旅行社业务档案借阅制度.doc

旅行社业务档案借阅制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范旅行社业务档案的借阅流程，确保业务档案的安全、完整，同时满足员工因工作需要对档案的合理利用，提高工作效率，更好地为游客服务，践行旅行社“顾客至上，品质旅游”的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于旅行社全体员工。游客如有特殊情况需要查阅相关业务档案，需按照特定流程申请并经相关负责人批准。

3.基本原则

秉持公正、规范、高效的原则，在确保档案安全的前提下，最大程度满足工作需求。遵循扁平化管理理念，简化不必要的审批环节，提高档案借阅的时效性。同时，注重保护游客隐私和旅行社商业机密。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-负责旅行社业务档案的统一管理，包括档案的收集、整理、归档、存储和维护。

-制定和完善档案管理的具体操作流程和规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。

-审核员工的档案借阅申请，对借阅过程进行监督和指导，确保档案的安全借阅和按时归还。

-定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题，保障档案的完整性和准确性。

2.各业务部门

-负责本部门业务档案的初步整理和移交，确保移交档案的真实性、完整性和准确性。

-根据工作需要，提出档案借阅申请，并按照规定的流程和要求进行借阅和使用。

-在档案借阅过程中，妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏或丢失档案，如有问题及时向档案管理部门报告。

3.管理层

-对涉及重要决策、重大业务项目等关键档案的借阅进行最终审批，确保档案的使用符合旅行社的整体利益和运营需求。

-监督档案管理制度的执行情况，对制度执行过程中出现的问题进行协调和决策，推动档案管理工作的持续改进。

三、管理流程

1.档案借阅申请

-员工因工作需要借阅业务档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计借阅时间等信息。

-申请表需经部门负责人签字确认，如借阅的档案涉及多个部门或较为重要，还需相关部门负责人会签。对于涉及游客隐私或商业机密的档案，申请需提交更详细的借阅理由，并经管理层审批。

2.申请审核

-档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括申请借阅的档案是否存在、是否符合借阅条件、申请信息是否完整等。

-对于符合要求的申请，档案管理部门予以批准，并告知借阅人档案的存放位置和借阅注意事项；对于不符合要求的申请，档案管理部门应及时通知借阅人补充或修改申请信息。

3.档案借阅

-借阅人在档案管理部门指定地点办理借阅手续，与档案管理人员当面核对档案的数量、完整性等信息，并在《档案借阅登记册》上签字确认。

-借阅人应按照申请的借阅目的和使用范围使用档案，不得将档案转借他人或用于其他无关用途。在借阅期间，借阅人需妥善保管档案，防止档案受到损坏、丢失或泄露。

4.档案归还

-借阅人应在预计借阅时间内归还档案。如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。

-档案归还时，档案管理人员应与借阅人当面核对档案的数量、完整性等信息，并在《档案借阅登记册》上记录归还时间。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时按照相关规定进行处理。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要借阅与本职工作相关的业务档案，以获取必要的信息和支持，提高工作效率和质量。

-对于档案管理部门的不合理要求或限制，员工有权提出申诉，向管理层反映情况，维护自身的合法权益。

2.员工义务

-员工有义务遵守本制度规定的档案借阅流程和要求，如实填写借阅申请信息，不得提供虚假信息或恶意借阅档案。

-在借阅档案期间，员工有责任妥善保管档案，不得擅自涂改、伪造、删除档案内容，不得将档案泄露给无关人员，确保档案的安全和保密。

-按时归还借阅的档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理申请手续。如因个人原因导致档案损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。

3.旅行社权利

-旅行社有权对业务档案进行统一管理和调配，确保档案的合理利用和安全保管，以维护旅行社的正常运营和利益。

-对于违反档案借阅制度的员工，旅行社有权按照相关规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等，以维护制度的严肃性。

4.旅行社义务

-旅行社有义务为员工提供必要的档案借阅条件和支持，确保员工能够顺利获取工作所需的档案信息。

-不断完善档案管理制度和设施，提高档案管理的信息化水平和服务质量，为员工和游客提供更好的档案利用体验。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制