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行政印章使用审批制度

行政印章使用审批制度

一、总则

1.目的：为加强本高端宾馆行政印章的管理，规范印章的使用审批流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，有效维护宾馆的利益和形象，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于宾馆内所有涉及行政印章使用的部门及人员。本制度所指行政印章包括宾馆公章、各部门专用章等代表宾馆行使行政权力的印章。

3.管理原则：行政印章的使用遵循“严格审批、登记备案、专人负责、确保安全”的原则。

二、印章的保管

1.保管人员指定

-宾馆公章由宾馆办公室主任或其指定的专人负责保管。各部门专用章由各部门负责人指定专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严守保密制度。

-保管人员应保持相对稳定，如因工作变动等原因需要更换保管人员，需办理严格的印章交接手续。交接过程需有监交人在场，填写《印章交接登记表》，详细记录交接时间、印章名称、交接双方及监交人姓名等信息，并由三方签字确认。

2.保管设施要求

-印章应存放在专门的保险柜或安全的保管设备中，确保存放地点安全可靠，具备防火、防潮、防盗等功能。

-保险柜密码及钥匙由保管人员妥善保管，不得随意告知他人。如密码或钥匙遗失或泄露，应及时采取更换密码、重新配置钥匙等措施，并向相关领导报告。

三、印章使用的审批流程

1.一般性文件和事项的审批

-对于一般性的文件、函件、报表等需加盖行政印章的情况，由文件起草部门填写《印章使用审批表》，详细注明文件名称、文号、使用印章名称、使用目的、份数等信息。

-部门负责人对文件内容及使用印章的必要性进行审核并签字。审核重点包括文件内容是否符合宾馆的政策和规定，格式是否规范等。

-将填写完整并经部门负责人签字的《印章使用审批表》连同需盖章的文件一并提交至宾馆办公室。办公室主任对文件进行复核，复核无误后签字批准。如办公室主任认为文件存在问题，可将文件退回起草部门进行修改。

-保管人员根据批准后的《印章使用审批表》，在规定的文件份数上加盖印章，并在《印章使用登记薄》上记录盖章日期、文件名称、文号、使用印章名称、使用部门、批准人等信息。

2.重要合同、协议及涉及重大事项文件的审批

-对于涉及宾馆重大经济利益、重要业务合作等重要合同、协议及涉及重大事项的文件需加盖行政印章时，由承办部门负责填写《印章使用审批表》，详细说明合同或文件的主要内容、涉及金额、合作方等关键信息。

-承办部门负责人对合同或文件进行初审并签字，确保内容符合本部门业务要求和宾馆利益。初审内容包括合同条款的合理性、合法性，双方权利义务的明确性等。

-将《印章使用审批表》及合同、文件依次提交至法务部门进行法律审核。法务部门应从法律专业角度对文件进行审查，重点审查文件是否存在法律风险、条款是否符合法律法规要求等，并出具明确的审核意见。如发现问题，应及时与承办部门沟通修改。

-经法务审核通过后，文件提交至财务部门进行财务审核。财务部门主要审核文件涉及的财务条款，如金额计算是否准确、付款方式是否合理、对宾馆财务状况的影响等，并签署审核意见。

-承办部门将经过法务和财务审核的文件及《印章使用审批表》提交至分管领导审批。分管领导根据文件内容和相关审核意见，从宾馆整体业务和管理角度进行审批并签字。

-对于特别重大的事项，需经宾馆总经理或总经理办公会议审批。总经理或总经理办公会议在充分考虑各方因素后做出最终审批决定。

-保管人员在收到经各级审批通过的《印章使用审批表》及相关文件后，仔细核对审批意见和文件内容，确认无误后在文件上加盖印章，并在《印章使用登记薄》上详细记录相关信息。

3.紧急情况的特殊审批流程

-在紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行操作时，使用部门应首先通过电话或其他即时通讯方式向分管领导、宾馆办公室主任报告情况，并说明紧急原因、文件内容及预计使用印章的时间。

-分管领导和办公室主任在了解情况后，如认为情况属实且确有必要，可以口头同意使用印章。使用部门应在获得口头批准后立即安排专人到印章保管处办理盖章事宜。

-盖章完成后，使用部门应在两个工作日内补齐《印章使用审批表》及相关审批手续。如未能在规定时间内补齐手续，保管人员应及时提醒使用部门，并向办公室主任报告。

四、印章使用的规范

1.盖章位置要求

-保管人员在加盖印章时，应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定的位置。一般情况下，公文应在落款处加盖印章，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章用红色，不得出现空