行政办公设备调配使用细则​.doc

行政办公设备调配使用细则?

行政办公设备调配使用细则

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆行政办公设备的管理，优化资源配置，提高办公设备的使用效率，确保各部门工作的正常开展，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于宾馆内所有行政办公设备的调配与使用管理。行政办公设备包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等用于行政办公的设备和家具。

3.管理原则

-统一调配原则。宾馆对行政办公设备实行统一管理、调配，根据各部门实际工作需求进行合理分配。

-高效使用原则。各部门应充分利用办公设备，提高设备的使用效率，避免闲置浪费。

-责任明确原则。明确设备使用部门和责任人，确保设备的正常使用、维护和保管。

-安全规范原则。设备的使用应符合安全操作规程，保障人员和设备的安全。

二、设备的采购与入库

1.采购申请

-各部门根据工作需要，如需采购新的行政办公设备，应提前填写《行政办公设备采购申请表》。申请表应详细注明设备名称、规格型号、数量、采购预算、用途等信息。

-将填写完整的申请表提交至行政部门审核。行政部门根据宾馆整体规划和资源状况进行审核，如认为确有必要采购，签署审核意见后报主管领导审批。

-主管领导根据宾馆财务状况和工作实际需求进行审批。审批通过后，由行政部门负责采购事宜。

2.采购流程

-行政部门接到采购审批通过的申请后，按照宾馆的采购管理制度进行采购。选择具有良好信誉和质量保证的供应商，通过招标、询价、比价等方式确定采购价格和供应商。

-与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、质量保证、售后服务等条款。

-采购过程中，行政部门应密切关注采购进度，确保设备按时、按质、按量到货。

3.设备入库

-设备到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、随机附件及资料等是否齐全完好。

-验收人员应填写《行政办公设备验收单》，详细记录验收情况。如发现设备存在问题，应及时与供应商联系，要求更换或处理。

-验收合格的设备，由行政部门办理入库手续，登记《行政办公设备台账》，注明设备的名称、规格型号、数量、采购日期、供应商等信息。同时，将设备存放于指定的仓库地点，做好保管工作。

三、设备的调配

1.内部调配申请

-因工作需要，部门之间需调配行政办公设备时，由需求部门填写《行政办公设备内部调配申请表》。申请表应注明申请调配设备的名称、规格型号、数量、原使用部门、拟调配至部门、调配原因等信息。

-将申请表提交至行政部门审核。行政部门根据设备的使用状况和各部门实际需求进行审核，如认为调配合理，签署审核意见。

2.调配审批

-审核通过的申请表报主管领导审批。主管领导根据宾馆整体工作安排和资源平衡情况进行审批。

-审批通过后，行政部门下达《行政办公设备调配通知单》，通知原使用部门和拟调配至部门办理设备交接手续。

3.设备交接

-原使用部门和拟调配至部门应按照《行政办公设备调配通知单》的要求，在规定时间内完成设备的交接工作。交接时，双方应共同对设备的外观、性能、附件等进行检查，确保设备完好无损。

-双方在《行政办公设备交接清单》上签字确认，交接清单应注明设备名称、规格型号、数量、交接时间、交接双方人员等信息。

-行政部门根据交接清单，及时更新《行政办公设备台账》，记录设备的调配情况。

四、设备的使用

1.使用登记

-各部门领用行政办公设备后，应指定专人负责设备的使用和管理，并填写《行政办公设备使用登记表》。登记表应记录设备的领用日期、使用部门、使用人、设备编号等信息。

-设备使用人在每次使用设备前，应检查设备是否正常，如发现问题应及时报告部门负责人和行政部门。

2.使用培训

-对于新采购的复杂办公设备，行政部门应组织相关人员参加供应商提供的使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项。

-各部门内部也应加强对设备使用的培训和指导，提高使用人员的操作技能和使用效率。

3.使用规范

-设备使用人应严格按照设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。

-不得在办公设备上安装未经许可的软件和插件，防止病毒感染和数据泄露。

-对于共用的办公设备，使用人应遵守使用时间规定，不得独占设备，影响其他部门的正常使用。

-在使用过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告行政部门，不得自行拆卸或维修设备。

五、设备的维护与保养

1.日