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员工活动经费管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司员工活动经费的管理，合理使用活动经费，丰富员工文化生活，增强员工凝聚力和归属感，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工活动经费的管理。

3.基本原则

预算管理原则：活动经费应纳入公司年度预算，严格按照预算执行。

合理使用原则：活动经费应主要用于与员工工作、生活相关的有益活动，确保经费使用合理、合规、有效。

公开透明原则：活动经费的使用情况应定期公开，接受员工监督。

二、活动经费的来源与预算

1.经费来源

公司年度预算中专项列支的员工活动经费。

其他经公司批准的经费来源。

2.预算编制

人力资源部门应于每年年底前，根据公司发展规划、员工需求和上一年度活动经费使用情况，编制下一年度员工活动经费预算草案。

预算草案应明确活动项目、预计费用、实施时间等内容，并提交公司管理层审核。

经公司管理层审核通过后的预算草案作为下一年度员工活动经费的执行依据。

三、活动经费的使用范围

1.员工文体活动

组织各类体育比赛，如篮球、足球、羽毛球、乒乓球比赛等，包括场地租赁、器材购置、奖品设置等费用。

举办文艺活动，如歌唱比赛、舞蹈比赛、朗诵比赛、文艺晚会等，包括舞台布置、音响设备租赁、节目道具购置、演员化妆等费用。

开展户外拓展活动，如登山、徒步、露营、团队建设等，包括活动场地租赁、教练费用、餐饮、保险等费用。

2.员工培训与学习

组织内部培训课程，邀请外部专家或讲师进行授课，包括培训费用、教材资料费等。

鼓励员工参加外部专业培训或学习交流活动，给予一定的费用补贴。

购买与工作相关的书籍、杂志、在线学习课程等，供员工自主学习。

3.员工福利与关怀

节日福利，如春节、中秋节、端午节等节日发放的礼品或礼金。

生日福利，为员工发放生日礼品或举办生日会。

员工生病、生育、结婚等特殊情况时的慰问礼品或慰问金。

定期组织员工健康体检，费用由活动经费承担。

4.其他活动

员工座谈会、经验分享会、表彰大会等会议活动，包括场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、奖品设置等费用。

公司团建活动，如聚餐、烧烤、下午茶等，费用控制在合理范围内。

经公司批准的其他与员工相关的活动费用。

四、活动经费的审批流程

1.活动申请

各部门或员工如需使用活动经费开展活动，应提前填写《员工活动经费申请表》，详细说明活动名称、内容、时间、地点、预计费用等信息，并提交部门负责人审核。

部门负责人应根据活动的必要性、合理性和预算情况进行审核，签署意见后报人力资源部门。

2.预算审核

人力资源部门收到《员工活动经费申请表》后，对活动预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、准确性、与公司活动经费预算的匹配性等。

如预算超出公司规定标准或存在不合理之处，人力资源部门应与申请部门沟通，要求其调整预算或补充相关说明。

经人力资源部门审核通过后的《员工活动经费申请表》提交公司管理层审批。

3.审批批准

公司管理层根据活动的重要性、可行性和经费预算情况进行审批。如审批通过，在申请表上签署批准意见，并交财务部门备案。

如审批不通过，应说明原因，申请部门应根据审批意见对活动方案或预算进行调整后重新提交申请。

五、活动经费的报销与支付

1.报销凭证

活动经费报销应提供真实、合法、有效的报销凭证，如发票、收据、合同等。

发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、清晰，包括发票抬头、日期、金额、项目明细等。

对于无法取得发票的费用支出，应提供相关说明和证明材料，并经审批人签字确认。

2.报销流程

活动结束后，经办人应及时整理报销凭证，填写《员工活动经费报销单》，并按照公司财务报销制度的要求粘贴好报销凭证。

将填写完整的《员工活动经费报销单》及相关报销凭证提交部门负责人审核。部门负责人应审核活动的真实性、费用的合理性和报销凭证的完整性，并签署审核意见。

经部门负责人审核通过后，将报销单提交财务部门。财务部门对报销凭证和报销金额进行审核，如审核无误，按照公司财务支付流程进行支付。

对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销，并说明原因。

3.支付方式

活动经费的支付方式应根据公司财务制度和实际情况确定，一般包括银行转账、支票、现金等。

对于金额较大的活动经费支付，应采用银行转账方式，确保资金安全。

六、活动经费的管理与监督

1.台账管理

财务部门应建立员工活动经费台账，详细记录活动经费的预算、使用、报销等情况。

台账应定期更新，确保数据准确、完整，便于查询和统计分析。

2.定期审计

公司审计部门应定期对