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采购管理制度范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购物资及服务的质量，确保公司生产经营活动的顺利进行，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有生产性物资、非生产性物资、设备、工程及服务的采购活动。公司各部门、各子公司（若有）的采购行为均须遵守本制度规定。特殊采购项目如涉及国家专项规定的，从其规定。

第三条基本原则

采购活动应遵循以下基本原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购流程合法合规。

2.经济性原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本获取所需物资或服务。

3.质量优先原则：采购物资及服务必须符合规定的质量标准和要求，杜绝不合格品流入。

4.公平、公正、公开原则：采购过程应保持透明度，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

5.效益性原则：综合考虑价格、质量、交付周期、售后服务等因素，追求最佳综合效益。

6.廉洁自律原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁奉公，严禁利用职务之便谋取私利。

第二章组织与职责

第四条采购决策机构

公司可根据实际情况设立采购领导小组（或类似决策机构），负责审议重大采购项目、审批采购战略、审定重要供应商等。其具体职责由公司另行规定。

第五条采购部门

采购部门是公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和完善公司采购管理制度及相关流程，并监督执行。

2.根据经审批的采购需求，组织实施采购活动，包括供应商的寻源、询价、比价、招标组织、合同谈判与签订等。

3.负责供应商的开发、评估、管理与维护，建立和更新供应商信息库。

4.跟踪采购合同的履行情况，协调处理采购过程中的异常问题。

5.负责采购物资的验收协调工作（会同需求部门、质量部门）。

6.收集、分析市场信息，为公司采购决策提供支持。

7.负责采购档案的整理、归档与保管。

第六条需求部门

需求部门是采购物资或服务的使用部门，主要职责包括：

1.根据实际工作需要，提出真实、准确、完整的采购需求，并按规定履行审批手续。

2.参与相关采购物资的技术参数确认、供应商考察（必要时）及验收工作。

3.配合采购部门提供市场信息，参与供应商评估。

4.对验收合格的物资进行领用和管理。

第七条财务部门

财务部门在采购管理中的主要职责包括：

1.负责采购预算的审核与控制。

2.参与重大采购项目的合同评审。

3.根据审批后的采购合同、验收凭证及合规发票等办理付款结算手续。

4.对采购成本进行核算与分析。

第八条其他相关部门

根据公司实际情况，质量部门负责采购物资的质量检验标准制定与检验；法务部门负责采购合同的法律合规性审核；仓储部门负责采购物资的入库管理等。

第三章采购流程管理

第九条采购需求与审批

1.需求部门根据业务发展和生产经营计划，填写《采购申请单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总价、需求日期、用途等信息，并附相关技术资料（如需）。

2.《采购申请单》须经需求部门负责人审核后，按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重大采购项目，还需进行可行性论证。

3.采购部门收到审批通过的《采购申请单》后，方可组织采购。

第十条供应商选择与管理

1.供应商准入：采购部门应根据采购物资的特性，制定相应的供应商准入标准。供应商需提供有效的资质证明文件（营业执照、相关生产经营许可证、质量认证证书等）。

2.供应商信息库：建立和维护合格供应商信息库，对供应商进行分类管理，动态更新供应商信息。

3.供应商评估：定期或不定期对供应商的履约能力、产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务、商业信誉等进行综合评估，评估结果作为后续合作的重要依据。

4.优先原则：在同等条件下，应优先选择信誉良好、质量可靠、价格合理、服务优质的供应商；鼓励选择节能环保、具有自主创新能力的供应商。

第十一条采购方式确定

根据采购物资的金额、特性、市场竞争程度及公司相关规定，采购部门选择合适的采购方式，主要包括：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化物资或服务。应严格按照国家及公司关于招投标的规定执行。

2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家合格供应商。

3.竞争性谈判/询价：适用于采购金额不大、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。应向不少于三家合格供应商发出询价或谈判邀请，择优确定。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品、专有技术、紧