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人力资源管理基础表格汇编

一、概述

人力资源管理基础表格是HR开展日常工作的核心工具，贯穿员工“入、转、调、离”全生命周期及绩效、培训、薪酬等管理模块。规范使用表格可提升管理效率、保证信息准确、规避用工风险，为企业人力资源决策提供数据支撑。本汇编汇总人力资源管理中常用基础表格，涵盖应用场景、操作步骤、模板示例及使用要点，助力HR快速上手。

二、基础表格模板与使用指南

（一）员工信息登记表

适用场景

适用于新员工入职时，用于收集员工基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等关键信息，建立员工电子及纸质档案的基础依据。

表格使用步骤详解

信息收集准备

新员工入职前，HR通过邮件或线下向员工发送《员工信息登记表》（模板见下文），附填写说明（如标*为必填项、日期格式统一为“YYYY-MM-DD”等）。

准备员工身份证、学历学位证、职业资格证等原件，用于信息核对。

员工填写与提交

员工需如实填写表格内容，保证信息真实、完整（如工作经历需包含起止时间、单位、职务及离职原因）。

填写完成后，在“员工确认”处签字，并附上相关证件复印件，于入职当日提交至HR部门。

HR审核与归档

HR逐一核对填写信息与证件原件，重点检查身份证号、学历、联系方式等关键项是否一致，对缺失或错误信息要求员工补充修改。

审核通过后，HR将表格原件归入员工档案，复印件交由相关部门（如用人部门）备案，电子版录入人力资源管理系统（HRIS）。

模板表格：员工信息登记表

基本信息

姓名（*）

性别

□男□女

出生年月（*）

年月日

身份证号（*）

政治面貌

□群众□员□共青团员□其他

婚姻状况

□未婚□已婚□离异□丧偶

联系电话（*）

电子邮箱（*）

现居住地址（*）

户籍地址

教育背景

起止时间

学校名称

（*）

（*）

工作经历

起止时间

单位名称

（*）

（*）

紧急联系人

姓名（*）

与本人关系（*）

□父母□配偶□子女□其他

员工确认

本人承诺以上信息真实有效，如有虚假，愿承担由此产生的一切责任。签字：__________日期：____年__月__日

HR审核

审核结果：□通过□需补充（说明：________________________）审核人：__________日期：____年__月__日

使用关键提示与风险规避

隐私保护：员工身份证号、家庭住址等敏感信息需加密存储，仅HR及授权人员可查阅，严禁泄露给无关第三方。

信息更新：员工信息变更（如联系方式、婚姻状况）时，需重新填写《员工信息变更表》，并同步更新档案及HRIS系统。

法律合规：登记表中“婚姻状况”“政治面貌”等非必要信息，若企业无业务需求，可避免收集，防止涉嫌就业歧视。

（二）员工入职审批表

适用场景

适用于新员工入职前的流程审批，明确用人部门需求、HR部门审核及管理层决策，保证入职流程合规、岗位匹配。

表格使用步骤详解

用人部门发起需求

用人部门根据业务需求，确定招聘岗位及任职要求，填写《员工入职审批表》“部门需求”部分（包括岗位名称、招聘人数、到岗时间、任职资格等），提交至HR部门。

HR部门审核

HR核对岗位需求与公司编制、薪酬体系是否匹配，评估候选人简历（通过初试后）是否符合任职要求，填写“HR部门意见”（如“建议录用”“建议重新招聘”）。

管理层审批

根据岗位权限，审批表需逐级提交至部门负责人、分管副总、总经理签字（如经理级以上岗位需总经理审批）。

审批通过后入职

审批通过后，HR向员工发放《录用通知书》，明确入职时间、需提交材料、薪资待遇等，并启动入职手续办理。

模板表格：员工入职审批表

基本信息

应聘岗位（*）

拟入职日期（*）

年月日

候选人姓名

性别

年龄

学历

工作年限

部门需求

用人部门

招聘原因

□新增编制□替补离职□业务扩张□其他

岗位职责简述

任职要求

部门负责人意见

签字：__________日期：____年__月__日

HR部门意见

签字：__________日期：____年__月__日

分管副总意见

签字：__________日期：____年__月__日

总经理意见

签字：__________日期：____年__月__日

备注

使用关键提示与风险规避

权限控制：严格按岗位级别设置审批权限，避免越级审批导致流程失效。

信息一致性：审批表中的“拟入职日期”“薪资待遇”需与《录用通知书》一致，防止口头承诺与书面记录不符引发纠纷。

存档管理：审批表原件需归入员工档案，作为入职流程合规性的重要依据。

（三）员工考勤统计表

适用场景

适用于每月员工考勤数据汇总，统计员工出勤、迟到、早退、旷工、请假等情况，作为薪资核算、绩效考核的依据。

表格使用步骤详解

每日考勤记录

考勤员（或HR）通过考勤机、打卡记录或线上考勤系统，每日记录员工到