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行业通用采购申请与审批工具物资采购规范版

引言

物资采购是企业运营的关键环节，规范化的采购申请与审批流程可有效降低采购成本、控制风险、提升效率。本工具基于行业通用实践，整合物资采购全流程管理要点，适用于各类企业日常物资采购场景，助力实现采购管理的标准化、透明化与合规化。

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于制造业、服务业、建筑业等多行业企业的物资采购管理，具体场景包括但不限于：

日常运营采购：办公耗材、生产辅料、维修配件等常规物资的采购申请；

项目专项采购：新建项目、技改项目所需设备、材料的采购需求提报；

紧急采购：因生产故障、市场变化等突发情况导致的急需物资采购；

批量采购：对标准化程度高、需求频次稳定的物资（如原材料、标准件）的计划性采购。

适用对象包括企业内各业务部门（如生产部、行政部、项目部）、采购管理部门及审批管理层。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请单提报

操作主体：物资需求部门（如生产部需采购生产耗材，由生产组提交申请）。

操作内容：

需求部门根据实际需求（如月度生产计划、临时维修任务），填写《物资采购申请单》（模板见第三章），详细注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明及附件（如图纸、技术参数表等）；

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

注意事项：

物资名称需使用行业通用标准名称，避免模糊描述（如“办公用品”需明确为“A4打印纸80g500张/包”）；

规格型号、技术参数需符合使用要求，必要时附技术确认单，避免采购误差。

（二）采购部门初审

操作主体：采购管理部门（如采购部）。

操作内容：

接收申请单后，重点审核“需求合理性”（如数量是否与历史用量匹配、规格是否必要）、“预算匹配度”（是否在部门年度预算范围内）；

对常规物资，核对库存台账，优先从现有合格供应商或历史合作供应商中比价；对新型或特殊物资，启动供应商寻源流程（至少3家比价，保留报价记录）。

注意事项：

若申请超出预算或需求不合理，需在1个工作日内反馈需求部门补充说明或调整；

紧急采购（如生产停机急需维修件）可简化比价流程，但需在申请单中标注“紧急”原因，经需求部门负责人及分管领导签字确认后优先处理。

（三）财务部门预算审核

操作主体：财务部门（如财务部）。

操作内容：

审核采购申请是否对应对应预算科目，预算金额是否充足；

对大额采购（如单笔超10万元）或预算外采购，核查是否有预算调整审批手续（如《预算外采购申请表》）。

注意事项：

预算不足时，需退回需求部门办理预算追加流程，补充审批后再推进采购；

审核通过后，在《物资采购申请单》“财务审核”栏签字确认，同步更新预算台账。

（四）分级审批决策

根据采购金额及物资重要性，实行分级审批：

采购金额（含）

审批人

5万元以下

需求部门负责人+采购部经理

5万-20万元

需求部门负责人+采购部经理+分管副总

20万元以上

需求部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理

操作内容：

审批人重点审核采购的“必要性”“合规性”及“性价比”（如大额采购需附供应商比价分析表）；

审批通过后，在《物资采购申请单》“审批意见”栏签字确认，流转至采购部门执行；审批不通过需注明原因，退回需求部门。

注意事项：

分级标准可根据企业规模调整，但需明确金额权限，避免越级审批；

涉及固定资产（如设备、仪器）采购，需附设备管理部门的《固定资产采购审批表》。

（五）采购执行与订单下达

操作主体：采购管理部门。

操作内容：

根据审批通过的申请单，向选定供应商下达《采购订单》，明确物资名称、规格、数量、交付时间、质量标准、付款方式及违约责任；

大额采购（如超20万元）需签订正式采购合同，合同需经法务部门审核（如设法务岗）。

注意事项：

供应商需从《合格供应商名录》中选择，名录外供应商需经过资质评审（如营业执照、相关资质证书）；

采购订单需唯一编号（格式：年份+部门简称+流水号，如“2023采-001”），保证可追溯。

（六）到货验收与入库

操作主体：需求部门、仓库管理部门、采购部门。

操作内容：

物资送达后，需求部门联合仓库管理员进行现场验收：核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观质量、合格证及技术文件；

验收合格后，填写《到货验收单》，三方签字确认；不合格物资需当场拒收，填写《不合格品处理单》，采购部门负责与供应商协商退换货。

注意事项：

技术复杂的物资（如精密设备）需邀请技术人员参与验收，或委托第三方检测机构出具检测报告；

验收合格后，仓库管理员及时办理入库手续，更新库存台账，同步将《到货验收单》反馈至财务部门。

（七）付款结算与资料归档

操作主体：财务部门、采购部门。

操作内容：

财务部门根据采购订单、《到货验收单》、供应商发票及合同付款条款，审核无误后安排