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(2025)合同管理档案管理制度
合同管理档案管理制度
一、总则
为加强公司合同管理档案的规范化、科学化、系统化，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同管理档案。合同管理档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。
合同管理档案工作应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。公司设立专门的合同管理档案部门（以下简称“档案部门”），负责合同管理档案的集中管理；各业务部门应指定专人负责本部门合同管理档案的收集、整理和移交工作。
二、合同档案的收集
各业务部门是合同管理档案收集的责任主体，应在合同签订、履行过程中及时收集相关文件资料。收集的文件资料应真实、完整、有效，能够反映合同签订、履行的全过程。
在合同签订阶段，应收集的文件资料包括：合同立项申请、可行性研究报告、对方当事人的主体资格证明文件（营业执照、资质证书等）、授权委托书、合同谈判记录、合同文本及附件、合同审批文件等。
在合同履行阶段，应收集的文件资料包括：合同履行情况记录、质量检验报告、验收报告、结算凭证、付款申请单、发票、往来函件、会议纪要、变更协议、补充协议等。
合同履行完毕后，业务部门还应收集合同履行总结报告、合同纠纷处理文件（如仲裁裁决书、法院判决书等）。
业务部门指定的档案收集人员应定期对本部门的合同管理档案进行清理和检查，确保文件资料的完整性。对于缺失的文件资料，应及时进行补充收集。
三、合同档案的整理
业务部门在合同履行完毕后，应及时对合同管理档案进行整理。整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
合同档案的整理应按照合同类别、时间顺序进行分类。合同类别可分为买卖合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、服务合同等。同一类别的合同应按照签订时间的先后顺序进行排列。
每份合同应单独组成一个保管单位，按照合同签订、履行过程中形成的文件资料的先后顺序进行排列，并编写页码。文件资料应按照固定的格式进行装订，装订应牢固、整齐，不得有倒页、缺页现象。
在整理过程中，应编制合同档案目录。合同档案目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、对方当事人名称、合同金额、履行期限、档案保管期限等内容。合同档案目录应采用电子表格和纸质两种形式进行编制，电子表格应保存为可编辑的格式。
业务部门整理好的合同管理档案应一式两份，一份留存本部门备查，一份移交档案部门保管。
四、合同档案的移交
业务部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将整理好的合同管理档案移交档案部门保管。移交时，应填写《合同档案移交清单》，《合同档案移交清单》应包括合同编号、合同名称、档案数量、移交日期等内容。
业务部门档案收集人员和档案部门接收人员应在《合同档案移交清单》上签字确认，明确双方的责任。档案部门接收人员应对移交的合同管理档案进行认真检查，对于不符合要求的档案，应要求业务部门重新整理后再进行移交。
档案部门接收合同管理档案后，应及时进行登记和编号。合同档案编号应具有唯一性，可采用“公司代码+合同类别代码+年份+序号”的方式进行编制。
五、合同档案的保管
档案部门应设置专门的合同管理档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保合同档案的安全。
合同档案应按照类别、编号顺序存放在档案架上，排列整齐，便于查找和利用。对于重要的合同档案，应采用特殊的保管方式，如密封保存、专柜存放等。
档案部门应建立合同档案保管台账，对合同档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。保管台账应定期进行核对，确保账实相符。
档案部门应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于破损、霉变的合同档案，应及时进行修复和复制；对于超过保管期限的合同档案，应按照规定进行鉴定和销毁。
合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案主要包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同；长期保管的合同档案保管期限为[X]年；短期保管的合同档案保管期限为[X]年。具体保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定。
六、合同档案的利用
公司各部门因工作需要查阅、借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，报档案部门负责人审批。对于涉及公司机密的合同档案，还应经公司保密部门负责人审批。
档案部门应根据审批意见，为查阅、借阅人员提供合同档案。查阅合同档案时，查阅人员应在档案部门指定的地点进行，不得将合同档
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