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集团合同管理规范及档案管理办法

一、总则

为规范集团及各下属单位合同管理行为，防范合同风险，保障集团合法权益，提高合同履约效率，同时加强合同档案的系统化、规范化管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及集团内部管理制度，特制定本办法。

本办法适用于集团总部及所有下属单位（以下统称“各单位”）在经营管理活动中对外及内部签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理与档案管理工作。

合同管理及档案管理遵循以下原则：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及政策规定。

2.审慎性原则：合同谈判、审查、签订等环节应进行充分的风险评估和法律审查，确保条款严谨、权责清晰。

3.统一性原则：集团对合同管理及档案管理实行统一领导、分级负责的管理体制，推行标准合同文本。

4.全程管理原则：对合同从立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止、纠纷处理到档案归档的全过程进行闭环管理。

5.保密原则：合同及相关档案信息属于集团商业秘密，管理人员及接触人员应严格遵守保密规定。

二、合同管理规范

（一）合同的发起与谈判

合同发起单位（或部门）应根据业务需要，进行充分的市场调研和可行性分析，明确合同目的、主要条款和预期效益。重大合同或特殊合同的立项，应事先获得相应层级的决策批准。

合同谈判应指定专人或成立谈判小组负责。谈判前应制定谈判策略和底线，收集对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等相关信息。谈判过程中应做好记录，对达成的共识和存在的分歧进行明确。涉及重大利益或复杂条款的谈判，应有法律、财务等专业人员参与。

（二）合同的起草与审核

合同文本原则上应优先采用集团颁布的标准合同文本。无标准文本的，由合同发起单位（或部门）根据谈判结果和相关法律法规起草。起草人应确保合同内容真实、条款完整、逻辑严密、表述准确，避免使用模糊、歧义的语言。

合同正式签署前必须经过审核程序。审核分为业务审核、财务审核、法律审核及审批。

1.业务审核：由发起单位（或部门）负责人及相关业务主管部门对合同的业务真实性、可行性、条款的合理性等进行审核。

2.财务审核：由财务部门对合同中的价款、支付方式、税务处理、财务风险等进行审核。

3.法律审核：由法务部门（或外聘法律顾问）对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任等进行审核，并出具法律意见。

4.审批：根据合同的性质、金额及重要程度，按照集团授权审批权限，报相应层级的领导审批。

审核过程中，审核部门应在规定时限内提出明确的审核意见。合同发起单位（或部门）应根据审核意见对合同文本进行修改完善。

（三）合同的签署与用印

合同经审核批准后，方可签署。合同签署应坚持“先审批、后签署”的原则。

签署人应为法定代表人或其授权委托的代理人。授权委托代理人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》，明确授权范围和权限。

合同用印应符合集团印章管理规定。印章管理部门应对用印合同的审批手续、签署人资格等进行复核，无误后方可加盖印章。多页合同应加盖骑缝章。

合同签署应使用不易褪色的墨水或印油。涉外合同的签署，应遵守相关国际惯例和对方国家（地区）的法律规定。

（四）合同的履行与监控

合同签署后，合同发起单位（或部门）为合同履行的主要责任单位，负责跟踪合同的全面履行，确保按照合同约定行使权利、履行义务。

财务部门负责按照合同约定办理款项收付等财务事宜，并对合同履行中的财务风险进行监控。

合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取应对措施，并向集团相关领导及法务部门报告。

对合同履行过程中的重要节点（如交货、验收、付款等），应做好书面记录和证据留存。

（五）合同的变更、解除与终止

合同生效后，任何一方不得擅自变更或解除。确因客观情况需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，变更或解除协议的审核、审批程序参照原合同执行。

出现法律规定或合同约定的解除情形时，有权解除合同的一方应及时行使解除权，并书面通知对方，同时做好证据保全工作。

合同履行完毕、解除或终止后，合同履行责任单位应及时对合同履行情况进行总结，并将相关材料整理归档。

（六）合同纠纷的处理

合同履行过程中发生纠纷的，由合同履行责任单位负责牵头处理。处理纠纷应遵循友好协商、平等互利的原则，力求通过协商解决。

协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），在法务部门的指导下，及时采取相应的法律措施，维护集团合法权益。

处理合同纠纷所形成的各种文件、材料，应及时整理归档。

三、合同档案管理办法

（一）合同档案的定义与范围

合同档案是指集团在合同管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等