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采购管理操作规范及实施细则

一、总则

目的

为了规范公司采购管理工作，确保采购过程的透明、高效、合规，保证所采购的物资和服务符合公司生产经营的质量、数量和时间要求，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本操作规范及实施细则。

适用范围

本规范及细则适用于公司内部所有物资采购、服务采购等相关活动。包括但不限于原材料、设备、办公用品、维修配件、外包服务等采购业务。

职责分工

1.采购部门

-负责制定采购计划，筛选和评估供应商，与供应商进行商务谈判和合同签订。

-执行采购订单的下达、跟踪和催货，确保物资按时到货。

-处理采购过程中的异常情况，如供应商违约、质量问题等。

-建立和维护供应商档案，定期对供应商进行绩效评估。

2.需求部门

-提出准确、详细的采购需求，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求和交付时间等。

-参与供应商的选择和评估，对采购物资或服务进行验收。

3.财务部门

-负责审核采购预算和采购合同的资金安排。

-办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和控制。

-监督采购资金的使用情况，防范财务风险。

4.质量控制部门

-对采购物资进行质量检验和验收，确保符合公司的质量标准。

-参与供应商的质量评估，提出质量改进要求。

二、采购计划管理

采购计划的编制

1.需求部门应根据公司的生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，提前制定采购需求计划。采购需求计划应包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等详细信息。

2.采购部门汇总各需求部门的采购需求，结合公司的库存策略和市场供应情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购的品种、数量、预算、采购时间等内容，并报公司领导审批。

3.在编制采购计划时，应充分考虑以下因素：

-市场价格波动：关注市场价格走势，合理安排采购时间，降低采购成本。

-供应商的供应能力：评估供应商的生产能力、交货期等，确保供应商能够按时、按量供应物资。

-库存水平：根据公司的库存管理策略，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货。

采购计划的调整

1.当公司的生产经营计划发生变化、市场供应情况出现异常或其他原因导致原采购计划无法执行时，需求部门应及时提出采购计划调整申请。

2.采购部门收到调整申请后，应进行综合评估，分析调整的必要性和可行性。如确需调整采购计划，应重新编制采购计划，并报公司领导审批。

3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关供应商，协商调整采购订单的内容，并对采购进度进行跟踪和监控。

三、供应商管理

供应商的筛选与评估

1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商的基本情况、产品或服务范围、质量保证体系、生产能力、价格水平、交货期、售后服务等方面。

2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合公司基本要求的供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行测试。实地考察应重点了解供应商的生产环境、生产工艺、质量管理体系、人员素质等情况。

3.成立供应商评估小组，由采购部门、质量控制部门、需求部门等相关人员组成。评估小组根据供应商的综合表现，按照预先设定的评估指标和标准，对供应商进行评估打分。评估指标一般包括质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。

4.根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、评估报告、合作记录等内容，以便对供应商进行动态管理。

供应商的选择

1.在选择供应商时，应遵循“质量优先、价格合理、交货及时、服务良好”的原则。优先选择合格供应商名单中的供应商，对于新供应商，应进行严格的评估和审批。

2.对于重要物资或服务的采购，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，以确保采购过程的公平、公正、公开。招标和竞争性谈判应按照相关法律法规和公司的规定进行操作，包括发布招标公告、接收投标文件、组织开标、评标等环节。

3.对于一般物资或服务的采购，可以采用询价、比价等方式选择供应商。采购部门应向至少三家合格供应商发出询价单，要求供应商提供报价和相关资料。在比价时，应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。

供应商的合作与管理

1.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

2.定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。

3.加强与供应商的沟通与合作，建立良