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某市建筑质量监督档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本市建筑工程质量监督档案（以下简称“监督档案”）的管理工作，确保监督档案的真实、完整、规范、安全和有效利用，依据国家及省有关工程质量管理、档案管理的法律法规和标准规范，结合本市实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本市行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑和市政基础设施工程所形成的质量监督档案的管理。本市各级建设工程质量监督机构（以下简称“监督机构”）在履行工程质量监督职责过程中形成的档案材料管理，适用本制度。

第三条监督档案是指监督机构在对建筑工程质量实施监督过程中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是工程质量监督工作的真实反映，是评价工程质量、处理质量事故、追溯质量责任的重要依据。

第四条监督档案管理工作遵循统一领导、分级负责、科学规范、安全保密、便于利用的原则。各监督机构应将监督档案管理纳入质量管理体系和日常工作考核范围。

第五条建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等工程参建各方，应配合监督机构做好监督档案相关资料的提供与核实工作，对其提供资料的真实性、准确性和完整性负责。

第二章档案的构成与收集

第六条建筑工程质量监督档案主要由以下部分构成：

（一）工程质量监督注册相关文件：包括工程质量监督申报表、施工图设计文件审查合格书、施工许可证（或开工报告）、中标通知书、参建单位资质证书及人员资格证书等复印件。

（二）工程质量监督工作方案：根据工程特点制定的监督工作具体计划和重点。

（三）工程质量监督检查记录：包括地基基础、主体结构、关键部位、主要使用功能等环节的监督检查记录、抽查（抽测）记录、整改通知书及整改回复、复查记录等。

（四）工程质量检测报告及见证取样送检资料：主要建筑材料、构配件、设备的质量检测报告，以及监督过程中涉及的工程实体质量检测报告等关键检测结果。

（五）工程质量问题（事故）处理资料：工程质量问题的发现、报告、调查、处理及验收记录等相关文件。

（六）工程质量验收监督记录：包括检验批、分项、分部（子分部）工程验收监督记录，单位工程质量竣工验收监督记录及相关会议纪要。

（七）工程质量监督报告：监督机构在工程竣工验收合格后出具的综合性监督意见。

（八）其他具有保存价值的文件材料：如监督工作联系单、工程质量投诉处理记录、行政处罚相关材料（若有）等。

第七条监督人员在监督工作中应及时收集、整理本条所列各项文件材料。文件材料应齐全、真实、准确，手续完备。对于参建单位提供的资料，应核实其有效性。

第三章档案的整理与归档

第八条监督档案的整理应符合国家和行业有关档案整理的规范要求，做到分类清晰、组卷合理、排列有序、装订整齐、便于查阅。

（一）文件材料应按本制度第六条规定的顺序进行分类组卷。每卷可根据文件数量多少组成一卷或多卷。

（二）卷内文件材料应按形成时间或逻辑关系排列，并编写页号。

（三）案卷封面应填写规范，包括工程名称、案卷题名、卷内文件起止日期、页数、保管期限、归档单位等。

（四）卷内应有卷内目录和备考表。备考表应注明卷内文件材料的完整性、是否有复印件及其原因等情况，并由立卷人、审核人签字。

第九条监督档案的归档应在单位工程质量竣工验收合格并出具监督报告后规定期限内完成。归档前应由监督机构相关负责人对档案的完整性、规范性进行审核。

第十条归档的文件材料应为原件。如原件已由其他单位存档或因特殊原因无法提供原件的，可使用复印件，但复印件上须注明原件保管单位或出处，并加盖提供单位公章及经手人签字。声像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并单独整理归档。

第四章档案的保管与利用

第十一条监督机构应设立专门的档案库房或配备专用档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等保管条件。档案库房应保持清洁、干燥、通风。

第十二条监督档案实行集中统一管理，专人负责。档案管理人员应熟悉档案业务，认真履行保管职责，定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理并报告。

第十三条监督档案的保管期限分为永久和定期两类。具有重要历史价值和长远查考利用价值的档案应列为永久保管；具有一定查考利用价值的档案应列为定期保管，定期保管期限根据相关规定执行。

第十四条严格执行档案查阅利用制度。因工作需要查阅档案时，须经监督机构相关负责人批准，并履行借阅登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。

档案原则上不得带出档案库房。确因特殊情况需借出的，须经监督机构主要负责人批准，限期归还，并由档案管理人员跟踪管理。

第十五条外单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经监督机构主要负责人批准。涉及保密内容的档案，查阅利用应遵守国家保密规定。