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企业档案资源体系建设风险及有效防范路径

企业档案资源作为国家档案资源体系中的关键组成内容，建立健全的档案资源体系是企业档案工作的核心。随着企业对档案资源体系建设工作重视程度的提高，有必要探寻企业档案资源体系建设的新思路。企业档案作为企业在某一时期生产、经营和管理实践活动的原始记录，在事务凭证和经验参考等方面表现出极高的利用价值。而知识管理作为现代企业重要的生产要素及工作内容，在企业生产经营活动的全过程中都有所体现，并且在知识获取、组织、共享及创新等方面都和企业档案工作的核心业务具有极高的契合度，二者的目标都是在利用具有知识属性的信息资源过程中，充分发挥出知识的应用价值。由此，可以在知识管理理论的基础上对企业档案资源体系进行构建，以提升企业档案的服务质量，推动企业档案资源的知识发现与创新。但在此过程中，难免会存在一系列的风险，影响企业档案资源的安全性，从而限制企业档案资源的价值发挥。因此，企业在建设档案资源体系基础上，加强对风险的防范，是现代企业档案工作中的核心内容，值得企业展开深入思考。

一、企业档案资源管理的一般性特征

1.侧重自主管理。企业档案资源是对企业实践活动中有价值内容的原始记录，和企业主营业务之间具有紧密的关联。《中华人民共和国档案法》中明确指出：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则。”据此，企业应明确由档案部门或档案人员对本单位的档案进行管理，并加强对档案工作的监督与指导。基于此，企业档案资源管理工作的自主权限相对较高，能够更好地根据自身实际需求情况对档案管理方式进行选择和变更。这种自主性管理赋予了企业更广阔的知识加工组织空间，但相继存在的资源分散等问题致使企业档案资源体系建设易变成“囤积式”仓库，并不利于档案资源的知识开发与利用。而知识管理理念则能够为企业档案资源体系建设指明方向。

2.知识挖掘有限。现阶段企业档案资源的价值主要体现在经验参考和事实凭证两方面，仍以显性知识为主导，而其中隐性知识的唤醒难度较大。加之档案信息组织的不规划，更为企业档案资源知识挖掘带来巨大困难，限制着企业档案资源的知识开发与共享。在企业档案管理的视角下，档案资源体系建设本应立足于当前和未来的信息需求，在知识传递和服务过程中为用户提供解决问题的方案。但在新形势下，这种以解决问题为导向的企业档案利用模式不应在企业档案工作中占据过多的比重，而是应开展以知识为导向的管理活动。由此，企业档案工作人员应打破传统档案资源管理模式的限制，重新定位档案工作人员对知识管理者这一角色的认同，以实现对企业档案资源管理模式的创新，深入挖掘档案资源中潜在隐性知识，解决企业档案资源知识挖掘受限的难题。

3.社会化共享程度低。在知识管理中知识共享是核心内容之一，是在以受众为中心的基础上，为其提供更易接收和理解的知识。同时，知识共享也是企业档案资源开发和利用过程中的重难点，决定着档案资源的价值发挥。一方面，由于企业档案的安全性要求，为降低档案信息的安全风险，切实保护自身利益，企业通常会将档案的使用范围限制在企业内部，在一定程度上限制了档案资源的社会化共享。另一方面，目前企业档案主要以数据的形式存在，不同的业务系统和不同的实施时期，都会导致档案数据来源和格式存在异构性。因企业档案缺少统一的社会化共享平台，导致企业档案资源的离散化程度较高，并不利于从档案信息中提取、整合知识因子。可见，加快企业档案资源知识共享体系的建设，促进企业档案资源的对外开放，是企业档案资源深度融入企业战略发展中的实际需求。

二、企业档案资源体系建设

1.企业档案资源体系建设。第一，档案收集阶段。档案收集阶段对应知识管理中的知识获取环节，档案资源作为知识开发的根本，而知识利用则是档案资源价值预期实现的目标，二者之间存在密切关联。此阶段的主要任务是依照国家的法律法规收集企业日常生产、经营及管理活动中具有价值的原始记录信息，并立卷归档入库。考虑企业档案实体表现出的显性知识主要是图片、文字、影像或奖杯等实物，可以采用文字或语言等规范化、结构化的形式对相关信息进行表达。因此，在档案收集阶段应加强对档案资源内容规范化、结构合理化的关注，从而形成的新的认知，促进档案资源知识加工、分析与挖掘工作的深入开展。档案收集可以在坚持“应收尽收，应归尽归”原则的基础上，严把质量关，保证档案资源数据的完整性、准确性与真实性，避免因对档案数量增长的过于追求，而忽视档案资源的质量。传统填鸭式的档案收集方法不仅会出现档案资料遗漏，难以保证数据真实性的情况，还会在极大程度上造成人力、物力、财力的不必要浪费。

第二，档案整理阶段。档案整理阶段对应知识管理中的知识存储和组织，是实现档案利用价值的关键前提。此阶段的主要任务是根据已经入库的档案数据的内容及外部特征对档案进行分类、编目、著录、标引等操作。而知识组织则是通过对企业档案数据的有序