行政档案借阅权限管理制度​.doc

行政档案借阅权限管理制度?

行政档案借阅权限管理制度

一、总则

1.目的

为加强本宾馆行政档案的管理，确保档案信息的安全、保密与合理利用，规范档案借阅行为，明确不同人员的借阅权限，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本宾馆全体员工对行政档案的借阅活动。行政档案包括但不限于宾馆行政会议纪要、各项规章制度文件、人事档案、财务档案、合同协议档案等与宾馆行政管理相关的各类档案资料。

3.管理原则

档案借阅应遵循严格审批、分级授权、确保安全、按时归还的原则。在保障工作需要的前提下，最大程度保护档案信息的机密性和完整性。

二、档案借阅审批流程

（一）普通行政档案借阅

1.员工申请

员工因工作需要借阅普通行政档案，应填写《档案借阅申请表》。申请表内容需详细注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅目的、预计借阅时间等信息。

2.部门负责人审批

申请表填写完成后，提交至部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，核实借阅需求的合理性。如认为借阅需求合理，在申请表上签署审批意见并签字；如认为借阅需求不合理，应向借阅人说明原因并拒绝申请。

3.档案管理部门审核

经部门负责人审批通过的申请表，流转至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，确认档案的可借阅状态以及借阅人是否具备相应的借阅权限。审核通过后，档案管理人员在申请表上签字，并安排档案借阅事宜。

4.借阅登记

档案管理人员按照规定进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅人需在借阅登记本上签字确认。

（二）机密行政档案借阅

1.员工申请

员工因工作特殊需要借阅机密行政档案，同样需填写《档案借阅申请表》，在申请表中特别注明“机密档案借阅申请”，详细说明借阅目的、使用范围以及保密措施。

2.部门负责人初审

部门负责人收到申请表后，进行严格初审。不仅要核实借阅需求的合理性，还要评估借阅人是否具备保守机密的能力和素质。初审通过后，在申请表上签署详细的初审意见并签字。

3.分管领导审批

经部门负责人初审通过的申请表，提交至分管领导进行审批。分管领导从宾馆整体管理和保密要求的角度，对借阅申请进行全面审查。审批通过后，在申请表上签字批准。

4.档案管理部门审核与保密交底

档案管理部门收到分管领导审批通过的申请表后，再次审核申请的合规性。审核通过后，档案管理人员对借阅人进行保密交底，明确借阅人在借阅期间的保密责任和义务，包括不得擅自复制、传播、泄露档案内容等。借阅人需签署《保密承诺书》，承诺严格遵守保密规定。

5.借阅登记与特殊标记

档案管理人员进行借阅登记，在借阅登记本上对机密档案的借阅进行特别标注。同时，在档案上做好相应的机密标识，以便跟踪和管理。

（三）紧急情况借阅

1.在紧急工作情况下，如涉及重大业务决策、突发事件处理等，员工可先口头向部门负责人和档案管理部门说明情况，申请紧急借阅档案。

2.部门负责人和档案管理部门应在最短时间内做出判断，如认为情况紧急且合理，可先允许借阅，但借阅人需在事后24小时内补填《档案借阅申请表》，按照正常审批流程完成审批手续。

三、借阅权限划分

（一）普通员工借阅权限

1.普通员工可借阅与本职工作直接相关的普通行政档案，例如本部门的工作流程文件、一般性的业务通知等。

2.对于涉及多个部门的综合性普通行政档案，普通员工需经相关部门负责人同意后，方可借阅。

3.普通员工不得借阅机密行政档案，如人事任免的内部讨论文件、财务预算的核心数据等。

（二）部门主管借阅权限

1.部门主管除可借阅本部门普通行政档案外，还可借阅与本部门业务相关的跨部门普通行政档案，以便协调工作和了解整体业务进展。

2.部门主管因工作需要，在经过分管领导审批后，可借阅部分机密行政档案，但仅限于与本部门工作紧密相关且不涉及宾馆核心机密的档案，如本部门专项业务的财务分析报告等。

3.部门主管不得借阅其他部门的核心机密档案，如其他部门的战略规划文件、关键客户信息等。

（三）分管领导借阅权限

1.分管领导可借阅其所分管业务范围内的普通行政档案和机密行政档案，以全面掌握工作情况，进行有效决策和管理。

2.对于涉及其他分管领域的机密行政档案，分管领导如需借阅，需与相关分管领导进行沟通协调，并经宾馆总经理审批同意后方可借阅。

（四）宾馆总经理及高层管理人员借阅权限

1.宾馆总经理及高层管理人员拥有最高的档案借阅权限，可根据工作需要借阅各类行政档案，包括核心机密档案。

2.总经理及高层管理人员在借阅档案时，同样需填写《档案借阅申请表》，由档案管理部门进行登记备案，以保证档案借阅的规范性和可追溯性。

四、档案借阅期限及归还规定

（一）借阅期限

1.普通行政档案的借阅期限一般为[X]个工作日。