辆加油操作规程进行加油，确保加油安全。

2.每次加油时，使用人员应选择公司指定的加油站，并在加油前告知加油站工作人员使用油卡加油。

3.加油完成后，使用人员应仔细核对加油金额、加油量等信息，并在加油站提供的加油凭证上签字确认。

4.使用人员不得使用油卡为非公司车辆加油，不得将油卡出售、转让或用于其他非法活动。

油卡保管

1.使用人员应妥善保管油卡，不得将油卡随意放置或丢失。

2.如油卡不慎丢失，使用人员应立即向行政部门报告，并配合行政部门办理挂失手续。

3.因保管不善导致油卡丢失或被盗，造成的经济损失由使用人员承担。

油卡台账管理

1.行政部门应建立油卡使用台账，详细记录油卡的领取、使用、充值、挂失、补办等情况。

2.油卡使用台账应定期更新，确保数据的准确性和完整性。

3.行政部门应定期对油卡使用情况进行统计和分析，如发现异常情况应及时查明原因，并向相关领导汇报。

油卡使用监督与检查

内部监督

1.行政部门应定期对油卡使用情况进行检查，核实加油记录的真实性和准确性。

2.财务部门应定期与行政部门核对油卡使用情况，确保油卡资金的安全使用。

3.公司内部审计部门应不定期对油卡管理制度的执行情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。

外部监督

1.公司应积极配合加油站的监督检查工作，如实提供油卡使用情况等相关资料。

2.如发现加油站存在违规操作或其他问题，公司应及时与加油站协商解决，并向相关部门报告。

违规处理

违规行为

1.使用人员转借、冒用他人油卡。

2.使用油卡为非公司车辆加油。

3.将油卡出售、转让或用于其他非法活动。

4.加油记录不真实、不准确，虚报加油费用。

5.因保管不善导致油卡丢失或被盗。

处理措施

1.对于首次违规的使用人员，给予警告处分，并责令其立即改正。

2.对于多次违规或情节严重的使用人员，除给予警告处分外，还将视情节轻重扣减其绩效奖金、工资等，直至解除劳动合同。

3.因违规行为给公司造成经济损失的，使用人员应承担相应的赔偿责任。

4.对于违规办理、充值油卡或在油卡管理工作中存在失职、渎职行为的行政部门和财务部门人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。

附则