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内部信息传递管理办法

一、引言与定义

为确保公司内部信息传递的准确性、及时性、保密性与高效性，保障各项业务有序开展，降低信息不对称带来的运营风险，特制定本办法。本办法适用于公司全体员工及所有内部信息的产生、流转、使用与归档等环节。

内部信息：指在公司运营管理过程中产生或获取的，与公司经营、管理、技术、财务、人事等相关的，未对外公开的各类数据、文件、报告、指令、通知、消息等。

二、组织架构与职责

1.公司办公室（或指定综合管理部门）：作为内部信息传递的归口管理部门，负责本办法的制定、修订、解释、监督与执行。具体职责包括：

*建立和维护公司统一的信息传递渠道与平台；

*协调解决信息传递过程中出现的重大问题；

*组织信息安全与保密培训；

*对各部门信息传递工作进行指导与检查。

2.各业务部门：负责本部门内部及与其他部门间相关信息的产生、审核、传递、接收与反馈，并确保信息的真实性、完整性和及时性。各部门负责人为本部门信息传递管理的第一责任人。

3.信息技术部门：负责公司内部信息系统（如邮件系统、协同办公平台等）的搭建、维护与技术支持，保障信息传递渠道的稳定与安全。

4.全体员工：均有责任遵守本办法规定，正确、规范地进行信息传递，并对所知悉的涉密信息或敏感信息承担保密义务。

三、信息传递基本原则

1.准确性原则：传递的信息必须真实、准确、完整，避免模糊、歧义或错误表述。信息起草或传递前，应仔细核对。

2.及时性原则：根据信息的紧急程度和重要性，选择合适的传递方式，确保信息在规定或合理时限内到达接收方。

3.保密性原则：严格遵守公司保密规定，对不同密级的信息采取相应的保密措施。严禁未经授权泄露、传播涉密或敏感信息。

4.必要性原则：信息传递应基于工作需要，避免无关信息、冗余信息的泛滥，提高信息传递效率。

5.适当渠道原则：根据信息的性质（如公开、内部、秘密、机密）、内容和紧急程度，选择恰当的传递渠道。正式文件、重要通知应通过公司认可的正式渠道传递。

四、信息分类与传递渠道

1.信息分类：

*公开信息：公司内部普遍知晓、无需保密的信息，如公司新闻、一般通知、公共活动安排等。

*内部信息：仅限公司内部员工知晓，不对外公开的日常运营管理信息。

*敏感信息：涉及公司经营策略、财务数据、核心技术、未公开的重大决策、人事变动等，一旦泄露可能对公司造成不利影响的信息。

*涉密信息：依据公司保密制度界定为秘密或机密级别的信息，泄露将对公司造成严重损害。此类信息的管理需严格遵守公司《保密管理制度》。

2.传递渠道：

*正式书面文件：适用于发布重要规章制度、决议、任命、合同、重大项目方案等具有法律效力或长期指导意义的文件。需履行规范的审批、编号、用印、分发流程。

*公司内部邮件系统：适用于各类非即时但需留下书面记录的通知、报告、请示、沟通协调等。邮件主题应清晰明了，内容应简明扼要，并注明紧急程度（如适用）。

*协同办公平台/内部通讯系统：适用于日常工作沟通、信息共享、任务分配与跟踪等。应注意信息的规范性和严肃性，避免过度娱乐化或私人化交流。

*会议：包括线下会议、视频会议、电话会议等，适用于需要多方即时讨论、决策或信息同步的场景。会议应做好记录，并及时分发会议纪要。

*公告栏/内部网站：适用于发布公开信息、公司动态、通知通告等。

*口头传递：仅适用于非重要、非涉密的即时性、临时性信息沟通。重要事项不得仅依赖口头传递，事后应补充书面记录。

五、信息传递流程与规范

1.信息发起与审核：

*信息发起部门或个人应对信息内容的真实性、准确性、完整性负责。

*重要信息、敏感信息或涉及跨部门、公司层面的信息传递，需经本部门负责人审核批准后方可发出。

*涉密信息的传递必须严格执行审批程序，并使用加密渠道或介质。

2.信息接收与处理：

*信息接收方应及时查收、阅读所接收的信息。对于有明确时限要求的，必须在规定时间内处理或反馈。

*对收到的信息有疑问时，应及时与信息发起方沟通确认。

*对于需要办理的事项，接收人应及时处理，并将处理结果按要求反馈。

3.跨部门信息传递：

*跨部门信息传递应遵循“谁发起、谁负责跟进”的原则。

*如涉及多个部门协作，建议明确主责部门和配合部门，确保信息传递顺畅，避免推诿扯皮。

*必要时，可通过会议、协调函等方式进行沟通，确保信息同步。

4.信息反馈与闭环：

*对于需要反馈结果的信息，接收方应在规定期限内将处理情况或结果反馈给发起方。

*信息发起方负责跟踪信息的接收和处理状态，确保信息传递形成闭环。

5.信息记录与归档：

*重要的信息传