设备档案资料管理制度.docxVIP

设备档案资料管理制度

一、总则

为加强设备档案资料管理，确保设备档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥设备档案资料在设备运行、维护、检修及技术改造等方面的作用，结合企业实际情况，特制定本制度。设备档案资料是指企业在设备的规划、设计、制造、购置、安装、调试、使用、维护、检修、改造、更新直至报废的全过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、管理职责

档案管理部门

档案管理部门是设备档案资料的综合管理部门，负责制定和完善；指导、监督和检查各部门设备档案资料的收集、整理、归档和保管工作；负责设备档案资料的集中保管和提供利用服务；组织设备档案资料的鉴定和销毁工作。

设备使用部门

设备使用部门负责本部门设备档案资料的收集、整理和初步审核工作；及时将设备档案资料移交档案管理部门归档；对本部门设备档案资料的真实性、完整性和准确性负责；在设备使用过程中，及时补充和更新设备档案资料。

设备采购部门

设备采购部门负责在设备采购过程中，收集设备的相关技术资料和文件，如设备说明书、合格证、图纸等，并及时移交档案管理部门归档；参与设备档案资料的验收工作。

设备维修部门

设备维修部门负责在设备维修过程中，收集和整理设备维修记录、故障报告、检修方案等档案资料，并及时移交档案管理部门归档；对设备维修档案资料的真实性和准确性负责。

三、档案资料的收集

收集范围

设备档案资料的收集范围包括但不限于以下内容：

设备前期资料：设备规划、可行性研究报告、设备采购合同、设备招投标文件、设备选型论证报告等。

设备技术资料：设备说明书、设备图纸（包括装配图、零件图、电气原理图等）、设备技术参数、设备操作手册、设备维护手册等。

设备安装调试资料：设备安装方案、设备安装调试记录、设备安装验收报告、设备调试报告等。

设备运行资料：设备运行记录、设备巡检记录、设备故障记录、设备事故报告等。

设备维修资料：设备维修计划、设备维修记录、设备检修报告、设备维修合同、设备维修图纸等。

设备改造更新资料：设备改造方案、设备改造图纸、设备改造验收报告、设备更新计划等。

设备报废资料：设备报废申请报告、设备报废鉴定报告、设备报废处理记录等。

收集要求

各部门应指定专人负责设备档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。

收集的设备档案资料应真实、准确、清晰，符合国家和企业的相关标准和规范。

对于外来的设备档案资料，应进行认真审核，确保资料的合法性和有效性。

设备档案资料应按照设备的类别、型号、规格等进行分类收集，便于管理和查找。

收集时间

设备前期资料应在设备采购合同签订后一个月内收集齐全并移交档案管理部门归档。

设备技术资料应在设备到货后一周内收集齐全并移交档案管理部门归档。

设备安装调试资料应在设备安装调试完成后一个月内收集齐全并移交档案管理部门归档。

设备运行资料应每月定期收集整理，并在次月的5日前移交档案管理部门归档。

设备维修资料应在设备维修完成后一周内收集齐全并移交档案管理部门归档。

设备改造更新资料应在设备改造更新完成后一个月内收集齐全并移交档案管理部门归档。

设备报废资料应在设备报废处理完成后一个月内收集齐全并移交档案管理部门归档。

四、档案资料的整理

整理原则

设备档案资料的整理应遵循以下原则：

保持档案资料的有机联系，便于管理和利用。

按照档案资料的形成规律和特点，进行科学分类和编号。

保证档案资料的完整性和准确性，对破损、残缺的档案资料应进行修复和补充。

整理方法

分类：设备档案资料应按照设备的类别、型号、规格等进行分类，如机械设备、电气设备、仪器仪表等。每一类设备档案资料再按照资料的性质进行细分，如前期资料、技术资料、运行资料等。

编号：设备档案资料应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用“设备类别设备型号资料类型顺序号”的形式，如“JXXJS01”表示机械设备XX型号的技术资料第01份。

装订：对于纸质档案资料，应按照档案装订的要求进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于电子档案资料，应按照规定的格式和存储方式进行存储，确保数据的安全和可访问性。

整理时间

设备档案资料的整理工作应在档案资料收集完成后及时进行，一般不超过一个月。

五、档案资料的归档

归档要求

归档的设备档案资料应经过整理和审核，符合档案管理的要求。

归档的设备档案资料应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案（如有条件）。

归档的设备档案资料应填写《设备档案资料归档登记表》，详细记录档案资料的名称、数量、日期等信息。

归档流程

1.各部门将整理好的设备档案资料和《设备档案资料归档登记表》一并移交档案管理部门。

2.档