建筑公司部门发票管理规定.doc

建筑公司部门发票管理规定

一、总则

本建筑公司秉持“质量为本，创新致远，诚信共赢”的企业文化与经营理念，致力于为客户提供优质建筑服务，实现经济效益与社会效益的统一。在公司扁平化管理模式下，为规范公司部门发票管理，加强财务监督，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及财务制度，结合公司实际情况，特制定本规定。本规定旨在确保发票管理的规范化、标准化，提高公司财务管理水平，助力公司健康稳定发展。

二、适用范围

本规定适用于建筑公司全体员工及与公司有业务往来的客户。公司全体员工在涉及发票相关业务操作时，须严格遵循本规定；与公司有业务往来的客户，在与公司进行发票相关的经济活动时，同样需按照本规定执行，以保障双方经济活动的合法合规及财务流程的顺畅。

三、组织架构与职责分工

1.财务部门

-作为发票管理的核心部门，负责制定和完善发票管理制度及流程，并监督各部门执行情况。

-统一购买、保管、发放和缴销各类发票，建立发票使用登记台账，详细记录发票的领购、使用、作废、结存等情况。

-对发票的开具、取得和审核进行专业指导和审核把关，确保发票内容真实、准确、完整，符合财务制度和税务法规要求。

-协助税务机关进行发票检查，提供相关资料和信息，配合税务机关做好发票管理工作。

2.业务部门

-负责在业务活动中及时、准确地向客户开具发票或取得发票。

-对取得的发票进行初步审核，确保发票的真实性、合法性、关联性，并及时传递给财务部门。

-根据业务实际情况，合理申请发票的领用数量，严格按照规定用途使用发票，不得转借、转让、代开发票。

3.行政部门

-协同财务部门做好发票管理的宣传、培训工作，提高全体员工的发票管理意识和业务水平。

-在涉及行政事务的发票取得和处理过程中，遵循本规定要求，配合财务部门完成相关工作。

四、管理内容与流程

1.发票的开具

-业务部门在确认业务收入实现且符合发票开具条件时，应及时向财务部门提交发票开具申请。申请内容包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、开票金额、开票内容等详细信息。

-财务部门对申请信息进行审核，审核无误后，根据业务性质和税务规定，选择合适的发票种类和开票系统进行开具。开具发票时，确保发票内容与业务实际相符，字迹清晰，不得压线、错格。

-发票开具完成后，财务部门应在发票联和抵扣联加盖公司发票专用章，并及时交付业务部门，由业务部门负责送达客户。同时，财务部门应将发票开具信息准确录入发票使用登记台账。

2.发票的取得

-员工在办理各类经济业务过程中，应按照规定向对方索取合法有效的发票。取得的发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章，且发票内容应完整、准确。

-员工取得发票后，应在第一时间对发票进行初步审核，检查发票的基本信息是否正确，发票开具内容与业务实际是否相符，发票是否存在伪造、变造等问题。如发现问题，应及时要求对方重新开具。

-审核无误的发票，员工应在发票背面签字，并注明业务内容、经办人等信息，然后按照公司费用报销流程或其他相关规定，及时将发票提交给财务部门进行报销或入账处理。

3.发票的保管

-财务部门设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，确保发票存放安全。发票应按照发票种类、号码顺序进行分类存放，便于查找和管理。

-建立发票使用登记台账，详细记录发票的购领日期、发票号码、发票种类、领用人、开具金额、作废情况等信息。发票使用登记台账应妥善保管，保存期限按照国家相关规定执行。

-对于作废发票，应在发票各联次上加盖“作废”戳记，并与存根联一起妥善保管，不得擅自销毁。丢失发票的，应立即向公司报告，并按照税务机关的要求办理挂失、登报声明等手续。

4.发票的审核

-财务部门收到业务部门提交的发票开具申请或员工报销提交的发票后，应进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、关联性等方面。

-审核发票的真实性，主要通过发票查询平台或其他税务机关认可的方式，核实发票的真伪；审核发票的合法性，检查发票是否符合税务法规规定，是否存在违规开具的情况；审核发票的完整性，查看发票的基本信息是否齐全，发票联次是否完整；审核发票的关联性，确认发票开具内容与公司业务活动是否相关。

-对于审核不符合要求的发票，财务部门应及时通知相关人员进行整改或重新取得发票。未经审核通过的发票，不得作为报销凭证或入账依据。

五、权利与义务

1.员工的权利与义务

-权利

-员工有权要求公司提供发票管理方面的培训和指导，以提高自身发票管理业务水平。