光缆采购材料及合同管理规范范本.docxVIP

光缆采购材料及合同管理规范范本

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司光缆采购行为，确保采购材料的质量可靠性、成本合理性及供应及时性，保障项目建设顺利进行，降低采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有光缆及相关辅助材料的采购活动，包括但不限于新建、改建、扩建项目及日常维护所需的光缆材料采购。本规范同样适用于与光缆采购相关的合同起草、评审、签订、履行、变更、终止、纠纷处理及档案管理等全过程。

1.3基本原则

光缆采购及合同管理应遵循“质量优先、性价比最优、合规高效、公平公正、风险可控”的原则，确保采购活动透明、规范，合同条款严谨、可行。

二、采购需求与计划管理

2.1采购需求提出

项目部门或使用单位应根据项目规划、设计图纸及实际需求，明确光缆的型号规格、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点及其他特殊要求，填写《采购需求申请表》，经部门负责人审核后提交采购部门。

2.2采购需求审核与汇总

采购部门收到《采购需求申请表》后，应对需求的合理性、准确性及完整性进行审核。重点审核技术参数的规范性、数量的准确性、质量标准的明确性以及交付周期的可行性。审核通过后，汇总形成公司统一的光缆采购计划。

2.3采购计划编制与审批

采购部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况、市场行情及公司资金状况，编制《光缆采购计划》，明确采购批次、预计采购金额、采购方式等。《光缆采购计划》需按公司规定的审批权限逐级报批。

三、供应商管理

3.1供应商资质要求

光缆供应商应具备合法的经营资格，持有有效的营业执照、相关生产许可证（如适用）。同时，应具备相应的生产能力、技术实力、质量保证体系（如ISO9001质量管理体系认证）及良好的商业信誉和供货业绩。对于特种光缆或有特殊要求的产品，供应商还应提供相应的产品认证证书或许可证明。

3.2供应商选择与评价

公司应建立健全供应商准入、评价和动态管理机制。采购部门负责组织对潜在供应商进行调查、评估，包括对其生产规模、技术水平、质量控制、财务状况、售后服务及社会责任等方面的考察。优先选择行业内口碑良好、业绩突出、质量稳定的供应商。定期对合格供应商的履约情况、产品质量、价格竞争力及服务水平进行综合评价，评价结果作为后续合作的重要依据。

3.3合格供应商名录

公司应建立并维护《合格供应商名录》，名录内的供应商方可参与公司光缆采购项目。对不符合要求或出现严重违约行为的供应商，应及时从名录中清除。

四、采购实施

4.1采购方式确定

根据采购金额、市场竞争程度及项目紧急程度等因素，按照公司采购管理制度的规定，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或单一来源采购等。

4.2询比价管理

对于采用询比价方式采购的光缆，采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出询价通知书，明确采购需求、报价要求、响应截止时间等。供应商报价应书面密封（或通过指定电子平台）提交。采购部门对收到的报价进行汇总、分析和比较，不仅考虑价格因素，还应综合评估产品质量、交货期、付款条件及售后服务等。

4.3招投标管理（如适用）

对于达到招标标准的光缆采购项目，应严格按照国家及公司招投标管理规定组织实施。编制招标文件应包含明确的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准和方法等。确保招投标过程的公开、公平、公正。

五、材料验收与入库

5.1验收依据

光缆材料的验收应以采购合同约定的质量标准、技术参数、国家及行业相关标准（如GB/T7424系列标准）以及供应商提供的产品合格证、出厂检验报告等为依据。

5.2验收内容与方法

5.2.1外观检查：检查光缆盘是否完好，光缆外皮是否有破损、鼓包、扭曲、油污等缺陷，标识是否清晰完整（包括型号规格、长度、生产日期、厂家信息等）。

5.2.2数量核对：对照送货单和采购合同，核对光缆的型号规格、盘号、长度及数量是否相符。

5.2.3技术参数验证：必要时，可对光缆的关键技术参数（如光纤衰减系数、光纤长度、光缆机械性能等）进行抽样送检或现场测试。抽样比例和测试方法应符合相关标准及合同约定。

5.2.4资料文件验收：检查供应商提供的产品合格证、出厂检验报告、产品使用说明书、质量保证书等技术资料是否齐全、真实有效。

5.3验收结果处理

5.3.1验收合格：经检验符合要求的光缆，由仓库管理员办理入库手续，登记台账。

5.3.2验收不合格：对于外观破损、数量不符或经检测技术参数不合格的光缆，应立即通知采购部门及供应商，共同确认问题。可根据具体情况采取拒收、退货、换货或要求供应商进行处理等措施，并做好记录。

六、合同管理

6.1合同订立

6.1.1合同形式：光缆采购合同应采用书面形式，可参照公司标准合同范本。

6.1.2合同