培训机构学员学习档案建立与管理制度.doc

培训机构学员学习档案建立与管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本培训机构学员学习档案的建立、管理与使用，确保学员学习信息的完整性、准确性和安全性，为学员提供优质的学习服务，同时为教学质量的提升和机构的科学决策提供有力支持，契合本机构“以学员为中心，助力全面成长”的企业文化和经营理念。

2.适用范围

本制度适用于本培训机构全体在册学员的学习档案管理工作，涉及参与档案建立、管理、使用的全体员工。

3.基本原则

遵循真实性、完整性、保密性、便利性原则。确保档案信息真实反映学员学习情况，涵盖全面学习信息，严格保护学员隐私，同时保证档案易于查询和使用，以提高运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理小组

设立专门的学员学习档案管理小组，由行政主管担任组长，成员包括教学部门、市场部门、客服部门等相关人员，实行扁平化管理，减少沟通层级，提高工作效率。

-行政主管：全面负责学员学习档案管理制度的制定、监督执行与协调工作，确保档案管理工作符合机构整体发展战略和运营要求。

-教学部门人员：负责提供学员的学习成绩、课堂表现、作业完成情况、考试成绩等与教学直接相关的信息，确保教学信息的及时、准确录入档案。

-市场部门人员：协助提供学员报名时的基本信息、招生渠道等资料，为档案的完整性提供支持。

-客服部门人员：收集学员的反馈意见、投诉记录等信息，将其纳入学员档案，以便全面了解学员需求和满意度。

2.档案管理员

由专人担任档案管理员，负责档案的日常建立、整理、归档、保管和查询服务等工作。具体职责如下：

-按照规定的流程和标准，及时建立新学员的学习档案，并确保档案信息的初始录入准确无误。

-定期对档案进行整理和更新，将各部门提供的学员信息有序纳入档案，保证档案内容的时效性。

-负责档案的实体保管，确保档案存储环境安全，防止档案损坏、丢失或泄露。

-为有需求的部门和人员提供档案查询服务，严格执行档案查阅审批流程。

三、管理流程

1.档案建立

-新学员报名成功后，市场部门在24小时内将学员报名信息（包括姓名、性别、年龄、联系方式、报名课程、招生渠道等）传递给档案管理员。

-档案管理员在收到信息后的48小时内创建学员档案的电子和纸质文档，分配唯一的档案编号，并进行初步的信息录入和整理。

-教学部门在学员开课一周内，将学员的课程安排、教材领取等信息提供给档案管理员，完善档案内容。

2.档案更新

-教学部门在每次课程结束后，应在3个工作日内将学员的课堂表现、作业完成情况等信息反馈给档案管理员，以便及时更新档案。

-学员进行阶段性考核或考试后，教学部门应在成绩公布后的2个工作日内将成绩录入档案系统，确保档案信息的时效性。

-客服部门在接到学员反馈意见或投诉后的24小时内，将相关信息整理后传递给档案管理员，记录在学员档案中。

3.档案查阅

-内部员工因工作需要查阅学员档案时，需填写《学员档案查阅申请表》，注明查阅目的、所需信息范围等，经部门负责人审批后提交给档案管理员。

-档案管理员在核实申请表信息无误后，为查阅人员提供相应档案资料，并记录查阅时间、查阅人等信息。查阅结束后，查阅人员需在档案归还记录上签字确认。

-外部机构或个人（如学员家长、合作单位等）如需查阅学员档案，必须经过学员本人（或监护人）书面授权，并提交相关证明文件，经机构负责人审批同意后，按照内部查阅流程进行查阅。

4.档案保管

-档案管理员负责将纸质档案存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。同时，定期对纸质档案进行检查，防止受潮、虫蛀等损坏情况。

-电子档案存储在专用的服务器上，设置不同级别的访问权限，确保数据安全。档案管理员每周进行数据备份，备份数据存储在异地存储设备中，以防突发情况导致数据丢失。

5.档案销毁

-对于已毕业或退学超过规定年限（一般为5年）的学员档案，经机构负责人审批后，可进行销毁处理。

-档案销毁应采用合适的方式，如粉碎纸质档案、彻底删除电子档案数据等，并做好销毁记录，包括销毁档案的编号、数量、时间等信息。

四、权利与义务

1.学员权利

-学员有权了解自己学习档案的内容，可在提前预约的情况下，到机构档案管理部门申请查阅个人档案。

-学员如发现档案中存在错误或遗漏信息，有权要求档案管理部门及时更正和补充。

-学员对自己档案信息的保密性享有权利，机构应严格保护学员档案信息，未经学员授权，不得向任何第三方泄露。

2.学员义务

-学员在报名时应如实提供个人信息，