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RBA记录管理程序

1.目的与范围

1.1目的

为规范责任商业联盟（RBA）体系下所有记录的创建、标识、存储、检索、保存、销毁及保护流程，确保记录真实、完整、可追溯，满足RBA标准（最新版）、相关法律法规（如《反不正当竞争法》《消费者权益保护法》）及内部管理要求，特制定本程序。

1.2范围

本程序适用于组织内所有与RBA合规相关的记录，包括但不限于：

供应链管理记录（供应商资质审核、社会责任审核报告、合规协议）；

劳工权益记录（员工劳动合同、工资发放凭证、职业健康体检报告）；

环境管理记录（废水/废气排放监测数据、废弃物处置台账、节能降耗统计）；

健康安全记录（安全培训档案、事故调查报告、应急预案及演练记录）；

商业道德记录（反贿赂/反腐败培训记录、利益冲突申报材料、客户投诉处理台账）；

RBA审核与改进记录（内部审核报告、第三方审核报告、纠正措施计划及验证记录）。

2.术语与定义

2.1RBA记录

指为证明组织符合RBA标准要求而创建的，具有可追溯性的文字、图像、电子数据、音频/视频等各类载体形式的信息资料。

2.2记录生命周期

指记录从创建生成、标识分类、存储保护、检索使用、保存维护到销毁归档的完整过程。

2.3关键记录

指对RBA合规性判定、风险管控及责任追溯具有核心作用的记录，如第三方RBA审核报告、供应商合规承诺书、重大安全事故处理记录等（具体清单见《RBA关键记录识别表》）。

3.职责分工

3.1合规管理部门

负责本程序的制定、修订与维护，定期组织程序培训；

牵头识别RBA关键记录，明确各类记录的保存期限与管控要求；

监督各部门记录管理的执行情况，定期开展合规性检查；

协调处理RBA记录相关的外部审核（如第三方RBA审核）与查询需求。

3.2业务部门

按本程序要求创建、填写与本部门RBA职责相关的记录，确保记录真实、完整、准确；

负责本部门RBA记录的日常存储、检索与保护，防止记录丢失、损坏或泄露；

按规定期限提交需归档的记录至合规管理部门，配合记录销毁前的审核。

3.3信息技术部门

为电子类RBA记录提供存储系统支持（如云端服务器、本地数据库），确保系统具备数据备份、防篡改、访问控制功能；

定期对电子记录存储系统进行安全维护，防范网络攻击、数据丢失等风险；

协助合规管理部门对电子记录的检索、导出及销毁提供技术支持。

3.4档案管理部门

负责纸质类RBA记录的归档存储，建立档案台账，确保存放环境符合防火、防潮、防虫、防盗要求；

按规定流程办理纸质记录的借阅、归还手续，监督记录使用过程中的合规性。

4.记录管理控制流程

4.1记录创建与标识

4.1.1记录创建

各部门应在RBA相关活动发生时及时创建记录，确保记录内容与实际情况一致，不得虚构、篡改或延迟记录；

记录填写需规范：纸质记录字迹清晰、无涂改（确需修改时，由修改人签字并注明修改日期）；电子记录需使用指定模板，字段填写完整，避免空白或模糊表述。

4.1.2记录标识

所有RBA记录需包含统一标识信息，便于分类与追溯：

纸质记录：在首页标注“RBA记录”字样，填写记录名称、创建部门、创建日期、记录编号（编号规则：RBA-部门代码-年份-流水号，如RBA-SCM-2025-001）；

电子记录：在文件名中包含“RBA”标识及关键信息（如“RBA_供应商A_2025年度合规审核报告”），存储路径按“部门-记录类别-年份”分级设置（如“合规部/供应链管理/2025年”）。

4.2记录存储与保护

4.2.1存储方式

纸质记录：存放在档案柜或专用存储室，环境温度控制在15-25℃，相对湿度40%-60%，远离火源、水源及腐蚀性物质；

电子记录：存储在指定的RBA记录管理系统（如ERP系统子模块、云端合规平台），系统需设置访问权限（按“最小权限原则”分配查看、修改、删除权限），并开启日志功能（记录用户操作轨迹）。

4.2.2保护措施

防丢失：纸质记录定期清点（每月1次），电子记录启用自动备份功能（每日增量备份、每周全量备份，备份数据异地存储）；

防篡改：关键电子记录（如审核报告、合规协议）需设置电子签名或时间戳，纸质记录修改需按4.1.1条规范操作，禁止私自涂改；

防泄露：涉密RBA记录（如供应商商业秘密、员工隐私信息）需标注“保密”字样，访问需经部门负责人审批，禁止未经授权向外部传递。

4.3记录检索与使用

4.3.1检索流程

内部检索：业务部门需检索本部门RBA记录时，通过记录管理系统提交检索申请（注明记录名称、用途、使用期限），经部门负责人审批后获取；跨部门检索需额外