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AA管理手册编号方式质量手册编号

1.目的

本手册旨在规范公司质量管理体系文件的编号规则，确保各类质量手册编号的唯一性、系统性和可追溯性，为质量管理体系的有效运行提供标准化支持。

2.适用范围

本编号方式适用于公司所有质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等各类质量管理相关文件的编号管理。

3.编号原则

3.1唯一性原则

每个质量手册文件应具有唯一的编号标识，确保文件在整个质量管理体系中的可识别性和可追溯性。

3.2系统性原则

编号体系应具有逻辑性和系统性，能够反映文件的层级关系、类别归属和版本信息，便于文件的分类管理和检索。

3.3扩展性原则

3.4简明性原则

编号应简洁明了，便于记忆、书写和计算机处理，避免过于复杂的编码结构影响使用效率。

4.编号结构

4.1基本编号格式

质量手册编号采用字母与数字相结合的编码方式，基本格式为：AAXYYYY

其中：

AA：公司代码，固定为AA

：文件类别代码

X：文件序号

YYYY：版本号

4.2文件类别代码

文件类别代码采用两位大写字母表示，具体分类如下：

|代码|文件类别|说明|

||||

|QM|质量手册|QualityManual|

|QP|程序文件|QualityProcedure|

|WI|作业指导书|WorkInstruction|

|FR|记录表单|FormRecord|

|SP|支持性文件|SupportingProcedure|

4.3文件序号

文件序号采用三位数字表示，从001开始顺序编号，同一类别下的文件序号不得重复。文件序号应根据文件的重要程度和发布顺序进行分配。

4.4版本号

版本号采用四位数字表示，格式为VX.X，其中：

X.X：版本号，初始版本为V1.0

版本升级规则：重大修订升级主版本号，小幅修订升级次版本号

5.编号示例

5.1质量手册编号示例

AAQM001V1.0：表示公司质量手册，序号为001，版本为1.0

AAQM002V1.1：表示公司质量手册，序号为002，版本为1.1（小幅修订）

5.2程序文件编号示例

AAQP001V2.0：表示程序文件，序号为001，版本为2.0（重大修订）

AAQP015V1.0：表示程序文件，序号为015，版本为1.0

5.3作业指导书编号示例

AAWI008V1.2：表示作业指导书，序号为008，版本为1.2

AAWI023V3.0：表示作业指导书，序号为023，版本为3.0

6.编号管理职责

6.1质量管理部门

质量管理部门负责制定和维护文件编号规则，审核新文件的编号申请，确保编号的规范性和一致性。同时负责建立文件编号台账，记录所有文件的编号信息及版本变更情况。

6.2文件编制部门

文件编制部门负责根据本手册规定的编号规则，为新编制的文件申请编号，并在文件修订时及时更新版本号。编制部门应确保文件编号的准确性和唯一性。

6.3文件管理部门

文件管理部门负责文件的分发、存储和回收工作，确保所有发放的文件都具有正确的编号标识，并定期检查文件编号的使用情况，发现问题及时上报质量管理部门。

7.编号使用规范

7.1编号标识位置

文件编号应标注在文件的封面页眉位置、页脚位置以及每页的右上角，确保在文件的任何位置都能清晰识别文件编号信息。

7.2编号变更流程

当文件需要修订时，应按照版本升级规则更新版本号，并填写《文件修订申请表》，经质量管理部门审核批准后实施。编号变更后应及时更新相关文件和记录。

7.3废止文件处理

废止文件的编号应保留在文件编号台账中，并标注废止日期和废止原因，不得重复使用已废止的文件编号。废止文件的编号记录应至少保存5年。

8.编号记录与追溯

8.1编号台账管理

质量管理部门应建立《质量管理体系文件编号台账》，记录所有文件的编号、名称、版本、生效日期、编制部门、审核人、批准人等信息，并定期更新维护。

8.2编号追溯机制

通过文件编号可以追溯文件的基本信息、修订历史、使用情况等。当需要查询文件相关信息时，可通过编号台账快速定位和获取所需资料。

8.3编号统计分析

定期对文件编号使用情况进行统计分析，包括各类别文件数量、版本变更频率、编号使用效率等，为质量管理体系改进提供数据支持。

9.附则

本手册自发布之日起实施，由质量管理部门负责解释和维护。如有修订需求，应按照本手册规定的编号变更流程执行。各相关部门应严格遵守本手册规定，确保质量管理体系文件编号的规范化和标准化。