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基于大数据视域下的档案管理研究

1前言

大数据化的档案智慧化管理指的是在档案信息化管理的基础上，通过利用大数据及其相关技术对档案实体、档案库房进行自动监控和管理，对档案进行全过程维护与管理，以及对档案的相关数据信息进行分析、预测与共享。现行的地方政府档案管理模式多数还是管档人员人工管理，存在着档案利用率低、管理方式落后等弊端。因为大数据的意义在于通过对数量巨大且不同类型的数据进行分析与管理，从而对核心价值进行预测，正与解决以上问题的需要不谋而合。在大数据环境下对档案管理开展研究，目的是希望可以在理论上找到一条解决这些问题的途径，以期能指导实践，最终可以有效改善档案管理现状。

2现行档案管理存在的主要问题

2.1档案管理理念落后

传统档案管理理念下的档案管理流程是基本遵循信息采集、中间整理、储存备份、利用查询这几个步骤。在大数据时代，面临着数据呈现海量化发展，如果在档案管理工作中继续沿用传统的档案管理理念，以及相应的工作流程，在很大程度上无法应对大数据的挑战。

2.2基础设施建设问题

现行档案管理，以计算机为主要工具，联合应用信息技术和网络技术，为相关部门提供信息化档案服务。在实际生活中，忽视档案管理数据化建设，无法为档案管理部门提供有效支持。有些内部信息化的同时，没有注意与外界的联系，使档案资源配置出现失衡现象。现阶段，现阶段档案管理最大问题是资金不足，设备不能及时升级或更新，管理系统过于陈旧，降低档案管理人员工作效率。档案管理的资金投人较少，使得档案管理缺乏资金基础，难以推动档案管理更高水平发展。

2.3档案管理保存质量亟待加强

大数据的产生使得传统方式保存的资料存储得到了更加有效地处理，利用大数据系统保存档案资料，在减小存储空间的同时，还能有效提高档案数据的存储质量。越重要的信息越需要长时间的保存，而纸质信息作为以往档案管理中的关键内容，在进行长时间的保存后容易发生字迹模糊的问题，作为信息载体的纸质材料也会发生老化的现象，这些状况严重影响了档案资料的保存质量。而大数据时代的到来，使得档案的储存方式从以往的纸质信息向以电子信息作为主要储存模式的信息管理方式变化。

2.4档案管理员队伍素质有待提升

考虑到档案管理工作是一项细致而琐碎的工作，因此要求从业人员应当具备较高的责任心、能够认真对待档案管理中的每一个环节，并且能够全身心地投入于木职工作之中。不过从目前档案管理工作的从业人员队伍整体素质来看，相当一部分档案管理机构或部门的从业人员存在养整体素质不高的现象，这对于当前的档案管理工作而高是一个不利的因素。一些机构或部门将年龄较大或者是新入职的人员安排到档案管理部门，由此使得档案管理工作难以收到预期的成效。

3大数据档案管理价值

3.1档案信息资源共享。

应用大数据技术可以真正实现档案信息资源的共享与利用。可以利用云存储技术，将有用的信息存储在云平台上，建设云档案系统，实现云存储。这样使用者可以在任何时间、任何地方，通过任何可联网的装置从客户端连接到云平台，从而方便地存取数据。档案的存储可以在大数据时代背景下具有这种发展新趋势，云存储不仅能方便档案信息资源的共享，更能节省开发利用的时间以及存储和管理的成本。

3.2档案信息价值挖掘。

以前档案的整理是将相对完整的信息按“包裹”存储，这些相对完整的信息最终形成档案卷宗的主题。在服务利用时常通过“主题匹配”的方式查找档案，而档案卷宗中所包含的稀疏的信息价值，却往往得不到利用。而这些包含的稀疏的信息多数是民生档案。而如果能够利用大数据技术把这些民生档案的价值挖掘出来，不仅能够使档案得到广泛的运用，使档案的价值进一步得以体现。

4大数据档案管理策略

4.1更新档案管理理念

大数据时代，人们的思想观念越来越现代化，作为档案工作者也应该与时俱进，解放思想，更新观念，树立大档案观、大数据、大平台和大服务的现代化档案管理理念，并用现代化的档案管理理念去指导实际行动和工作，实现档案管理工作的现代化。

4.2完善档案管理体制

档案管理工作在大数据时代下实现了更大的提升，然而档案管理者与信息的安全方面仍然还有许多需要完善的地方。大数据的到来使信息面临新的处理方式，由于相关的档案处理体制尚不健全。因此档案的管理出现了混乱。为了提高档案管理工作的效率，需要完善相关的档案管理体制。在处理档案信息时，档案管理的有关部门要建立相应的配套措施，使档案管理的工作更加清晰。

4.3档案管理资源有效整合

大数据档案管理要建立起档案信息系统与其他业务信息系统的对接，对当前存量信息资源便可以进行有效的整合利用，在运营过程中产生的各种类型的档案也可以直接存储进档案信息系统进行分析分类。档案信息资源的整合不仅为档案大数据的建设铺开了一条星光大道，也为各部门更快的业务资源分享速率与更加高效的管理实施提供