工作备忘录撰写规范.docxVIP

工作备忘录撰写规范

一、工作备忘录概述

工作备忘录是组织内部用于沟通信息、汇报工作、提出建议或请求指示的常用文书。其特点包括简洁明了、针对性强、格式规范、传递直接。正确撰写工作备忘录有助于提高工作效率、确保信息准确传达、规范内部管理。

（一）备忘录的基本要素

1.发文方：明确记录撰写部门或个人身份

2.收文方：指定文件接收对象

3.日期：标注文件撰写具体时间

4.主题：概括文件核心内容

5.正文：详细阐述事项

6.结语：礼貌性结尾用语

7.签署：发文方署名或盖章

（二）备忘录的适用场景

1.工作协调：跨部门事项沟通

2.问题反馈：记录异常情况

3.会议纪要：简要记录讨论要点

4.任务分配：明确具体工作安排

5.状态更新：汇报进展情况

二、工作备忘录撰写规范

（一）格式要求

1.标题居中，使用黑体二号字

2.发文方置于左上角，收文方置于右上角

3.正文采用宋体小四号字，1.5倍行距

4.段落首行缩进2字符

5.重要事项可使用项目符号或编号

（二）内容规范

1.主题明确：首行简明概括核心内容

-示例：关于优化部门协作流程的备忘录

2.条理清晰：按时间顺序或逻辑关系展开

-日常事项建议使用数字编号

-政策性内容可分条款说明

3.语言规范：符合商务文书要求

-使用请收到回复建议等礼貌用语

-避免口语化表达和情感色彩词汇

（三）写作步骤

Step1：准备阶段

-确定收文对象及必要附件

-收集相关数据和背景资料

-初步构思内容框架

Step2：撰写正文

(1)开头段落：说明撰写目的

(2)主体部分：分条列项

(3)结尾段落：提出要求或建议

Step3：审核确认

-检查信息准确性（示例：数据范围在±5%误差内）

-核对格式规范性

-确认无错别字或语法问题

（四）常见错误规避

1.避免内容空泛

-示例：不写请处理此事，改为请于3日内完成XX报告提交

2.避免含糊不清

-示例：不写尽快，改为最迟5月20日

3.避免过度承诺

-示例：不写保证100%完成，改为预计完成率95%以上

三、工作备忘录范例

（一）范例一：工作协调类

主题：关于调整第二季度项目排期

发文方：运营部

收文方：各相关部门

日期：2023年3月15日

1.项目背景

-原定排期与资源冲突比例达28%

2.调整方案

(1)将市场调研提前至4月

(2)技术开发延期15天

(3)新增资源申请流程简化

3.需配合事项

-请设计部优先保障5月需求

结语：请各部3日内确认调整意见

（二）范例二：问题反馈类

主题：关于XX系统偶发性故障的记录

发文方：技术支持组

收文方：IT运维部

日期：2023年4月8日

1.问题现象

-上午9-11点每小时出现3次登录失败

2.原因分析

(1)服务器CPU使用率峰值达85%

(2)临时缓存文件积压

3.建议措施

(1)升级服务器配置（预算范围：2-3万元）

(2)增加每周清理频次

结语：收到回复后立即执行

四、工作备忘录管理建议

（一）归档规范

1.电子文件：按部门分类存储于共享服务器

2.纸质文件：存档于指定文件柜

3.建立检索系统：按月份和主题编号

（二）使用场景建议

1.日常事务：建议使用即时通讯工具补充

2.重大事项：可附发送会议纪要

3.重复性问题：建议转为标准化模板

（三）培训要点

1.新员工培训：每月开展格式规范讲解

2.技能提升：每季度组织优秀范例评选

3.工具应用：学习使用公司备忘录系统

四、工作备忘录管理建议（续）

（一）归档规范（续）

1.电子文件归档细则：

(1)文件命名规则：采用年份-月份-部门代号-事由格式

(2)子文件夹结构：

-一级文件夹：按季度划分（如2023-Q1）

-二级文件夹：按部门划分（如运营部）

-三级文件夹：按主题分类（如项目协调）

(3)元数据管理：

-必须包含创建日期、修改日期、密级（可选）

-重要文件需添加关键词标签（示例：项目A、预算、2023年）

(4)备份要求：

-服务器每日增量备份

-关键文件每周异地备份

-存档周期：常规文件2年，重要文件5年

2.纸质文件管理：

(1)存档设备要求：

-温湿度范围：温度18-24℃、湿度45-60%

-防火等级：不低于B1级

(2)文件排序方法：

-按收文日期排序

-同期文件按收文顺序编号

(3)保密措施：

-重要文件需双锁保管

-借阅需填写登记表

3.检索系统建设：

(1)关键字设置：

-必选字段：日期、主题、收文方

-建议字段：发文方、附件类型

(2)检索效率指标：

-响应时间：3秒

-查询