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仓库管理信息系统操作规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范仓库管理信息系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保系统数据的准确性、完整性与安全性，提高仓储作业效率，降低运营风险，特制定本规范。本规范依据公司仓储管理制度及相关信息化建设要求，并结合系统实际功能特性编制。

1.2适用范围

本规范适用于公司内部所有使用该系统进行仓储管理相关操作的人员，包括但不限于仓库管理员、入库操作员、出库操作员、盘点员、系统管理员以及其他经授权的相关业务人员。系统覆盖的所有仓储区域及物料均适用本规范。

1.3基本原则

系统操作应遵循以下原则：

1.准确性原则：确保所有录入系统的数据真实、准确，与实际物料状态、数量、信息一致。

2.及时性原则：业务发生后应立即在系统中进行相应操作，避免数据延迟导致的管理脱节。

3.规范性原则：严格按照本规范及各模块操作指引执行，确保操作流程统一、标准。

4.安全性原则：妥善保管个人账号信息，严格遵守权限管理规定，防止数据泄露、丢失或被篡改。

5.保密性原则：不得随意泄露系统中的商业数据及敏感信息。

第二章系统用户与权限管理

2.1用户账号管理

1.用户账号由系统管理员统一创建、分配与注销。用户入职或岗位变动时，应由所在部门提交申请，经审批后由系统管理员配置相应账号及权限。

2.用户应使用本人账号登录系统，严禁转借、共用或泄露账号信息。账号密码应定期更换，选择复杂度较高的组合，并妥善保管。

3.用户离职或调离相关岗位时，应及时通知系统管理员注销或调整其账号权限，确保信息安全。

2.2用户权限分配

1.系统权限根据“最小权限”和“岗位适配”原则进行分配。不同岗位人员拥有与其工作职责相匹配的操作权限。

2.权限申请需经部门负责人及相关主管领导审批。系统管理员根据审批结果进行权限配置，并做好记录。

3.定期对用户权限进行复核与清理，确保权限设置与实际岗位需求一致，避免权限冗余或权限滥用。

2.3密码安全规范

2.密码长度及复杂度应符合系统设定要求，建议包含大小写字母、数字及特殊符号。

3.严禁使用与账号名相同、生日、连续数字等易被猜测的字符作为密码。

4.如怀疑密码泄露，应立即更改并向系统管理员报告。

第三章系统操作流程规范

3.1入库管理操作

1.订单接收与确认：

*采购或调拨入库时，操作员应首先在系统中接收并确认入库订单信息，核对订单编号、物料编码、品名规格、数量、交货日期等关键信息。

*对于异常订单（如信息不符、重复订单等），应及时与相关部门沟通核实，未经确认不得进行后续操作。

2.到货登记与质检：

*物料到货后，操作员根据实际到货情况，在系统中进行到货登记，记录供应商、到货日期、批次号等信息。

*如需质检，应触发质检流程，将物料信息推送至质检模块。质检完成后，根据质检结果（合格、不合格、让步接收）在系统中进行相应处理。不合格品需按规定程序进行隔离与处置，并在系统中记录。

3.上架与入库确认：

*合格物料应根据系统推荐或实际库位规划进行上架操作，在系统中准确录入或扫描库位编码、上架数量。

*所有物料上架完毕后，进行入库确认，完成整个入库流程。系统自动更新库存数量及库位信息。

3.2出库管理操作

1.出库订单处理：

*接收出库订单（如销售订单、生产领料单、调拨单等）后，操作员应仔细核对订单信息，包括物料编码、品名规格、出库数量、收货方、交货日期等。

*对库存不足或信息异常的订单，应及时反馈给相关部门协调解决。

2.拣货与复核：

*根据出库订单生成拣货任务，明确拣货库位、物料及数量。拣货员依据系统指引或拣货单进行拣货作业。

*拣货完成后，需在系统中进行复核操作，确保所拣物料与订单要求一致，数量准确无误。复核可采用人工复核或借助设备辅助复核。

3.打包与发货确认：

*复核通过的物料进行打包，生成或粘贴相应的物流标签。

*在系统中确认发货，记录物流信息（如快递公司、运单号），完成出库流程。系统自动扣减相应物料库存。

3.3库存管理操作

1.库位管理：

*物料存放应优先使用系统推荐库位，如需调整，应在系统中及时进行库位调整操作，确保账实位置一致。

2.库存查询与分析：

*用户可根据权限在系统中查询当前库存、历史库存、库存异动记录等信息，支持按物料、库位、批次等多维度查询。

*定期利用系统提供的库存分析报表，关注库存周转率、呆滞料预警等，为库存优化提供数据支持。

3.库存调整：

*因破损、损耗、溢余等原因导致实际库存与系统库存不符时，需进行库存调整。调整前需查明原因，填写库存调整单，经授权人员审批后，在系统中执行调整操