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签证办理代办服务协议标准条款模板

作为深耕出入境服务领域十余年的从业者，我深知一份严谨且有人情味的服务协议，既是保障双方权益的”防护网”，更是建立信任关系的”连心桥”。在过往服务中，见过因协议条款模糊导致的推诿扯皮，也见过因责任界定清晰而顺利完成的跨国出行。基于此，结合行业惯例与实际案例，整理出这份兼顾专业性与通俗性的签证代办服务协议模板，力求在法律框架内传递服务温度。

一、协议主体界定（基础前提）

本协议由委托方（以下简称”甲方”）与受托方（以下简称”乙方”）共同签署。其中，甲方指有签证办理需求的自然人或合法组织，需提供有效身份证明（如身份证/护照复印件）及联系方式；乙方指具备合法经营资质的出入境服务机构，需在协议中明示营业执照编号、办公地址及服务人员信息（如经办顾问姓名、从业资格证编号）。

特别说明：若甲方为未成年人或无完全民事行为能力人，需由其法定监护人作为签署人，并提供监护关系证明（如户口本/出生医学证明）。此条款既是法律要求，也是对特殊群体的保护——曾遇到家长代孩子办理签证时遗漏监护证明，导致材料被退回，增加了不必要的时间成本。

二、服务内容明细（核心约定）

乙方为甲方提供的签证代办服务包含但不限于以下环节，具体服务范围以附件《服务确认单》为准（需双方签字确认）：

2.1材料预审与指导

乙方经办顾问将根据目标国家/地区签证政策（如申根、美签、东南亚国家等不同要求），对甲方提交的基础材料（护照、照片、身份证等）及辅助材料（在职证明、资产证明、邀请函等）进行形式审查，指出缺漏项并提供补正建议。例如曾有客户提供的银行流水余额不足，顾问及时提醒补充定期存单，避免了因资金证明不达标被拒签的风险。

2.2表格填写与翻译

针对需填写英文/目标国语言表格的签证类型（如美签DS-160表、加拿大网申表），乙方提供代填服务并确保信息与材料一致；对需翻译的中文材料（如在职证明、营业执照），由具备翻译资质的人员完成，翻译件加盖翻译专用章。这一步最容易出错——曾有客户因自行填写表格时笔误，导致面签时被质疑诚信，最终影响签证结果。

2.3预约与递签协助

根据使领馆开放时间，乙方代为预约递签时间（如申根签证需提前60天预约），并在递签当日陪同甲方前往使领馆（或指导邮寄材料），协助完成取号、材料排序、窗口递交等流程。去年有位老人办理探亲签证，因不熟悉流程在使馆外着急，我们的顾问全程陪同引导，最终顺利递交，老人后来特意打电话说”像自家孩子陪着”，这就是服务的意义。

2.4进度追踪与结果反馈

自材料递交之日起，乙方每周通过电话/微信反馈办理进度（如”已进入审核阶段”“需补充无犯罪记录证明”）；签证结果出具后（贴签/电子签），24小时内通知甲方，并协助核对签证信息（如有效期、入境次数），避免因信息错误影响出行。

三、双方权利与义务（责任边界）

3.1甲方主要义务

提供真实、完整、有效的申请材料，若因隐瞒婚姻状况、虚构工作单位等虚假信息导致拒签或法律责任，由甲方自行承担（曾有案例：客户为提高过签率伪造房产证，被使馆查证后列入黑名单）；

配合乙方要求补充材料或配合面签辅导（如美签、澳签可能要求面签，乙方会提供常见问题模拟）；

按约定时间支付服务费用，逾期3日未支付的，乙方有权暂停服务。

3.2甲方主要权利

要求乙方明确告知每一步服务内容及时间节点（如”材料预审3个工作日内完成”“预约递签在材料齐全后5个工作日内完成”）；

对服务过程中知悉的个人信息（如身份证号、银行流水）要求乙方严格保密，未经书面同意不得向第三方披露；

若乙方未按约定履行服务（如未按时预约导致错过递签时间），有权要求减免服务费或赔偿直接损失。

3.3乙方主要义务

指派具备3年以上签证代办经验的顾问全程对接（需在协议中列明顾问姓名及从业年限），禁止”接单后转外包”；

如实告知签证风险（如目标国近期拒签率、甲方材料中的薄弱项），不承诺”100%过签”（这是行业红线，曾有机构因虚假承诺被客户起诉）；

服务结束后，将甲方所有材料原件退还（复印件留存1年备查，期满后销毁）。

3.4乙方主要权利

若因甲方材料虚假、不配合补充材料等原因导致服务无法推进，乙方有权终止协议并收取已完成服务部分的费用；

对甲方超出协议约定的额外服务需求（如加急办理、多次修改材料），可协商增加服务费用。

四、费用标准与支付方式（核心关切）

4.1费用构成说明

本协议服务费用包含：材料预审费、表格代填费、翻译费、预约服务费、递签协助费，不包含以下费用（需甲方自行承担）：

使领馆收取的签证费（如申根签证约60欧元、美签160美元）；

第三方机构费用（如公证费、认证费、体检费）；

因材料补正产生的额外费用（如重新开具在职证明的误工成本）；

加急服务费（如甲方要求3个工作日内完成本需7个工作日的服务，需额外支付30%费