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物业集约化规定

物业集约化规定

一、总则

（一）目的

为适应本高端小区住户不断增加的现状，有效缓解物业公司管理压力，提高管理效率和服务质量，实现资源的优化配置与高效利用，特制定本物业集约化规定。本规定旨在通过规范公司各层级员工的行为和工作流程，确保各项物业工作能够有序、高效地开展，为业主提供更加优质、便捷、专业的服务。

（二）适用范围

本规定适用于本物业公司全体员工，包括但不限于管理层、客服人员、维修人员、安保人员、保洁人员等，涵盖公司所有部门和岗位。

（三）基本原则

1.高效原则：通过整合资源、简化流程，提高工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。

2.优质服务原则：始终以业主需求为导向，确保在集约化管理过程中，服务质量不降低，反而能够得到持续提升。

3.协调统一原则：加强各部门之间的沟通与协作，打破部门壁垒，实现公司整体运作的协调统一。

4.可持续发展原则：在满足当前管理需求的同时，注重公司的长期发展，合理规划资源，为公司的可持续发展奠定基础。

二、组织架构与职责集约化

（一）组织架构优化

1.精简不必要的管理层级，建立扁平化的组织架构。减少中间环节，使信息传递更加迅速、准确，提高决策效率。

2.设立综合管理部门，将原分散在不同部门的行政、人力资源、财务等职能进行整合，实现资源的集中管理与调配。

3.按照小区区域划分服务团队，每个团队负责特定区域的物业管理工作，包括客服、维修、安保、保洁等综合服务，确保服务的及时性和针对性。

（二）各部门职责集约化

1.综合管理部门

-行政管理：负责公司日常行政事务的统一管理，包括文件收发、档案管理、办公用品采购与管理、会议组织等。制定并执行公司行政管理制度，规范行政工作流程，提高行政工作效率。

-人力资源管理：统筹公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。建立完善的人力资源管理体系，吸引和留住优秀人才，为公司发展提供人力资源保障。

-财务管理：负责公司财务预算、核算、决算工作，制定财务管理制度和流程。加强财务监督，合理控制成本，确保公司财务状况健康稳定。同时，负责与业主委员会的财务沟通与公开工作，定期公布物业费用收支情况。

2.服务团队

-客服：作为与业主沟通的第一窗口，负责接待业主来访、接听业主来电，及时解答业主咨询和处理业主投诉。收集业主意见和建议，协调相关部门解决业主问题，并跟踪反馈处理结果。同时，负责物业费的收缴工作，定期对业主进行回访，提高业主满意度。

-维修：承担小区内各类设施设备的日常维护、保养和维修工作。制定设施设备维护计划，定期进行巡检，及时发现并处理设施设备故障。负责维修材料的采购与管理，合理控制维修成本。同时，配合小区的改造和升级项目，提供技术支持。

-安保：负责小区的安全保卫工作，包括门禁管理、巡逻、监控等。制定安保制度和应急预案，确保小区内人员和财产的安全。严格执行外来人员和车辆登记制度，防止无关人员和车辆进入小区。加强与社区、公安等部门的沟通协作，共同维护小区周边治安环境。

-保洁：负责小区公共区域的环境卫生清扫和保洁工作，包括楼道、电梯、大堂、停车场等。制定保洁工作标准和流程，定期进行卫生检查，确保小区环境整洁卫生。同时，负责垃圾分类和处理工作，宣传环保知识，引导业主养成良好的环保习惯。

三、资源集约化管理

（一）物资资源集约化

1.采购管理

-建立集中采购制度，由综合管理部门统一负责公司各类物资的采购工作。通过与供应商建立长期合作关系，争取更优惠的采购价格和服务条款，降低采购成本。

-制定采购计划，根据各部门的需求预测和实际使用情况，合理安排采购数量和时间。采购计划需经过严格的审批流程，确保采购的物资符合公司实际需求，避免物资积压和浪费。

-加强采购过程的监督和管理，建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估，对不合格供应商及时进行淘汰。同时，规范采购合同管理，确保采购合同的合法性、完整性和有效性。

2.库存管理

-设立集中仓库，对公司采购的物资进行统一存储和管理。仓库管理人员负责物资的出入库登记、盘点等工作，确保物资账目清晰、账实相符。

-制定合理的库存定额，根据物资的使用频率和采购周期，确定各类物资的最低和最高库存水平。定期对库存物资进行盘点，及时清理积压物资，降低库存成本。

-建立物资领用制度，各部门根据工作需要填写物资领用申请单，经部门负责人审批后到仓库领取物资。仓库管理人员按照审批后的申请单发放物资，并做好记录。

（二）人力资源集约化

1.人员调配

-综合管理部门根据公司业务需求和各部门人员情况，进行统一的人员调配。打破