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合同履约管理办法

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司合同履约行为，确保合同目的顺利实现，防范和降低履约风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法旨在通过系统化、规范化的管理流程，提升合同履约效率与质量，促进公司可持续发展。

1.2适用范围

本办法适用于公司及所属各单位对外签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、服务合同、工程合同、合作协议等）的履约管理活动。公司内部管理类文件及非正式承诺不纳入本办法管理范畴。

1.3基本原则

合同履约管理应遵循以下原则：

*依法合规原则：严格遵守国家法律法规及合同约定，确保履约行为合法有效。

*诚实信用原则：秉持诚实、守信的态度履行合同义务，维护公司商业信誉。

*全程管控原则：对合同履约的准备、执行、监控、变更、验收、结算等各个环节进行全过程管理。

*风险防范原则：建立健全风险识别、评估和应对机制，及时发现并妥善处理履约过程中的风险点。

*权责明确原则：明确各部门及相关人员在合同履约管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

第二章组织架构与职责

2.1管理主体

公司合同管理部门是合同履约管理的牵头部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的合同履约管理工作。各业务部门是其职责范围内合同履约的具体执行部门，负责合同的实际履行、过程监控及相关问题的初步处理。

2.2职责分工

*合同管理部门：负责制定和完善合同履约管理相关制度；组织开展履约管理培训；监督检查各部门履约情况；协调处理跨部门履约争议；汇总分析履约数据，提出改进建议。

*业务部门：作为合同履约的第一责任人，负责组织合同的具体执行；制定履约计划；跟踪履约进度；收集、整理和保管履约过程中的相关文件资料；及时上报履约异常情况；参与合同变更、违约处理及合同验收工作。

*财务部门：负责合同款项的支付审核与结算；配合业务部门进行履约成本控制；对合同履约中的财务风险提出专业意见。

*法务部门：负责对合同履约过程中的法律问题提供咨询支持；参与重大合同变更、违约事件的处理；协助收集证据，必要时通过法律途径维护公司权益。

*其他相关部门：根据合同内容及公司职责划分，配合完成合同履约相关工作。

第三章履约准备与策划

3.1合同交底

合同签订生效后，业务部门应在规定时限内组织合同交底会议。由合同经办人向履约执行团队及相关部门详细介绍合同主要条款，包括但不限于合同标的、数量、质量标准、履行期限、履行方式、价款支付、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。确保相关人员全面理解合同要求。

3.2履约计划制定

业务部门应根据合同约定及实际情况，制定详细的履约执行计划。履约计划应明确各阶段的工作任务、责任人、完成时限、资源需求及保障措施。对于复杂或重大合同，履约计划应经过评审。

3.3资源配置与内部协调

业务部门根据履约计划，协调落实所需的人力、物力、财力等资源。对于涉及多部门协作的合同，应提前做好内部沟通与协调，明确各协作部门的配合事项和时间节点，确保履约工作顺利开展。

第四章履约执行与监控

4.1履约过程管理

业务部门应严格按照履约计划和合同约定执行合同义务。在履约过程中，应注重与合同相对方的沟通与配合，及时传递必要信息，确保信息对称。对于需要阶段性确认的事项，应按合同约定及时办理确认手续。

4.2进度跟踪与记录

业务部门应建立合同履约台账，对履约进度进行动态跟踪。详细记录履约过程中的关键节点、完成情况、存在问题及处理结果。履约过程中的重要沟通、会议纪要、变更洽商等，均应以书面形式记录，并妥善保管。

4.3质量与安全控制

对于涉及产品质量或服务标准的合同，业务部门应严格按照合同约定进行质量控制和验收。对于涉及安全生产的合同，应确保履行过程符合国家及公司安全生产管理规定，杜绝安全事故发生。

4.4款项支付管理

业务部门应根据合同约定的付款条件和进度，准备付款申请材料，经审批后提交财务部门办理支付。财务部门应严格审核付款依据的充分性和合规性。任何款项支付均不得早于合同约定或未经审批擅自支付。

4.5履约风险监控

业务部门应持续关注合同相对方的履约能力和履约行为，以及外部环境变化可能对合同履行产生的影响。对发现的潜在风险或履约异常情况（如对方延迟履行、质量不达标、提出不合理变更要求等），应立即进行分析评估，并及时向公司相关领导及合同管理部门报告。

第五章合同变更管理

5.1变更条件与申请

合同签订后，除非经双方协商一致并签订书面变更协议，任何一方不得擅自变更合同内容。确因客观情况发生重大变化导致原合同无法继续履行或需要调整的，业务部门应在充分论证的基础上，向合同管理部门提交合同变更申请，说明变更原因、变更内容、对合同履行的影响及风险评估。