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2025年公司会议室使用合同协议

引言

本协议由[甲方名称]（以下简称“甲方”）与[乙方名称]（以下简称“乙方”）就甲方提供的会议室（以下简称“会议室”）的使用事宜，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，于2025年[具体日期]协商一致，订立本协议，以资共同遵守。

定义与解释

除非本协议上下文另有解释，下列词语具有以下含义：

“甲方”指提供会议室资源并进行管理的[甲方名称]。

“乙方”指申请并使用会议室资源的[乙方名称]或其授权代表。

“会议室”指甲方提供的、编号为[列出会议室编号或名称，如无则描述为“甲方指定”]的会议室及其附属设施。

“使用申请”指乙方为使用会议室而按照本协议约定提出的书面或电子化请求。

“使用时段”指经甲方批准的、乙方可以使用会议室的具体时间段。

“责任方”指经批准使用会议室的乙方或其指定人员。

“违约行为”指任何一方违反本协议约定条款的行为。

会议室资源描述

甲方同意向乙方提供本协议项下的会议室。会议室具体情况如下：

[详细描述每间会议室的名称、容量、主要设施配备，例如：]

*会议室A：容纳人数上限20人，配备高清投影仪、视频会议系统、无线麦克风、电动白板、空调、饮水机。

*会议室B：容纳人数上限30人，配备[列出设施]。

……

甲方承诺维护会议室及其设施的正常运行。如因甲方原因导致会议室无法按约定使用，甲方应承担相应责任并安排调换或退还已支付费用（如适用）。

使用申请与审批流程

1.乙方使用会议室需提前提交使用申请。申请方式为通过[甲方指定的申请系统/邮箱地址/联系人]提交。

2.申请时，乙方须提供以下信息：申请部门/申请人姓名、有效联系方式、会议主题、预计开始及结束时间、预计参会人数、所需设备清单、是否需要茶歇及服务（如需，请说明具体要求及费用承担方式）。

3.会议室的使用申请须经[甲方指定的审批人/部门，例如：部门主管审批/行政部审批]批准后方可生效。

4.乙方应至少提前[数字]天提交使用申请；对于特殊会议或需要优先安排的情况，需另行说明并按甲方规定办理。

5.单次使用时长一般不超过[数字]小时。如确有需要，需提前申请并获甲方批准。

6.未经甲方事先书面同意，乙方不得将会议室用于协议约定之外的用途，或转租给第三方。

7.会议室资源出现冲突时，甲方将根据[说明优先级规则，例如：申请时间先后/部门重要性/会议规模]原则进行安排。如乙方申请无法满足，甲方应尽可能协助协调或提供替代方案。

使用规则与注意事项

1.乙方及其参会人员应凭有效身份或申请记录进入会议室。

2.乙方应在批准的使用时段内开始及结束会议，如确需延长使用时间，应提前向甲方申请，获准后方可延长。

3.乙方负责会议期间会议室的清洁卫生，会议结束后应将座椅、桌椅归位，清理地面垃圾，关闭灯光、空调、投影仪等设备电源，确保会议室恢复原状。

4.乙方应按照设备操作指南使用会议室内的各类设施。禁止擅自拆卸、改装、损坏设备。如因乙方使用不当造成设备损坏，乙方应负责修复或赔偿。

5.会议室内禁止吸烟、饮酒、进行任何可能危害设施安全或影响他人使用的活动。

6.乙方如需在会议室提供茶歇服务，应确保不损坏室内设施，保持环境清洁，并自行处理产生的所有垃圾。相关费用由乙方承担，如产生额外清洁费用，甲方有权向乙方收取。

7.乙方应确保会议室内的用电安全，不得私拉乱接电线。如需使用大功率设备，应提前告知甲方并确保符合安全规定。

责任与义务

1.乙方的责任：

*保证提交的使用申请信息真实、准确。

*负责管理其授权人员的使用行为，确保其遵守本协议各项规定。

*对在会议室使用期间发生的任何设施损坏、丢失或环境脏污承担赔偿责任。

*如因乙方原因导致甲方或第三方受到损失，乙方应承担全部赔偿责任。

2.甲方的责任：

*按照本协议约定提供可用的会议室资源。

*维护会议室及其附属设施的日常运行和基本完好。

*对乙方的使用申请进行及时处理和审批（在合理范围内）。

*在紧急情况发生时，提供必要的协助。

设施损坏与赔偿

1.因乙方或其授权人员故意或重大过失导致会议室设施损坏、丢失，或造成环境严重污染的，甲方有权要求乙方立即停止违约行为，并赔偿甲方因此遭受的损失，赔偿金额包括但不限于维修费用、替换费用及合理的第三方服务费用。

2.赔偿标准和计算方式由甲方根据实际损失情况确定，并在发生损坏后通知乙方确认。乙方应在收到通知后[数字]日内与甲方协商确定赔偿事宜。逾期不处理的，甲方有权依据记录或评估结果直接向乙方收取赔偿费用。

3.对于价值较高的设备（如投影