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烟酒管理及领用流程规范详细指南

一、总则

1.1目的与意义

为进一步规范公司内部烟酒类物品的采购、储存、领用、使用及处置等各环节管理，确保此类物品的合理、合规、安全使用，杜绝浪费与不当流失，降低管理风险，特制定本指南。本指南旨在明确各相关部门及人员的职责，建立清晰、高效的管理流程，以支持公司各项业务活动的有序开展，并维护公司良好形象与经济利益。

1.2适用范围

本指南适用于公司所有部门及员工涉及的各类烟酒（包括但不限于白酒、红酒、啤酒、香烟等）的采购、入库、保管、领用、分发、使用及核销等管理活动。无论是用于公务接待、商务馈赠、特定会议，还是其他经批准的特殊用途，均须遵循本指南规定。

1.3管理原则

烟酒管理应遵循以下原则：

*合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及公司内部财务、采购等管理制度。

*必要性原则：烟酒的采购与领用必须基于实际工作需要，杜绝铺张浪费与私人用途。

*审批控制原则：各环节均需履行相应的审批程序，明确审批权限，确保有据可查。

*安全规范原则：确保烟酒在储存、运输、使用过程中的安全，防止意外事故发生。

*记录追溯原则：对烟酒的流向进行全程记录，确保每一笔出入都可追溯。

二、采购与入库管理

2.1采购申请与审批

烟酒采购实行“按需申购、逐级审批”制度。

*各部门因公务需要采购烟酒时，应由经办人填写《物品采购申请表》，详细注明所需烟酒的种类、规格、预估数量、预估金额、用途、拟使用日期等信息。

*《物品采购申请表》须经部门负责人审核签字后，根据采购金额及公司授权体系，报请相应层级领导审批。大额或非常规采购，还需报请公司分管领导或主要负责人审批。

*财务部门应对采购申请的预算符合性进行审核。

2.2采购执行

*经批准的采购申请，由指定采购部门（如行政部或采购部）统一组织采购。

*采购部门应选择资质齐全、信誉良好的供应商，力求获取质优价廉的产品，并签订规范的采购合同。

*采购过程中应索取正规发票及相关产品合格证明。

2.3入库验收与登记

*烟酒到货后，采购部门应通知仓库管理员（或指定保管人员）共同进行验收。

*验收内容包括：核对品名、规格、数量、生产日期、保质期、包装完好性等，确保与采购申请及送货单一致。

*验收合格后，仓库管理员应及时办理入库手续，详细填写《物品入库登记表》，记录入库日期、品名、规格、数量、供应商、采购单号、经办人等信息，并将烟酒存放于指定区域。

*财务部门凭审批手续齐全的采购发票、入库单等凭证办理付款及账务处理。

三、储存与保管

3.1储存条件

*烟酒应存放在专用库房或具备安全条件的储存柜内，保持通风、干燥、避光、常温，远离火源、水源及腐蚀性物品。

*不同种类、规格的烟酒应分类存放，摆放整齐，易于清点和取用。

3.2安全管理

*储存区域应具备必要的防盗、防火措施，钥匙由专人保管，限制非授权人员进入。

*仓库管理员应定期检查储存环境及物品状况，防止鼠咬、虫蛀、霉变等情况发生。

*对于高档或数量较大的烟酒，可采取双人双锁等加强管理措施。

3.3定期盘点

*仓库管理员应每月对库存烟酒进行一次盘点，确保账实相符。

*盘点结果应记录于《库存物品盘点表》，如发现盘盈、盘亏，应及时查明原因，并上报主管领导处理。

*年终应进行全面盘点，并将盘点结果报财务部门备案。

四、领用与发放

4.1领用条件与审批

*烟酒领用仅限于公司公务活动，如商务接待、重要会议、外事活动等。严禁个人私自领用。

*领用部门需提前填写《烟酒领用申请表》，注明领用事由、活动名称、预计参加人数、领用烟酒的种类、规格、数量、领用日期、领用人等信息。

*《烟酒领用申请表》须经部门负责人签字批准。根据领用金额及公司规定，报请相应层级领导审批。

4.2领用与发放程序

*审批通过的《烟酒领用申请表》交至仓库管理员。

*仓库管理员核对审批手续无误后，按照领用申请的品种和数量发放烟酒。

*发放时，领用人与仓库管理员共同核对实物，确认无误后，双方在《物品领用登记册》上签字确认。

*原则上，领用烟酒应在活动前一天或当天领取，避免长时间存放于部门或个人手中。

4.3特殊情况处理

*如遇紧急或临时公务需要领用烟酒，无法完全履行事前审批程序的，须经相关领导口头批准，并在事后一个工作日内补办完整审批手续。

*对于一次性领用数量较大或价值较高的烟酒，应由领用部门负责人或其指定人员亲自领用。

五、使用与处置

5.1使用规范

*领用的烟酒应严格用于申请表注明的公务活动，不得挪作他用，不得私分或带回家。

*接待活动中应本着节约原则合理使用烟酒，避