销售订单跟进服务流程规范.docxVIP

销售订单跟进服务流程规范

一、订单接收与初步审核

1.订单接收渠道

销售订单可以通过多种渠道接收，包括但不限于线上销售平台、电子邮件、传真以及线下当面签订等。无论通过何种渠道，负责接收订单的人员都必须确保订单信息的完整性和准确性。对于线上平台自动生成的订单，系统应及时进行数据抓取和整理；对于电子邮件和传真订单，接收人员需在第一时间打印并记录接收时间；线下当面签订的订单则要当场对订单内容进行确认。

2.初步审核内容

-客户信息审核：审核客户的基本信息，如公司名称、联系人姓名、联系地址、电子邮箱等是否准确无误。若发现信息缺失或有误，应立即与客户取得联系进行补充和更正。

-产品信息审核：确认订单中所涉及的产品名称、规格、型号、数量等是否清晰明确。对于模糊不清的产品描述，需与销售团队或客户进一步沟通，以确保准确理解客户需求。

-价格与条款审核：检查订单中的产品价格是否与公司的定价策略一致，是否存在特殊的价格优惠或折扣情况。同时，审核订单中的付款方式、交货时间、交货地点等条款是否符合公司的规定和双方的约定。

3.审核结果处理

-审核通过：若订单信息完整、准确，且各项条款符合公司要求，审核人员应在订单上签字确认，并将订单及时录入公司的销售管理系统，以便后续跟进。

-审核不通过：若订单存在问题，审核人员应详细记录问题所在，并及时与相关人员（如销售代表、客户等）沟通。对于客户信息不完整的情况，可通过电话、邮件等方式联系客户补充信息；对于产品信息不明确或价格条款存在争议的问题，需与销售团队共同协商解决方案，并及时反馈给客户。在问题解决之前，订单应暂时搁置，待审核通过后再进行后续处理。

二、订单分配与任务下达

1.订单分配原则

根据订单的性质、客户需求、产品类型以及销售团队的专业能力和工作负荷等因素进行订单分配。对于常规订单，可以按照区域、产品线或销售代表的业绩指标进行分配；对于特殊订单或大型项目订单，则应组织专门的项目团队进行负责，确保订单能够得到妥善处理。

2.任务下达流程

-内部沟通：订单审核通过并分配后，销售管理部门应及时与相关的销售代表、生产部门、物流部门等进行内部沟通，确保各部门了解订单情况和工作要求。沟通方式可以采用会议、邮件、即时通讯工具等，确保信息传递的及时性和准确性。

-任务下达：销售管理部门根据订单分配结果，向销售代表下达具体的任务指令。任务指令应明确订单的基本信息、客户需求、交货时间、工作重点和注意事项等内容。同时，为销售代表提供必要的支持和资源，如产品资料、客户背景信息等。

-责任确认：销售代表在收到任务指令后，应及时确认任务内容和责任，并制定相应的工作计划。若对任务有任何疑问或建议，应及时与销售管理部门沟通。

三、订单执行与进度跟踪

1.生产环节跟踪

-生产计划制定：生产部门在接到订单后，应根据订单要求和生产能力制定详细的生产计划。生产计划应明确各生产环节的时间节点、责任人以及所需的原材料和设备等资源。

-进度监控：销售代表和生产部门应建立定期的沟通机制，及时了解生产进度。销售代表可以通过生产部门提供的生产日报、周报等报表，掌握产品的生产数量、质量情况以及是否存在生产延误等问题。若发现生产进度滞后，应及时与生产部门沟通，分析原因并采取相应的措施进行调整，如增加生产设备、调整生产人员安排等。

-问题协调解决：在生产过程中，可能会遇到各种问题，如原材料供应不足、设备故障、技术难题等。销售代表应积极协调各方资源，协助生产部门解决问题。对于因外部因素导致的问题，如原材料供应商交货延迟，销售代表应及时与供应商沟通，督促其尽快交货；对于内部技术难题，应组织相关技术人员进行攻关，确保生产顺利进行。

2.质量控制跟踪

-质量标准明确：质量控制部门应根据订单要求和公司的质量标准，制定详细的质量检验计划。质量检验计划应明确检验的项目、方法、频率和标准等内容。

-检验过程监控：在产品生产过程中，质量控制部门应按照质量检验计划进行严格的检验和监控。销售代表可以定期到生产现场了解质量检验情况，查看检验报告和记录。若发现产品质量不符合要求，应及时与质量控制部门和生产部门沟通，采取返工、整改等措施，确保产品质量符合客户需求。

-客户反馈处理：对于客户在质量方面提出的反馈和意见，销售代表应及时反馈给质量控制部门和生产部门。质量控制部门应对客户反馈进行分析和调查，找出问题的根源，并采取相应的改进措施。同时，销售代表应及时将处理结果反馈给客户，确保客户满意。

3.物流配送跟踪

-物流安排：物流部门在接到订单后，应根据订单的交货时间、交货地点和产品特性等因素，选择合适的物流方式和物流供应