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2026年金属采选公司设备技术档案（说明书、维修记录）管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司设备技术档案管理，确保设备说明书、维修记录等核心资料完整、准确、可追溯，为设备全生命周期管理（如安装调试、日常维护、故障维修、报废评估）提供支撑，结合金属采选行业设备特性（如采矿机、破碎机、选矿机等设备体型大、结构复杂、使用周期长、维修频率高），依据《中华人民共和国档案法》《企业设备管理条例》等法律法规及公司设备管理需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各生产矿区、控股子公司（以下统称“各单位”）所有生产经营相关设备的技术档案管理，包括采矿设备、选矿设备、运输设备、辅助生产设备（如发电机、水泵）等，涵盖设备说明书的收集归档、维修记录的填写与保存、档案的更新与使用等全流程，涉及设备管理部门、使用部门、维修部门及档案管理人员。

第三条核心原则

完整性原则：设备技术档案需涵盖设备从采购到报废的全周期关键资料，确保说明书无缺失、维修记录无遗漏，完整反映设备技术状态与使用历程；

准确性原则：档案内容需真实、准确，说明书需与设备型号匹配，维修记录需如实填写维修时间、故障原因、维修措施、更换部件等信息，不得编造或篡改；

可追溯原则：档案需按统一规则编号，明确设备唯一标识，确保通过档案可快速追溯设备历史维修情况、技术参数，为设备故障诊断与维护提供依据；

安全存储原则：采用纸质与电子双备份存储方式，保障档案安全，防止因丢失、损坏、泄密导致设备管理受阻；

便捷使用原则：档案管理需便于查询与调用，确保设备维修、技术改造、合规检查时，相关人员能快速获取所需档案资料。

第四条责任分工

设备管理部门：作为牵头部门，负责制定设备技术档案管理细则、统一档案编号规则、组织档案收集与审核，监督各单位档案管理执行情况，指导档案使用；

各单位设备管理小组：负责本单位设备说明书的收集、整理，督促维修部门填写维修记录，定期向公司设备管理部门报送档案更新信息，保管本单位纸质档案；

维修部门（或维修班组）：负责填写设备维修记录，详细记录维修过程信息，维修完成后3个工作日内将记录提交至设备管理小组归档，确保记录真实完整；

采购部门：在设备采购时，需向供应商索要完整的设备说明书（含纸质版与电子版），确保说明书涵盖技术参数、安装指南、维护手册、故障排除等内容，采购完成后10个工作日内将说明书移交设备管理部门；

档案管理部门（或指定专人）：负责公司级设备技术档案电子版本的统一存储、备份与保密管理，建立电子档案查询系统，提供档案查询服务；

设备使用部门：配合设备管理部门收集设备使用过程中的异常情况，反馈设备故障信息，协助维修部门完善维修记录，在需要时申请查阅设备技术档案。

第二章设备技术档案构成与收集

第五条档案构成

设备技术档案主要包括设备基础资料、说明书资料、维修记录资料三大类，具体内容如下：

基础资料：设备名称、型号规格、设备编号、生产厂家、出厂日期、采购日期、安装调试日期、验收报告、设备原值、预计使用年限、所属单位与使用部门、设备位置等基础信息；

说明书资料：设备生产厂家提供的官方说明书（含纸质版与电子版），包括技术参数表（如功率、转速、处理能力、外形尺寸、重量等）、安装调试说明书、日常维护保养手册、故障诊断与排除指南、易损件清单及更换说明、安全操作规范等；

维修记录资料：设备从投入使用到报废期间所有维修相关记录，包括日常保养记录（如润滑、清洁、部件检查）、故障维修记录（如故障发生时间、故障现象、故障原因分析、维修人员、维修时间、维修所用工具与材料、更换部件型号及数量、维修后测试结果）、大修记录（如大修时间、大修内容、大修预算与费用、大修验收报告）、技术改造记录（如改造原因、改造方案、改造时间、改造后效果评估）。

第六条说明书收集与归档

收集要求：采购部门在设备采购合同中需明确约定供应商提供说明书的数量（纸质版至少2份，电子版1份）与内容完整性，确保说明书能满足设备安装、维护、维修需求；对于进口设备，需同时提供中文版本说明书；

审核与移交：采购部门收到说明书后，需核对说明书与设备型号的一致性，检查内容是否完整（如是否缺少关键技术参数、维修指南），审核无误后，将1份纸质版与电子版移交公司设备管理部门，1份纸质版移交设备所属单位设备管理小组；

归档存储：公司设备管理部门收到说明书后，5个工作日内将电子版提交档案管理部门存储，纸质版与设备基础资料合并整理，建立公司级设备技术档案；设备所属单位设备管理小组将收到的纸质版说明书存放于本单位档案柜，与设备维修记录一同保管，确保随时可查阅。

第七条维修记录收集

日常保养记录：设备使用部门或维修部门按设备维护手册要求，定期对设备进行日常保养（如每日清洁、每周润滑、每月部件检查），