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办公用品以及办公易消耗品管理办法

第一条管理范围界定

本办法所指办公用品及办公易消耗品（以下简称办公耗材）包括：

1.低值耐用品：使用周期超过1年、单价低于2000元且非一次性消耗的物品，如计算器、文件框、装订机、U盘、鼠标、键盘等；

2.常规消耗品：单次领用后可直接消耗或短期内需重复补充的物品，包括书写工具（中性笔、铅笔、橡皮等）、纸张类（复印纸、便签纸、信封等）、办公辅助材料（回形针、大头针、胶棒、胶带等）；

3.高值消耗品：单价较高且消耗频率较低的物品，如硒鼓、墨盒、碳粉、打印色带等；

4.其他类：经行政部门认定需纳入管理的临时采购物品。

第二条管理职责划分

（一）行政部门职责

1.统筹制定办公耗材管理规范，建立电子台账与纸质台账双重管理体系；

2.负责年度采购预算编制、月度需求汇总、供应商管理及入库验收；

3.监督各部门耗材使用情况，定期进行库存盘点与使用效率分析；

4.组织报废耗材的鉴定、回收及处置工作。

（二）财务部门职责

1.审核年度采购预算及月度采购申请，监督资金使用合规性；

2.参与高值消耗品采购价格谈判，复核入库及领用单据；

3.对异常消耗数据进行财务审计，提供成本控制建议。

（三）使用部门职责

1.指定1名兼职管理员（可由部门文员兼任），负责本部门耗材需求申报、领用登记及日常管理；

2.落实部门内部使用规范，制止浪费行为并及时上报异常消耗情况；

3.配合行政部门完成盘点、审计及整改工作。

（四）员工个人职责

1.按实际需求领用耗材，妥善保管个人使用的低值耐用品；

2.遵守以旧换新按需领用等管理要求，不得私存、转借或挪用公共耗材；

3.发现耗材质量问题或异常消耗现象，应立即向部门管理员反馈。

第三条采购管理

（一）需求申报

1.常规消耗品实行月度计划申报制：各部门兼职管理员需于每月25日前，通过企业OA系统提交下月《办公耗材需求申请表》，注明物品名称、规格、数量及用途说明；

2.低值耐用品及高值消耗品实行零基申报：首次领用或因损耗需补充时，由使用人填写《特殊耗材申购单》，经部门负责人签字确认后提交行政部门；

3.临时紧急需求（如突发会议、项目攻坚）需填写《紧急采购申请单》，经分管领导审批后，由行政部门优先采购并事后补录需求台账。

（二）审批流程

1.月度常规需求：行政部门汇总后，按部门管理员→行政部门负责人→分管领导三级审批，单次采购预算超过5000元需报总经理审批；

2.特殊及紧急需求：行政部门需对申请合理性进行核查（如低值耐用品是否已达到使用年限、高值消耗品是否与现有设备匹配），核查通过后提交审批；

3.严禁拆分采购规避审批，同一使用人或同一项目10日内同类耗材采购需求累计超过2000元的，视为拆分采购行为。

（三）供应商管理

1.行政部门应建立合格供应商名录，优先选择具备正规资质、供货稳定且提供售后保障的供应商，每年进行1次供应商综合评价（评价指标包括价格、质量、交货时效、售后服务）；

2.单次采购金额超过1万元的，需通过比价（至少3家供应商）或招标方式确定供应商；

3.签订采购合同时需明确质量标准（如复印纸克重≥70g、中性笔芯书写长度≥500米）、交货时间（常规订单≤3个工作日，紧急订单≤1个工作日）、退换货条款（质量问题7日内无条件退换）及违约责任。

第四条入库管理

（一）验收标准

1.数量验收：按采购订单逐一核对，误差率超过3%的需与供应商确认并重新发货；

2.质量验收：检查物品包装完整性（如硒鼓需密封、复印纸无受潮痕迹）、标识齐全性（如中性笔需标注品牌及型号）、功能有效性（如装订机测试装订厚度）；

3.高值消耗品需额外验证兼容性（如墨盒需与部门现有打印机型号匹配），必要时可由使用部门现场测试。

（二）登记入账

1.验收合格后，库管员需在24小时内完成纸质台账与电子系统同步登记，记录内容包括：物品名称、规格型号、数量、采购单价、供应商、入库日期、存放位置；

2.低值耐用品需单独建立《资产登记卡》，标注使用部门、责任人及预计使用年限（如计算器3年、U盘5年）；

3.入库单据需由库管员、验收人（行政部门指定人员）双方签字确认，存档保存至少3年。

（三）存储管理

1.按类别分区存放：低值耐用品区（带锁柜）、常规消耗品区（货架分层）、高值消耗品区（独立保险柜）；

2.遵循先进先出原则，近效期物品（如胶棒、印油）需标注生产日期，优先发放；

3.仓库需保持通风干燥（湿度≤60%）、温度适宜（15℃-28℃），配备防火、防盗设施（如烟雾报