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商超档案管理规定

商超档案管理规定

一、总则

1.目的：为加强本商超档案管理，有效地保护和利用档案，提高商超管理水平和运营效率，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于商超总部及各分支机构、所有部门和员工所涉及的各类档案的管理活动。

3.档案定义：本规定所称档案是指在商超各项活动中形成的，对商超具有保存价值的各种形式和载体的文件、资料、图表、声像等记录材料。

4.管理原则：档案管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、便于利用的原则。确保档案的真实性、完整性、准确性和系统性。

二、管理机构与职责

1.档案管理部门

-商超设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调和指导全商超的档案管理工作。

-档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作。

2.各部门职责

-各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并定期向档案管理部门移交。

-各部门有责任配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。

3.档案管理人员职责

-严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作规范有序。

-负责档案的日常管理，包括档案的分类、编号、编目、装订、上架等工作。

-做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，及时处理档案损坏、变质等问题。

-负责档案的检索工具编制，为档案的利用提供便捷服务。

-对档案的销毁进行监督和管理，确保档案销毁符合规定程序。

三、档案分类与编号

1.档案分类

-行政管理类：包括商超的组织架构、管理制度、会议纪要、工作计划与总结、人事任免等文件。

-业务经营类：涵盖采购合同、销售记录、市场调研报告、促销活动方案等与业务运营相关的资料。

-财务审计类：包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等财务方面的档案。

-客户关系类：有客户信息、投诉处理记录、会员资料等涉及客户关系维护的文件。

-工程建设类：涉及商超建设、装修、设备安装等项目的规划、设计、施工图纸、招投标文件等档案。

-知识产权类：如商标、专利、著作权等相关文件和资料。

-声像档案类：包括照片、录音、录像等反映商超活动的声像资料。

2.编号规则

-档案编号采用统一的编码体系，由类别代码、年份代码、顺序号等部分组成。

-类别代码用大写英文字母表示，如行政管理类为“XG”，业务经营类为“YW”等。

-年份代码用公元纪年的后两位数字表示，如“23”代表2023年。

-顺序号为流水号，从001开始，按档案形成时间依次编号。

四、档案收集与整理

1.收集范围

-凡是在商超各项活动中形成的，具有保存价值的文件、资料、图表、声像等均属于收集范围。

-包括上级部门下发的文件、内部各部门产生的文件、与外部单位往来的文件等。

2.收集时间

-各部门应在文件办理完毕后，及时将文件整理收集，一般应在一周内完成。

-对于重要活动或项目产生的文件，应在活动或项目结束后一个月内完成收集工作。

3.整理要求

-档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

-对收集到的文件进行分类、排序、编目，去除无关的纸张和杂物。

-对破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保档案的可读性。

五、档案归档

1.归档流程

-各部门将整理好的档案定期移交至档案管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。

-档案管理部门接收档案后，按照分类和编号规则进行进一步的整理和编目，将档案装订成册或装入档案盒，并上架存放。

2.归档时间

-一般档案应在每年的第一季度完成上一年度档案的归档工作。

-对于紧急或重要的档案，应及时归档，确保档案的及时性和有效性。

六、档案保管

1.保管条件

-档案保管应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

-库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光等设施设备，确保档案的安全。

2.保管期限

-档案保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（1-10年）三种。具体保管期限根据档案的重要性和性质确定。

-档案保管期限起始时间为档案形成的次年1月1日。

3.定期检查

-档案管理人员应定期对档案进行检查，每月至少进行一次常规检查，每半年进行一次全面检查。

-检查内容包括档案的保管状况、数量是否准确、存储设备是否正常等。对检