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采购申请与审批材料核对清单通用工具模板
一、适用场景与价值说明
本核对清单适用于企业内部各类采购活动（含办公用品、生产设备、服务外包、工程建设等）的申请与审批环节，旨在规范材料提交标准、提升审核效率、保证采购合规性。通过系统化核对，可避免因材料缺失、信息错误或格式不规范导致的审批延误，同时为采购部门、财务部门、管理层及审计工作提供清晰的材料追溯依据，保障采购流程“有据可依、有章可循”。
二、核对流程与操作步骤详解
（一）准备阶段：明确核对依据与责任主体
熟悉采购类型与要求：根据采购项目性质（如日常采购、集中采购、单一来源采购等），确认对应的采购管理制度（如《公司采购管理办法》）、审批权限（参考《采购审批权限表》）及特殊要求（如招投标项目需提供中标通知书）。
确定核对人员：一般由采购部门指定专人（如采购专员某）作为材料核对主责人，涉及技术参数、预算金额等内容的，需协同技术部门某、财务部门某共同审核。
（二）材料收集与初步整理
接收申请人提交材料：申请人（各部门经办人某）通过OA系统或线下提交采购申请材料，核对人员需登记材料提交清单（记录提交时间、材料名称、申请人等信息）。
材料分类整理：按“基础申请类”“预算类”“供应商类”“技术类”“合同类”等类别对材料进行初步归类，保证材料不散乱、易查阅。
（三）逐项核对：保证材料完整性与合规性
核心原则：对照本清单模板逐项检查，每类材料需满足“必备性、准确性、规范性”三大要求，具体核对要点
1.基础申请类材料核对
采购申请单：检查是否填写完整（含申请人、申请部门、采购项目名称、规格型号、数量、预估单价及总价、采购理由、到货时间等），是否有部门负责人签字及部门公章。
采购需求说明书（如涉及）：需明确采购功能、用途、技术标准，是否经需求部门负责人（如生产部某、行政部某）确认。
2.预算与资金类材料核对
预算批复文件：提供年度预算批复复印件或预算调整审批单，核对采购金额是否在预算额度内，是否有财务部门某审核签字及公章。
资金来源说明：如涉及专项资金、自筹资金等，需提供资金来源证明（如项目立项文件、资金计划表）。
3.供应商资质类材料核对
供应商营业执照：提供加盖供应商公章的复印件，核对经营范围是否包含本次采购项目，是否在有效期内。
相关资质证书：根据采购类型要求提供（如医疗器械需《医疗器械经营许可证》，建筑工程需《安全生产许可证》），证书需在有效期内且与供应商名称一致。
供应商报价单/投标文件：提供供应商盖章的正式报价单（或中标通知书），核对报价是否符合采购预算，是否包含税费、运费等所有费用。
4.技术与参数类材料核对（如适用）
技术规格书：需明确采购物品/服务的具体参数（如设备功率、材料材质、服务标准等），是否经技术部门某审核签字，保证与需求一致。
样品/检测报告：对需确认样品的采购项目（如定制化设备、原材料），需提供样品确认单及第三方检测机构出具的合格报告。
5.合同与审批类材料核对（如适用）
采购合同草案：金额达到合同签订标准（如≥5万元）的，需提供合同草案，检查条款是否符合《合同管理办法》（如付款方式、违约责任、知识产权归属等），是否经法务部门某审核。
前置审批文件：如涉及采购、三重一大事项等，需提供上级单位或相关部门的批复文件。
（四）问题处理与反馈
标记问题材料：对不符合要求的材料（如信息缺失、资质过期、签字不全等），在核对清单中标注“需整改”，并明确整改内容（如“补充供应商安全生产许可证复印件”“更正申请单预估金额”）及整改期限（一般不超过2个工作日）。
反馈申请人：通过OA系统或邮件将问题清单及整改要求告知申请人，同步抄送申请人部门负责人，保证整改及时性。
复核整改结果：申请人在整改期限内提交补充材料后，核对人员需重新核对，直至所有材料符合要求后，在清单中标注“已整改合格”。
（五）材料提交与归档
标注核对状态：所有材料核对无误后，在核对清单“提交状态”栏标注“已核对”，由核对人员签字确认，并注明核对日期。
随材料提交审批：将核对清单与采购申请材料一并提交至下一审批环节（如采购部门负责人、分管领导、总经理），审批人可通过清单快速知晓材料完整性。
整理归档：采购审批完成后，核对清单与申请材料、审批文件等一并归档，保存期限不少于采购项目结束后3年（按公司档案管理规定执行）。
三、采购申请审批材料核对清单模板
序号
材料类别
材料名称
是否必备
要求说明
提交状态
备注（材料编号/版本号）
1
基础申请类
采购申请单
是
填写完整，含申请人、部门、采购内容、预算金额等，部门负责人签字并盖章
未提交/已提交/已核对/需整改
2
基础申请类
采购需求说明书
是（如涉及）
明确功能、用途、技术标准，需需求部门负责人确认
未提交/已提交/已核对/需整改
3
预算与资金类
年度预算批复
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