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文印室安全责任书

为强化文印室安全管理责任，明确安全管理要求与操作规范，防范因管理疏漏、操作不当或设备故障引发的安全事故，保障单位信息安全、设备安全及人员安全，根据国家相关法律法规及单位内部安全管理制度，结合文印室实际工作场景，现就文印室安全管理责任事项约定如下：

一、责任主体界定

本责任书责任主体分为管理责任方（以下简称“甲方”）与直接责任方（以下简称“乙方”）。甲方为单位综合管理部门（或授权安全管理机构），负责文印室安全管理制度制定、监督检查及应急协调；乙方为文印室日常管理责任人（以下简称“责任人”），具体包括文印室专职工作人员及经授权使用文印设备的其他人员（以下简称“使用人员”），负责文印室日常操作、设备维护及现场安全管理。

二、安全管理基本要求

（一）环境与场所管理

文印室须设置独立封闭空间，与办公区、档案区、易燃物品存放区保持安全距离。室内须配备通风换气装置，确保设备运行产生的臭氧、粉尘等污染物及时排出；地面需采用防滑、防火材料，墙面及天花板无脱落风险；门窗须安装防盗装置，非工作时间实行封闭管理。

室内物品摆放须遵循“分区明确、通道畅通”原则：设备区（复印机、打印机、扫描仪等）与耗材区（纸张、墨粉、硒鼓等）须物理隔离，间距不小于1米；废纸回收区须设置带盖金属垃圾桶，与设备区距离不小于2米；消防器材（灭火器、消防沙箱等）须放置于入口附近显眼位置，严禁遮挡或挪用。

（二）人员管理

文印室实行“准入登记”制度。非工作时间或非授权人员进入文印室，须提前向甲方提交申请，经审批后由责任人全程陪同并登记《文印室出入记录表》（含姓名、部门、进入时间、事由、离开时间）。禁止无关人员（如访客、临时施工人员等）单独滞留文印室，禁止在文印室内开展与文印工作无关的活动（如用餐、会客、堆放私人物品等）。

责任人须定期参加甲方组织的安全培训（每季度至少1次），内容涵盖设备安全操作、消防知识、信息保密等；使用人员须通过甲方组织的安全知识考核（每年至少1次），考核合格后方可独立使用文印设备。新入职或转岗至文印室的人员，须完成岗前安全培训并签订《安全承诺书》，方可上岗。

（三）信息安全管理

文印室涉及单位内部文件、数据的打印、复印、扫描等操作，须严格遵守《单位信息保密管理办法》。打印/复印涉密文件（含内部敏感文件）时，须凭《涉密文件印制审批单》（经部门负责人及保密办公室双签）操作，文件数量、编号须与审批单一致；打印过程中产生的废页须当场粉碎，禁止随意丢弃或带离文印室；完成印制后，须登记《涉密文件印制台账》（含文件标题、密级、数量、申请人、印制时间、回收时间），剩余纸张须退回保密办公室。

扫描文件时，须核对扫描内容与《扫描审批单》一致，禁止扫描未经授权的文件；扫描结果须存储于单位指定的加密存储设备，禁止通过私人U盘、云盘等外部介质传输；扫描完成后须清空设备内存，避免残留敏感信息。

三、设备操作安全规范

（一）通用操作要求

所有文印设备（含复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等）须由责任人或经培训的使用人员操作，禁止非授权人员擅自启动设备。操作前须检查设备状态：电源线无破损、接口无松动；进纸口无卡纸、异物；墨粉/硒鼓安装到位，无泄漏风险；显示屏无异常提示（如“故障”“过热”等）。

操作过程中须全程值守，禁止离开设备超过5分钟；禁止在设备运行时强行抽拉纸张、拆卸零部件；禁止向进纸口放入过厚、过薄或带钉、带胶的纸张（如硬纸板、照片纸、带订书钉的文件）；禁止在设备上方放置水杯、钥匙等物品，避免掉落引发短路或设备损坏。

设备运行时若出现异常（如冒烟、焦糊味、异响、剧烈震动等），须立即断电停机，报告责任人并联系专业维修人员处理，禁止自行拆解维修。

（二）专项设备操作细则

1.复印机/打印机

使用前须确认纸张规格（如A4、A3）与设备设置一致，避免卡纸；连续打印超过50页时，须间隔10分钟，防止设备过热；使用非原装耗材（如兼容墨粉、代用硒鼓）须经甲方审批，且须符合设备厂商安全标准（如耐高温、无毒性挥发）；打印结束后须清空任务队列，避免后续人员误取文件。

2.扫描仪

扫描前须清洁玻璃面板，避免杂质影响扫描质量；扫描厚度超过5mm的文件（如书籍、文件夹）时，须轻压盖板，禁止用力过猛导致面板碎裂；使用自动进纸器扫描时，单次放入纸张不超过30张，且纸张须整齐对齐，避免卡纸或多页同进。

3.碎纸机

碎纸前须取出文件中的金属物（如回形针、订书钉），禁止碎纸厚度超过设备标注的最大容量（如“可碎15张/次”）；连续碎纸时间不超过10分钟，须间隔5分钟散热；碎纸过程中若出现卡滞，须先断电，待刀片停止转动后再手动取出纸张，禁止带电清理。

四、设备维护与故障处理

（一）日常维护